Để kết hôn ở Việt Nam, bên nước ngoài thường phải mang ba loại giấy từ nước mình hoặc từ cơ quan đại diện của nước mình: giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, giấy tờ về hôn nhân cũ nếu có, và đôi khi giấy khám sức khoẻ. Các giấy này phải được hợp pháp hoá lãnh sự để cơ quan Việt Nam công nhận, rồi dịch sang tiếng Việt và chứng thực chữ ký người dịch. Riêng giấy của nước có điều ước miễn hợp pháp hoá với Việt Nam thì bỏ được bước hợp pháp hoá.
Phần tốn thời gian nhất không nằm ở Việt Nam mà ở nước bạn đời: xin đúng loại giấy, đóng dấu xác nhận ở đúng cơ quan, gửi qua lại. Bài này giúp người Việt hiểu chuỗi đó để cùng bạn đời lên lịch, tránh cảnh giấy vừa về tới nơi thì đã hết hạn.
Giấy độc thân: mỗi nước gọi một tên, cấp một kiểu
Ở Việt Nam, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do Uỷ ban nhân dân cấp xã cấp dựa trên sổ hộ tịch. Nhiều nước không có sổ như vậy, nên tên gọi và cách cấp rất khác nhau. Có nước cấp giấy chứng nhận không có trở ngại kết hôn, có nước cấp trích lục sổ đăng ký gia đình ghi rõ tình trạng hiện tại, có nước để người đó làm bản tuyên thệ trước công chứng viên hoặc trước viên chức lãnh sự của nước mình.
Điều cơ quan hộ tịch Việt Nam cần là một văn bản do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài lập hoặc xác nhận, cho biết người đó hiện không có vợ hoặc chồng. Một tờ giấy tự viết, không có cơ quan nào xác nhận, thường không được nhận. Bản tuyên thệ ký trước viên chức lãnh sự tại đại sứ quán của nước họ ở Hà Nội hoặc lãnh sự quán ở TP.HCM thì thường dùng được, sau khi qua bước hợp pháp hoá tại Bộ Ngoại giao Việt Nam.
Nên hỏi hai nơi trước khi xin: cơ quan đại diện của nước bạn đời xem họ cấp loại giấy nào cho công dân muốn kết hôn ở Việt Nam, và phường, xã nơi nộp hồ sơ xem loại giấy đó có được chấp nhận không. Một số cơ quan đại diện có sẵn mẫu dành riêng cho công dân kết hôn ở Việt Nam, vì họ đã gặp câu hỏi này nhiều lần.
Thời hạn sử dụng là cái bẫy lớn nhất. Giấy độc thân thường chỉ được dùng trong một khoảng thời gian tính từ ngày cấp, cơ quan Việt Nam sẽ hỏi giấy còn hạn không vào ngày nộp. Nếu giấy không ghi thời hạn, cơ quan thường áp một thời hạn chung. Vì vậy thứ tự hợp lý là chuẩn bị xong mọi thứ khác rồi mới xin giấy độc thân sau cùng.
Hợp pháp hoá lãnh sự: hai con đường
Hợp pháp hoá là gì. Là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ nước ngoài, để giấy đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam. Hợp pháp hoá không xác nhận nội dung giấy là đúng, chỉ xác nhận con dấu và chữ ký là thật.
Con đường làm ở nước ngoài. Giấy được cơ quan có thẩm quyền của nước đó (thường là bộ ngoại giao hoặc cơ quan được uỷ quyền) chứng nhận trước, sau đó mang đến cơ quan đại diện Việt Nam ở nước đó để hợp pháp hoá. Cách này hợp với người còn đang ở nước mình hoặc có người thân lo giúp.
Con đường làm tại Việt Nam. Giấy do cơ quan đại diện của nước ngoài tại Việt Nam cấp hoặc xác nhận, ví dụ bản tuyên thệ độc thân ký tại đại sứ quán, được mang đến Bộ Ngoại giao Việt Nam hoặc cơ quan ngoại vụ được uỷ quyền ở địa phương để hợp pháp hoá. Cách này hợp với người đang sống, làm việc ở Việt Nam.
Miễn hợp pháp hoá. Giấy của nước có điều ước quốc tế với Việt Nam quy định miễn hợp pháp hoá, hoặc trường hợp áp dụng nguyên tắc có đi có lại, thì không phải làm bước này. Danh sách nước được miễn và loại giấy được miễn thay đổi theo từng hiệp định; hỏi cơ quan ngoại vụ hoặc phường, xã nơi nộp trước khi bỏ qua bước này.
Apostille. Nhiều nước dùng dấu Apostille thay cho hợp pháp hoá lãnh sự giữa các nước thành viên Công ước La Haye 1961. Việt Nam chưa là thành viên công ước này, nên giấy có Apostille vẫn phải hợp pháp hoá theo cách của Việt Nam, trừ khi được miễn theo hiệp định riêng.
Dịch sang tiếng Việt và chứng thực bản dịch
Sau khi hợp pháp hoá, giấy tiếng nước ngoài phải dịch sang tiếng Việt. Bản dịch cần được chứng thực chữ ký người dịch, làm tại Uỷ ban nhân dân cấp xã hoặc tại tổ chức hành nghề công chứng. Người dịch phải là người đủ điều kiện dịch thuật theo quy định, chịu trách nhiệm về độ chính xác của bản dịch.
Cần dịch toàn bộ giấy, kể cả các con dấu, dòng ghi chú bên lề và chính con dấu hợp pháp hoá. Một bản dịch bỏ qua phần dấu xác nhận thường bị trả lại. Nếu giấy gốc song ngữ, ví dụ có một phần tiếng Anh, vẫn nên hỏi xem cơ quan có chấp nhận chỉ dịch một phần hay phải dịch đủ.
Tên riêng là chỗ bản dịch hay làm sai. Người dịch có thể phiên âm, có thể giữ nguyên, có thể đảo thứ tự họ tên theo kiểu Việt Nam. Quy tắc an toàn: tên người nước ngoài trên bản dịch giữ đúng chữ cái như trên hộ chiếu, đúng thứ tự như trên hộ chiếu, không thêm dấu, không phiên âm. Tên địa danh nước ngoài có thể giữ nguyên chữ gốc trong ngoặc.
Người Việt nên tự đọc lại bản dịch trước khi chứng thực, so từng ô với bản gốc: ngày tháng (nhiều nước viết tháng trước ngày sau), số hộ chiếu, tên cơ quan cấp. Lỗi ngày tháng đảo là lỗi rất hay gặp, và sửa sau khi đã chứng thực thì phải làm lại từ đầu.
Bảng soát giấy tờ của bên nước ngoài
Mỗi giấy đi qua một chuỗi bước. Đánh dấu từng ô trong bảng giúp hai người biết giấy nào đang kẹt ở đâu.
| Giấy | Ai cấp | Hợp pháp hoá | Dịch, chứng thực | Cần lưu ý |
|---|---|---|---|---|
| Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân hoặc bản tuyên thệ độc thân | Cơ quan hộ tịch nước họ, hoặc cơ quan đại diện của nước họ | Có, trừ khi được miễn | Có | Xin sau cùng vì có thời hạn sử dụng |
| Bản án, quyết định ly hôn cũ | Toà án hoặc cơ quan có thẩm quyền nước họ | Có, trừ khi được miễn | Có | Phải là bản đã có hiệu lực, có ghi ngày có hiệu lực |
| Giấy chứng tử vợ hoặc chồng cũ | Cơ quan hộ tịch nước nơi người đó mất | Có, trừ khi được miễn | Có | Tên người đã mất phải khớp với giấy kết hôn cũ |
| Giấy khám sức khoẻ | Cơ sở y tế | Có nếu khám ở nước ngoài; không nếu khám ở Việt Nam | Có nếu tiếng nước ngoài | Khám ở Việt Nam thường nhanh và ít bước hơn |
| Hộ chiếu | Nước họ | Không | Thường chỉ cần bản sao, hỏi trước | Còn hạn đủ dài cho cả quá trình |
Giấy tờ đổi tên (nếu bên nước ngoài từng đổi họ sau hôn nhân cũ) là loại hay bị quên. Nếu tên trên hộ chiếu khác tên trên giấy ly hôn, cần thêm giấy chứng minh việc đổi tên, cũng phải hợp pháp hoá và dịch.
Giấy khám sức khoẻ: khám ở đâu cho đỡ vòng
Hồ sơ đòi giấy xác nhận của cơ sở y tế có thẩm quyền rằng người kết hôn không mắc bệnh tâm thần hoặc bệnh khác làm mất khả năng nhận thức, làm chủ hành vi. Bên nước ngoài có thể khám ở nước mình, nhưng như vậy giấy khám lại phải hợp pháp hoá và dịch như mọi giấy nước ngoài khác.
Phần lớn các cặp chọn khám ở Việt Nam, tại bệnh viện có khoa tâm thần hoặc cơ sở được phép cấp loại giấy này. Giấy khám cấp bằng tiếng Việt, dùng ngay được, không phải qua bước nào thêm. Người nước ngoài mang hộ chiếu, có thể cần người đi cùng giúp trả lời câu hỏi khám nếu không nói được tiếng Việt.
Giấy khám cũng có thời hạn sử dụng. Nên khám khi các giấy tờ khác gần xong, trước ngày nộp hồ sơ không quá lâu. Hỏi trước bệnh viện về đúng tên loại giấy dùng cho đăng ký kết hôn, vì nhiều nơi có nhiều mẫu giấy khám khác nhau cho mục đích khác nhau, ví dụ giấy khám đi làm, giấy khám lái xe.
Khi bên nước ngoài từng đổi tên, đổi quốc tịch hoặc mang hai quốc tịch
Hồ sơ phức tạp hơn hẳn khi lý lịch của bên nước ngoài có nhiều lớp. Người từng đổi họ theo vợ hoặc chồng cũ, rồi đổi lại sau ly hôn, có thể có giấy ly hôn mang một tên còn hộ chiếu mang tên khác. Khi đó cần thêm giấy chứng minh việc đổi tên do cơ quan có thẩm quyền nước họ cấp, cũng phải hợp pháp hoá và dịch, để nối các tên lại thành một người.
Người mang hai quốc tịch nước ngoài nên chọn một hộ chiếu dùng xuyên suốt: hộ chiếu dùng để nhập cảnh Việt Nam, ghi trên thị thực, cũng là hộ chiếu khai trong tờ khai kết hôn. Giấy độc thân xin ở nước nào thì nên khớp với quốc tịch đã khai; nếu khai quốc tịch này mà nộp giấy độc thân của nước kia, cán bộ thường hỏi thêm.
Người từng là công dân Việt Nam, đã nhập quốc tịch nước khác, cần xem mình còn quốc tịch Việt Nam hay không, vì điều đó quyết định họ được coi là bên Việt Nam hay bên nước ngoài trong hồ sơ. Trường hợp này nên hỏi thẳng phường, xã nơi nộp, mang theo giấy tờ cũ còn giữ được như giấy khai sinh Việt Nam, hộ chiếu Việt Nam cũ.
Lập lịch: làm ngược từ ngày muốn ký sổ
Vì có nhiều giấy cùng có thời hạn, cách dễ nhất là chọn ngày dự kiến nộp hồ sơ rồi tính ngược. Ví dụ giả định: hai người muốn nộp hồ sơ vào cuối tháng thứ ba kể từ hôm nay. Tháng đầu, bên nước ngoài hỏi cơ quan đại diện nước mình loại giấy độc thân, hỏi phường, xã danh mục hồ sơ, gom giấy ly hôn cũ và làm hợp pháp hoá các giấy không có thời hạn.
Tháng thứ hai, xin giấy độc thân hoặc làm bản tuyên thệ, rồi hợp pháp hoá. Đầu tháng thứ ba, dịch và chứng thực toàn bộ, khám sức khoẻ ở Việt Nam. Cuối tháng thứ ba nộp. Thứ tự này đặt các giấy có thời hạn ngắn ở cuối chuỗi, còn giấy không hết hạn như bản án ly hôn làm từ đầu.
Nếu bên nước ngoài đang sống ở Việt Nam, nên tận dụng con đường làm tại Việt Nam qua cơ quan đại diện của nước họ, đỡ phải gửi giấy qua lại. Nếu họ đang ở nước mình, nên làm trọn các bước ở đó trước khi bay sang, vì xin lại một giấy bị thiếu từ xa có thể mất nhiều tuần.
Giữ một bộ bản chụp đầy đủ của mọi giấy, mỗi lần có thêm con dấu thì chụp lại. Khi cán bộ hỏi một chi tiết, hai người tra được ngay, và nếu giấy gốc thất lạc trên đường gửi thì biết cần xin lại những gì.
Câu hỏi thường gặp
Bạn đời người nước ngoài đã sống ở Việt Nam nhiều năm thì xin giấy độc thân ở đâu?
Thường là ở cơ quan đại diện của nước họ tại Việt Nam, dưới dạng giấy xác nhận hoặc bản tuyên thệ ký trước viên chức lãnh sự, rồi hợp pháp hoá tại Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan ngoại vụ được uỷ quyền. Một số nước vẫn đòi xin từ cơ quan hộ tịch trong nước, khi đó phải nhờ người thân hoặc làm qua đường bưu chính.
Giấy có cả dấu Apostille rồi có cần hợp pháp hoá nữa không?
Thường là có, vì Việt Nam chưa tham gia Công ước Apostille. Dấu Apostille thay cho bước chứng nhận của nước cấp giấy trong nhiều trường hợp, nhưng bước hợp pháp hoá của phía Việt Nam vẫn cần, trừ khi nước đó có hiệp định miễn hợp pháp hoá với Việt Nam.
Có tự dịch giấy tờ được không nếu biết ngoại ngữ?
Người dịch phải đủ điều kiện theo quy định về chứng thực chữ ký người dịch, và không được tự dịch giấy tờ của chính mình để chứng thực. Thực tế nên để người dịch có đủ điều kiện làm, còn hai người dùng hiểu biết ngoại ngữ của mình để soát lại tên, ngày tháng.
Tên trên hộ chiếu và trên giấy độc thân khác nhau một chữ thì sao?
Cán bộ hộ tịch có thể yêu cầu giấy xác nhận rằng hai tên là một người, do cơ quan có thẩm quyền nước họ hoặc cơ quan đại diện của nước đó cấp. Nên sửa từ gốc, xin lại giấy độc thân đúng như hộ chiếu, thay vì giải thích ở quầy.
Giấy hợp pháp hoá rồi có dùng lại được cho thủ tục khác không?
Bản đã hợp pháp hoá dùng được cho thủ tục khác nếu giấy đó còn giá trị. Bản án ly hôn không hết hạn nên dùng lại được; giấy độc thân thì chỉ có ý nghĩa trong thời hạn sử dụng và chỉ cho mục đích ghi trên giấy. Giữ bản chính cẩn thận và làm bản sao chứng thực khi cần.