Giải trình nhu cầu là văn bản doanh nghiệp gửi cơ quan có thẩm quyền để chứng minh vì sao cần người nước ngoài cho từng vị trí, bao nhiêu người, làm trong bao lâu, và vì sao lao động Việt Nam chưa đáp ứng được. Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu doanh nghiệp giải trình và được chấp thuận bằng văn bản trước khi tuyển, trừ nhà thầu (có thủ tục kê khai riêng) và một số trường hợp đặc thù.
Cách tổ chức thủ tục này (làm riêng trước, hay gộp vào hồ sơ xin giấy phép; nộp ở cơ quan nào) đã được điều chỉnh qua các lần sửa văn bản hướng dẫn, nên doanh nghiệp cần kiểm thủ tục hiện hành trên cổng dịch vụ công. Phần nội dung thì gần như không đổi: cơ quan nhà nước muốn thấy một vị trí có thật, một yêu cầu năng lực cụ thể, và dấu vết cho thấy doanh nghiệp đã thử tuyển người Việt.
Giải trình để làm gì, ai đọc nó
Nhiều doanh nghiệp coi giải trình nhu cầu là một tờ khai cho có. Thực tế đây là chỗ cơ quan quản lý lao động kiểm tra nguyên tắc ưu tiên lao động trong nước. Người đọc hồ sơ không biết doanh nghiệp của bạn, không biết dây chuyền của bạn khó vận hành đến đâu. Họ chỉ có văn bản trước mặt, nên văn bản phải tự nói được.
Một bản giải trình tốt trả lời bốn câu: vị trí này làm gì; người làm vị trí này cần năng lực gì; doanh nghiệp đã tìm người Việt như thế nào và vì sao chưa tìm được; doanh nghiệp có kế hoạch gì để sau này người Việt làm được. Câu thứ tư hay bị bỏ qua, trong khi nó cho thấy doanh nghiệp coi người nước ngoài là giải pháp có thời hạn, đúng tinh thần của luật.
Văn bản chấp thuận nhu cầu cũng là căn cứ để xin giấy phép lao động sau đó. Nếu chức danh trong văn bản chấp thuận là "chuyên gia kiểm soát chất lượng" mà hồ sơ giấy phép lại ghi "giám đốc sản xuất", hồ sơ sẽ bị yêu cầu giải thích. Vì vậy nên viết giải trình sau khi đã chốt chức danh, mô tả công việc và người dự kiến tuyển, không viết trước rồi "chỉnh cho khớp" sau.
Với doanh nghiệp có nhiều người nước ngoài, giải trình còn là dịp rà lại cơ cấu nhân sự: vị trí nào người nước ngoài đã làm nhiều năm mà vẫn chưa có người Việt kế cận, vị trí nào thực ra có thể tuyển trong nước. Câu hỏi này cơ quan nhà nước sẽ hỏi, nên doanh nghiệp tự hỏi trước thì tốt hơn.
Bốn phần một bản giải trình nên có
Thông tin vị trí. Tên vị trí, chức danh, số lượng người, nơi làm việc (ghi rõ tỉnh, thành nếu doanh nghiệp có nhiều địa điểm), thời gian dự kiến sử dụng. Ghi theo cách người ngoài ngành đọc hiểu, tránh viết tắt nội bộ.
Yêu cầu năng lực cụ thể. Trình độ đào tạo, chuyên ngành, số năm kinh nghiệm, kinh nghiệm với thiết bị, công nghệ, thị trường cụ thể nào. "Có kinh nghiệm quản lý" là quá chung; "đã vận hành dây chuyền ép nhựa cùng loại ở quy mô tương đương" là cụ thể.
Quá trình tìm người Việt. Doanh nghiệp đã đăng tuyển ở đâu, trong bao lâu, nhận bao nhiêu hồ sơ, phỏng vấn mấy người, vì sao chưa đạt. Không cần nêu tên ứng viên, nhưng cần đủ chi tiết để thấy việc tuyển có thật.
Kế hoạch đào tạo và thay thế. Ai là người Việt sẽ làm cùng, học việc, dự kiến sau bao lâu có thể đảm nhận một phần hoặc toàn bộ công việc. Kế hoạch này không phải cam kết cứng nhưng nên thực tế.
Câu chung chung và câu thuyết phục
Bảng dưới đặt cạnh nhau những cách viết hay gặp và cách viết cụ thể hơn cho cùng một ý. Các ví dụ là ví dụ giả định, chỉ để minh hoạ cách diễn đạt.
| Viết chung chung | Viết cụ thể hơn |
|---|---|
| Doanh nghiệp cần chuyên gia có trình độ cao | Vị trí cần người đã trực tiếp thiết lập quy trình kiểm định cho dòng sản phẩm xuất khẩu sang thị trường có tiêu chuẩn riêng, đã làm việc này ít nhất ở một nhà máy khác |
| Lao động Việt Nam chưa đáp ứng | Doanh nghiệp đăng tuyển trong một khoảng thời gian rõ ràng, phỏng vấn một số ứng viên; các ứng viên có chuyên môn phù hợp nhưng chưa từng vận hành loại máy này |
| Người nước ngoài sẽ đào tạo nhân viên | Hai kỹ sư người Việt được phân công làm cùng ca, sau giai đoạn đầu sẽ tự vận hành dưới sự giám sát, sau đó đảm nhận phần bảo trì định kỳ |
| Cần giám đốc có kinh nghiệm quốc tế | Cần người điều hành văn phòng làm việc trực tiếp với khách hàng của công ty mẹ, quen quy trình phê duyệt nội bộ của tập đoàn |
| Thời gian sử dụng: lâu dài | Thời gian sử dụng gắn với giai đoạn chuyển giao công nghệ của dự án, có mốc đánh giá lại |
Câu cụ thể không cần dài, nhưng phải có chi tiết người đọc có thể kiểm: thiết bị gì, thị trường nào, khâu nào, ai làm cùng. Đó là thứ phân biệt một nhu cầu thật với một lời giải thích dựng sau.
Bằng chứng đã tìm người Việt: giữ lại từ đầu
Phần khó nhất của giải trình là chứng minh doanh nghiệp đã tìm người trong nước. Doanh nghiệp tuyển người theo cách thông thường đã có sẵn bằng chứng, chỉ là không ai giữ lại. Nên lưu ngay từ khi đăng tuyển: nội dung tin tuyển dụng, ngày đăng, kênh đăng (trang tuyển dụng của doanh nghiệp, kênh tuyển dụng trực tuyến, trung tâm dịch vụ việc làm, trường đào tạo, lời giới thiệu trong ngành), số hồ sơ nhận, biên bản hoặc ghi chú phỏng vấn.
Thông báo tuyển dụng qua trung tâm dịch vụ việc làm hoặc cổng thông tin việc làm của nhà nước từng được nêu trong văn bản hướng dẫn như một phần của quy trình; quy định cụ thể về thời gian thông báo đã thay đổi qua các lần sửa. Dù quy định hiện hành có bắt buộc hay không, một tin tuyển dụng được đăng công khai trong thời gian hợp lý vẫn là bằng chứng mạnh nhất.
Ghi lý do ứng viên chưa đạt cũng cần cẩn trọng. Lý do phải gắn với yêu cầu công việc đã nêu (thiếu kinh nghiệm với thiết bị cụ thể, chưa từng làm với khách hàng của thị trường đó), không gắn với tuổi, giới tính, quê quán. Một hồ sơ ghi "ứng viên không phù hợp" cho tất cả mọi người sẽ bị hỏi lại.
Một mẹo nhỏ là chọn đúng thời điểm: nếu doanh nghiệp biết trước sẽ cần người nước ngoài cho một dự án, hãy bắt đầu đăng tuyển trong nước sớm. Vừa có cơ hội tìm được người Việt thật, vừa có bằng chứng đầy đủ nếu cuối cùng vẫn phải tuyển người nước ngoài.
Trường hợp đặc biệt cần lưu ý
Không phải doanh nghiệp nào cũng đi cùng một đường. Vài trường hợp có thủ tục hoặc cách giải trình khác:
- Nhà thầu nước ngoài: nhà thầu trúng thầu dự án tại Việt Nam kê khai số lượng, trình độ, kinh nghiệm của người nước ngoài dự kiến đưa vào thực hiện gói thầu, và phải ưu tiên tuyển lao động Việt Nam cho vị trí mà người Việt đáp ứng được. Chủ đầu tư có trách nhiệm theo dõi việc này.
- Người thuộc diện miễn giấy phép: một số diện miễn không cần chấp thuận nhu cầu nhưng vẫn phải thông báo hoặc xin xác nhận; cần kiểm từng diện.
- Thay đổi nhu cầu giữa chừng: doanh nghiệp đã được chấp thuận nhưng muốn đổi vị trí, tăng số người, đổi địa điểm làm việc thì phải giải trình bổ sung, không tự áp văn bản cũ cho nhu cầu mới.
- Doanh nghiệp nhiều chi nhánh ở nhiều tỉnh: nơi làm việc thực tế quyết định cơ quan nào tiếp nhận; người làm việc ở nhiều nơi cần mô tả rõ trong giải trình.
- Tổ chức không phải doanh nghiệp: văn phòng đại diện, tổ chức phi chính phủ, cơ sở giáo dục có thủ tục và cơ quan quản lý riêng tuỳ loại hình.
Khi gặp trường hợp ngoài khuôn, câu hỏi đầu tiên nên hỏi cơ quan tiếp nhận là: hồ sơ này đi theo thủ tục nào, nộp ở đâu. Hỏi trước mất một buổi, nộp sai mất nhiều tuần.
Mỗi loại vị trí cần nhấn vào điều gì
Nhà quản lý, giám đốc điều hành. Điểm mạnh của giải trình là quan hệ với chủ sở hữu hoặc tập đoàn: người này đại diện cho ai, chịu trách nhiệm trước ai, vì sao cần người hiểu cách vận hành của công ty mẹ. Nếu chỉ viết "cần người có kinh nghiệm quản lý" thì người Việt hoàn toàn đáp ứng được, và hồ sơ yếu ngay.
Chuyên gia. Nhấn vào mảng chuyên môn hẹp và kinh nghiệm thực hành đã có: công nghệ, tiêu chuẩn, thị trường, phần mềm chuyên ngành. Kinh nghiệm này phải trùng với giấy xác nhận kinh nghiệm sẽ nộp ở bước xin giấy phép, nên viết giải trình khi đã thấy giấy xác nhận.
Lao động kỹ thuật. Nhấn vào thiết bị, dây chuyền, quy trình cụ thể mà người này đã được đào tạo và đã làm. Đây là nhóm dễ bị hỏi "thợ Việt Nam làm được không", nên phần quá trình tìm người Việt cần chi tiết nhất.
Vị trí gắn với dự án có thời hạn. Nêu mốc của dự án: lắp đặt, chạy thử, chuyển giao, bàn giao. Thời gian sử dụng người nước ngoài nên khớp với các mốc này thay vì ghi một con số tròn không giải thích được.
Vị trí giảng dạy, đào tạo. Nêu chương trình, đối tượng người học, yêu cầu chuyên môn của người dạy theo quy định ngành giáo dục; với giáo viên ngoại ngữ, nhấn vào yêu cầu năng lực ngôn ngữ và chứng chỉ giảng dạy chứ không chỉ quốc tịch.
Sau khi được chấp thuận: giữ cho khớp
Văn bản chấp thuận nhu cầu là điểm tựa cho cả quá trình sử dụng người nước ngoài sau đó. Khi xin giấy phép lao động, khi gia hạn, khi cấp lại, cơ quan nhà nước sẽ đối chiếu với vị trí đã được chấp thuận. Vì thế doanh nghiệp nên lưu văn bản này cùng hồ sơ của từng người, không để rời ở phòng pháp chế hay ở tay bên tư vấn đã nghỉ.
Khi người nước ngoài nghỉ việc, vị trí được chấp thuận không tự động chuyển cho người khác mà không kiểm tra. Tuỳ quy định hiện hành, doanh nghiệp có thể dùng văn bản cũ cho người thay thế cùng vị trí trong thời hạn còn hiệu lực, hoặc phải làm lại. Đây là chỗ nên hỏi cơ quan cấp phép, vì hướng xử lý đã khác nhau qua các thời kỳ.
Kế hoạch đào tạo người thay thế trong giải trình cũng nên được theo dõi thật. Lần gia hạn hoặc lần giải trình sau, cơ quan quản lý có thể hỏi: sau hai năm, người Việt được đào tạo đã làm được gì. Doanh nghiệp có câu trả lời cụ thể (một kỹ sư đã tự vận hành ca đêm, một trưởng nhóm đã thay chuyên gia trong khâu kiểm tra) sẽ dễ được chấp thuận hơn nhiều so với doanh nghiệp vẫn viết đúng câu cũ.
Ví dụ giả định: một xưởng may ở Đồng Nai tuyển một chuyên gia kỹ thuật người nước ngoài để chuyển sang dòng sản phẩm mới, giải trình kèm kế hoạch hai trưởng chuyền người Việt học cùng. Khi gia hạn, xưởng nộp kèm bảng phân công cho thấy hai trưởng chuyền đã phụ trách hai trong bốn công đoạn; vị trí chuyên gia được giải trình tiếp cho phần công nghệ còn lại. Câu chuyện có tiến triển như vậy là thứ người đọc hồ sơ muốn thấy.
Câu hỏi thường gặp
Giải trình nhu cầu có phải làm cho từng người nước ngoài không?
Giải trình làm theo vị trí và số lượng, không nhất thiết theo từng người. Một văn bản có thể đề nghị nhiều vị trí, mỗi vị trí nhiều người. Nhưng khi xin giấy phép cho từng người, chức danh và vị trí của người đó phải nằm trong phạm vi đã được chấp thuận.
Doanh nghiệp không đăng tuyển người Việt mà đã có sẵn người nước ngoài phù hợp thì giải trình thế nào?
Nguyên tắc vẫn là chứng minh lao động Việt Nam chưa đáp ứng. Nếu doanh nghiệp chưa từng tìm người Việt, nên làm một đợt tuyển dụng thật trước khi giải trình. Viết rằng không có người Việt đáp ứng trong khi chưa tìm là cách làm dễ bị bác và không đúng tinh thần quy định.
Văn bản chấp thuận nhu cầu có thời hạn không?
Có gắn với thời gian sử dụng mà doanh nghiệp đề nghị và quy định hiện hành về hiệu lực. Khi đề nghị, doanh nghiệp ghi thời gian dự kiến dùng người cho từng vị trí; ngoài khoảng đó hoặc khi đổi vị trí, số lượng thì phải giải trình lại hoặc bổ sung.
Người nước ngoài làm giám đốc doanh nghiệp do chính họ góp vốn có cần giải trình không?
Tuỳ trường hợp. Chủ sở hữu, thành viên góp vốn có giá trị góp vốn đạt mức quy định có thể thuộc diện miễn giấy phép lao động, khi đó thủ tục khác. Nếu không đạt mức đó hoặc không phải chủ sở hữu, họ đi theo đường giải trình và xin giấy phép như vị trí quản lý thông thường.
Nộp giải trình trực tuyến hay nộp giấy?
Phần lớn thủ tục về lao động nước ngoài hiện đã có trên cổng dịch vụ công, doanh nghiệp dùng tài khoản tổ chức để nộp và theo dõi. Một số nơi vẫn nhận hồ sơ giấy hoặc yêu cầu nộp bản gốc khi nhận kết quả. Hỏi cơ quan tiếp nhận để chọn đúng kênh.
Giải trình bị yêu cầu bổ sung thì xử lý thế nào?
Đọc kỹ điểm bị hỏi, trả lời đúng điểm đó bằng thông tin cụ thể và bằng chứng kèm theo. Không viết lại toàn bộ văn bản theo hướng khác, vì sự thay đổi lớn giữa hai lần nộp dễ khiến người đọc nghi ngờ nhu cầu ban đầu. Nếu điểm bị hỏi là có thật, chẳng hạn chưa tìm người Việt đủ lâu, hãy bổ sung bằng việc làm thật.