Doanh nghiệp Việt Nam được tuyển người nước ngoài cho vị trí quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật mà lao động Việt Nam chưa đáp ứng được; trước khi người đó bắt đầu làm việc, doanh nghiệp phải được chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và xin giấy phép lao động, trừ khi người đó thuộc diện được miễn. Đó là khung đặt ra trong Bộ luật Lao động 2019. Sau giấy phép là hợp đồng lao động, thị thực đúng ký hiệu, thẻ tạm trú nếu ở lâu, đóng bảo hiểm, khấu trừ thuế và báo cáo định kỳ.
Quy định hướng dẫn về giấy phép lao động đã thay đổi nhiều lần trong vài năm gần đây, kể cả cơ quan tiếp nhận hồ sơ sau đợt sắp xếp bộ máy năm 2025. Vì vậy bài này đi theo nguyên lý ít thay đổi: ai được tuyển, việc gì làm trước, việc gì làm sau, ai chịu trách nhiệm. Trước khi nộp hồ sơ thật, bộ phận nhân sự nên tra lại thủ tục đang áp dụng trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc hỏi trực tiếp cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh nơi người đó làm việc.
Ai được tuyển và vì sao luật đặt điều kiện
Bộ luật Lao động 2019 không cấm doanh nghiệp tuyển người nước ngoài, nhưng đặt một nguyên tắc rõ: người nước ngoài được tuyển vào những việc mà lao động Việt Nam chưa đáp ứng được theo nhu cầu sản xuất, kinh doanh. Bốn nhóm vị trí thường được nhắc là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật. Một nhân viên bán hàng, lễ tân hay lao động phổ thông người nước ngoài gần như không có đường để xin giấy phép lao động, dù người đó rất chăm chỉ.
Về phía người lao động, luật yêu cầu người nước ngoài đủ 18 tuổi, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề hoặc kinh nghiệm phù hợp, có đủ sức khoẻ, không đang chấp hành hình phạt hoặc chưa được xoá án tích, không đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo pháp luật Việt Nam hay nước ngoài, và có giấy phép lao động trừ diện miễn.
Lý do của các điều kiện này không khó hiểu. Thị trường lao động trong nước cần được ưu tiên, còn người nước ngoài vào làm việc phải là người mang đến kỹ năng mà doanh nghiệp chưa có. Vì thế trong suốt quá trình xin phép, câu hỏi cơ quan nhà nước đặt ra luôn là: vị trí này có thật không, người này có đúng là người cần cho vị trí đó không, và doanh nghiệp đã thử tìm người Việt chưa.
Hiểu nguyên tắc này giúp doanh nghiệp tránh một lỗi hay gặp: tuyển người trước vì quen biết, rồi mới tìm cách "gán" người đó vào một chức danh nghe có vẻ chuyên gia. Hồ sơ như vậy thường vướng ngay ở khâu chứng minh kinh nghiệm hoặc bị hỏi lại về sự cần thiết của vị trí.
Bảy khâu từ ý định tuyển đến ngày đầu đi làm
Trình tự dưới đây là khung chung. Tên gọi từng thủ tục, mẫu tờ khai và việc gộp hay tách các khâu có thể khác nhau theo văn bản hướng dẫn đang hiệu lực, nhưng logic thì giữ nguyên.
- Xác định vị trí và lý do cần người nước ngoài. Viết mô tả công việc, yêu cầu trình độ, kinh nghiệm, thời gian cần người; ghi lại những lần đã đăng tuyển người Việt mà chưa tìm được người phù hợp.
- Đề nghị chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài. Doanh nghiệp giải trình với cơ quan có thẩm quyền về số lượng, vị trí, chức danh, thời hạn làm việc. Đây là khâu nhiều doanh nghiệp bỏ qua hoặc làm sơ sài.
- Kiểm tra người được tuyển có thuộc diện miễn không. Nếu thuộc diện miễn, doanh nghiệp làm thủ tục xác nhận hoặc thông báo theo quy định thay vì xin giấy phép đầy đủ.
- Gom hồ sơ cá nhân từ nước ngoài. Bằng cấp, giấy xác nhận kinh nghiệm, lý lịch tư pháp, giấy khám sức khoẻ, ảnh, hộ chiếu; giấy tờ nước ngoài phải hợp pháp hoá lãnh sự (trừ trường hợp được miễn) và dịch sang tiếng Việt có chứng thực.
- Nộp hồ sơ xin giấy phép lao động tại cơ quan quản lý lao động có thẩm quyền, thường qua cổng dịch vụ công trực tuyến, trước ngày người đó dự kiến bắt đầu làm việc theo thời hạn quy định.
- Ký hợp đồng lao động bằng văn bản sau khi có giấy phép, với nội dung khớp giấy phép: vị trí, chức danh, địa điểm, thời hạn không vượt quá thời hạn giấy phép.
- Làm thị thực và thẻ tạm trú đúng mục đích lao động, đăng ký bảo hiểm xã hội khi thuộc diện, khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, rồi báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài định kỳ.
Thứ tự giữa khâu 5 và 7 hay bị đảo: người nước ngoài nhập cảnh bằng thị thực du lịch rồi đi làm luôn, "chờ giấy phép về sẽ chuyển". Luật về nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài (2014, sửa 2019, 2023) yêu cầu thị thực đúng mục đích nhập cảnh; làm việc khi chưa có giấy phép là làm việc không phép, dù hồ sơ đang nằm ở cơ quan nhà nước.
Hình thức người nước ngoài làm việc tại Việt Nam
Không phải ai làm việc cho doanh nghiệp Việt Nam cũng ký hợp đồng lao động trực tiếp. Luật và văn bản hướng dẫn liệt kê nhiều hình thức; mỗi hình thức có hồ sơ chứng minh khác nhau, và việc chọn đúng hình thức quyết định hồ sơ có được nhận hay không.
| Hình thức | Tình huống thường gặp | Giấy tờ chứng minh chính |
|---|---|---|
| Theo hợp đồng lao động | Doanh nghiệp Việt tuyển trực tiếp một kỹ sư, kế toán trưởng, giám đốc nhà máy | Hợp đồng lao động ký sau khi có giấy phép |
| Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp | Tập đoàn nước ngoài cử quản lý sang công ty con tại Việt Nam | Văn bản cử sang, xác nhận đã làm việc cho tập đoàn mẹ một thời gian tối thiểu |
| Thực hiện hợp đồng kinh tế, thương mại | Kỹ thuật viên của hãng cung cấp máy sang lắp đặt, vận hành | Hợp đồng giữa hai bên Việt Nam và nước ngoài |
| Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng | Chuyên gia tư vấn của công ty nước ngoài không có hiện diện thương mại tại Việt Nam | Hợp đồng dịch vụ, xác nhận tư cách nhân viên của bên cung cấp |
| Làm việc cho tổ chức phi chính phủ, tổ chức quốc tế | Điều phối viên dự án được phép hoạt động tại Việt Nam | Giấy phép hoạt động của tổ chức, văn bản cử |
| Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật | Vị trí được nhận vào doanh nghiệp theo các hình thức khác | Bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm phù hợp vị trí |
Một người có thể thuộc nhiều hình thức tuỳ cách doanh nghiệp tổ chức công việc. Nếu chưa chắc, hãy mô tả rõ quan hệ thực tế (ai trả lương, ai giao việc, làm ở đâu, bao lâu) rồi hỏi cơ quan tiếp nhận hồ sơ trước khi chuẩn bị giấy tờ.
Thời hạn giấy phép và những gì gắn với nó
Theo Bộ luật Lao động 2019, giấy phép lao động có thời hạn tối đa hai năm; khi gia hạn thì chỉ được gia hạn một lần, thời hạn tối đa hai năm. Hết lần gia hạn đó, nếu doanh nghiệp vẫn cần người, hồ sơ đi theo hướng cấp giấy phép mới. Thời hạn thực tế của từng giấy phép thường căn theo thời hạn của hợp đồng, văn bản cử sang hoặc dự án, nên không phải giấy phép nào cũng đủ hai năm.
Giấy phép gắn với ba thứ: người lao động, người sử dụng lao động và vị trí công việc. Đổi một trong ba thứ là phải xem lại giấy phép. Người nước ngoài chuyển sang công ty khác, dù cùng tập đoàn, thường phải có giấy phép mới cho công ty đó. Người được điều chuyển từ chức danh kỹ sư sang quản lý kinh doanh cũng có thể làm nội dung giấy phép không còn khớp.
Hợp đồng lao động với người nước ngoài có thời hạn không vượt quá thời hạn giấy phép. Hai bên được ký nhiều lần hợp đồng xác định thời hạn, khác với lao động Việt Nam vốn bị giới hạn số lần ký hợp đồng xác định thời hạn. Đây là điểm bộ phận nhân sự cần nắm để không áp mẫu hợp đồng của nhân viên Việt sang.
Thị thực và thẻ tạm trú cũng chạy theo giấy phép. Thẻ tạm trú cấp cho người lao động thường không dài hơn thời hạn giấy phép còn lại. Nên lập một bảng theo dõi ba ngày hết hạn (hộ chiếu, giấy phép, thẻ tạm trú) cho từng người, đặt nhắc việc trước vài tháng; nhiều trường hợp rắc rối chỉ vì một trong ba thứ hết hạn trước mà không ai để ý.
Trách nhiệm của doanh nghiệp sau khi có giấy phép
Giữ người làm đúng nội dung giấy phép. Vị trí, chức danh, địa điểm làm việc trên giấy phép phải khớp với việc người đó làm hằng ngày. Cử người đi làm ở chi nhánh tỉnh khác lâu dài mà không điều chỉnh là một sai sót phổ biến.
Đăng ký và đóng bảo hiểm xã hội khi thuộc diện. Người nước ngoài có giấy phép lao động và hợp đồng đủ dài thuộc diện bảo hiểm xã hội bắt buộc theo Luật Bảo hiểm xã hội, trừ một số trường hợp luật loại trừ như di chuyển nội bộ.
Khấu trừ và quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Doanh nghiệp trả thu nhập là bên khấu trừ thuế, cần xác định người nước ngoài là cá nhân cư trú hay không cư trú để áp đúng cách tính.
Báo cáo định kỳ tình hình sử dụng lao động nước ngoài. Báo cáo gửi cơ quan quản lý lao động theo kỳ quy định; số liệu trong báo cáo nên khớp với danh sách giấy phép và danh sách bảo hiểm.
Thu hồi, nộp lại giấy phép khi hết hiệu lực. Khi hợp đồng chấm dứt hoặc người lao động nghỉ, doanh nghiệp có nghĩa vụ thu lại giấy phép và nộp cho cơ quan đã cấp trong thời hạn quy định, đồng thời báo cho cơ quan xuất nhập cảnh nếu doanh nghiệp đang bảo lãnh thẻ tạm trú.
Lưu hồ sơ gốc. Bản gốc giấy phép, hợp đồng, quyết định, giấy tờ hợp pháp hoá nên lưu theo từng người, vì khi thanh tra hay gia hạn sẽ cần đến cùng lúc.
Những lỗi khiến hồ sơ bị trả lại
Theo kinh nghiệm của nhiều phòng nhân sự, hồ sơ giấy phép lao động hiếm khi bị từ chối vì một lý do lớn, mà thường bị trả về vì nhiều chi tiết nhỏ cộng lại:
- Giấy tờ nước ngoài chưa hợp pháp hoá lãnh sự hoặc bản dịch chưa chứng thực, nhất là giấy xác nhận kinh nghiệm do công ty cũ ở nước ngoài cấp.
- Giấy xác nhận kinh nghiệm chung chung, không ghi chức danh, thời gian, nội dung công việc, nên không chứng minh được kinh nghiệm phù hợp với vị trí xin phép.
- Phiếu lý lịch tư pháp hoặc giấy khám sức khoẻ quá thời hạn sử dụng khi nộp, do khâu gom giấy tờ ở nước ngoài kéo dài.
- Chức danh trong hồ sơ không khớp giữa giải trình nhu cầu, giấy xác nhận kinh nghiệm và dự thảo hợp đồng.
- Nộp hồ sơ sát ngày người lao động bắt đầu làm việc, không còn thời gian bổ sung khi bị yêu cầu.
- Tên người lao động viết khác nhau giữa hộ chiếu, bằng cấp và phiếu lý lịch tư pháp mà không có giấy giải thích.
Cách phòng tránh đơn giản nhất là lập một bảng đối chiếu: mỗi dòng là một giấy tờ, các cột là họ tên, ngày sinh, chức danh, thời gian, ngày cấp, ngày hết hạn sử dụng. Rà một lượt trước khi nộp thường phát hiện được phần lớn chỗ lệch.
Khi nào doanh nghiệp nên dừng lại và hỏi
Có những tình huống mà làm theo trình tự chung không đủ, và nên hỏi cơ quan quản lý lao động hoặc luật sư lao động trước khi tiến hành: người được tuyển làm việc cho nhiều doanh nghiệp cùng lúc; người làm việc ở nhiều tỉnh, thành; người đang có giấy phép ở công ty khác muốn chuyển sang; người là thành viên góp vốn đồng thời giữ chức danh quản lý; người được cử sang theo hợp đồng thương mại nhưng thực tế nhận lương từ phía Việt Nam.
Một tình huống khác là tuyển người nước ngoài đang ở Việt Nam với tư cách khác, như vợ hoặc chồng của người Việt, du học sinh vừa tốt nghiệp, người đang làm việc từ xa cho công ty nước ngoài. Mỗi tư cách có đường riêng; ví dụ người nước ngoài kết hôn với người Việt Nam và sinh sống tại Việt Nam thuộc diện miễn giấy phép lao động, nhưng vẫn cần thủ tục xác nhận theo quy định. Du học sinh muốn ở lại đi làm thì phải đổi mục đích cư trú, không thể dùng thẻ tạm trú diện học tập để đi làm.
Doanh nghiệp cũng nên cảnh giác với lời chào mời "làm giấy phép trọn gói, không cần giấy tờ gốc" hay "không cần hợp pháp hoá". Giấy phép lao động được cấp trên cơ sở giấy tờ thật; một hồ sơ dựng từ giấy tờ không đúng sự thật có thể khiến giấy phép bị thu hồi, người lao động bị buộc xuất cảnh và doanh nghiệp bị xử lý. Cách kiểm đơn giản là tra mã hồ sơ hoặc tình trạng giải quyết trên cổng dịch vụ công bằng tài khoản của chính doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp mới thành lập có được tuyển người nước ngoài ngay không?
Được, nếu vị trí thuộc nhóm quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật và doanh nghiệp giải trình được nhu cầu. Không có quy định chung buộc doanh nghiệp phải hoạt động đủ một thời gian mới được tuyển, nhưng hồ sơ của doanh nghiệp mới thường bị hỏi kỹ hơn về sự cần thiết của vị trí.
Người nước ngoài đang làm thử việc có cần giấy phép lao động không?
Cần. Thử việc vẫn là làm việc cho doanh nghiệp tại Việt Nam, nên người nước ngoài phải có giấy phép hoặc văn bản xác nhận diện miễn trước khi bắt đầu, kể cả trong thời gian thử việc. Nhiều doanh nghiệp chọn cách phỏng vấn, đánh giá từ xa rồi mới làm hồ sơ để tránh tình trạng làm thử khi chưa có phép.
Giấy phép lao động có thay được thị thực hoặc thẻ tạm trú không?
Không. Giấy phép lao động cho phép làm việc, còn thị thực và thẻ tạm trú cho phép nhập cảnh và cư trú. Doanh nghiệp vẫn phải bảo lãnh thị thực đúng ký hiệu lao động và làm thẻ tạm trú nếu người đó ở dài hạn. Giấy phép là một trong những căn cứ để làm hai thủ tục kia.
Ai ký hồ sơ xin giấy phép lao động, người nước ngoài hay doanh nghiệp?
Doanh nghiệp, tức người sử dụng lao động, là bên đề nghị cấp giấy phép và chịu trách nhiệm về hồ sơ. Người nước ngoài cung cấp giấy tờ cá nhân, ký những giấy tờ liên quan đến mình, nhưng không tự đứng ra xin giấy phép lao động cho bản thân khi làm việc theo hợp đồng lao động.
Một người nước ngoài có làm việc cho hai công ty cùng lúc được không?
Có thể, nhưng mỗi quan hệ làm việc phải được thể hiện đúng trên giấy phép. Văn bản hướng dẫn qua các thời kỳ có cách xử lý khác nhau cho trường hợp làm việc cho nhiều người sử dụng lao động, nên doanh nghiệp cần hỏi cơ quan cấp phép trước, thay vì để người đó làm thêm ở công ty thứ hai mà không báo.
Tuyển người nước ngoài làm việc từ xa cho doanh nghiệp Việt Nam, người đó ở nước ngoài, có cần giấy phép không?
Giấy phép lao động áp dụng cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Nếu người đó sống và làm việc hoàn toàn ở nước ngoài, quan hệ này thường được xử lý bằng hợp đồng dịch vụ hoặc hợp đồng với công ty ở nước họ, kéo theo các vấn đề thuế khác. Khi người đó sang Việt Nam làm việc thực tế, câu chuyện giấy phép bắt đầu.