Hợp đồng lao động với người nước ngoài làm việc tại Việt Nam chịu sự điều chỉnh của Bộ luật Lao động 2019 như hợp đồng với người Việt, nhưng có vài điểm khác: thời hạn hợp đồng không được vượt quá thời hạn giấy phép lao động, hai bên được ký nhiều lần hợp đồng xác định thời hạn, lương có thể ghi bằng ngoại tệ, người lao động được nghỉ thêm ngày Tết cổ truyền và ngày quốc khánh của nước họ, và hợp đồng chấm dứt khi giấy phép hết hiệu lực.
Nhiều doanh nghiệp dùng mẫu hợp đồng của tập đoàn mẹ ở nước ngoài, hoặc dùng mẫu hợp đồng của nhân viên Việt rồi dịch sang tiếng Anh. Cả hai cách đều dễ thiếu những điểm riêng này. Phần dưới đi qua từng điểm và gợi ý cách viết để hợp đồng vừa đúng luật Việt Nam vừa rõ ràng với người lao động.
Ký hợp đồng khi nào: sau giấy phép, không phải trước
Theo trình tự chung, người sử dụng lao động và người nước ngoài ký hợp đồng lao động bằng văn bản sau khi có giấy phép lao động, hoặc văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép. Trước đó hai bên thường ký thư mời nhận việc hoặc thoả thuận nguyên tắc, nói rõ việc ký hợp đồng phụ thuộc vào việc được cấp giấy phép.
Thư mời nên ghi chức danh, vị trí, nơi làm việc, mức lương dự kiến, điều kiện: hợp đồng chỉ có hiệu lực khi giấy phép được cấp. Nếu giấy phép không được cấp, thư mời ghi rõ hai bên xử lý thế nào. Điều này bảo vệ cả hai: người lao động không nghỉ việc ở nước họ một cách mạo hiểm, doanh nghiệp không bị ràng buộc với một hợp đồng không thể thực hiện.
Sau khi ký, doanh nghiệp thường phải gửi bản hợp đồng cho cơ quan đã cấp giấy phép trong thời hạn quy định, tuỳ văn bản hiện hành. Nội dung hợp đồng phải khớp với nội dung giấy phép; Bộ luật Lao động 2019 xếp trường hợp "nội dung hợp đồng không đúng với nội dung giấy phép đã được cấp" vào các trường hợp giấy phép hết hiệu lực. Một hợp đồng ghi sai chức danh có thể làm mất luôn giấy phép.
Không ký hợp đồng lùi ngày để hợp thức hoá thời gian người lao động đã làm trước khi có giấy phép. Làm việc trước khi có giấy phép là vi phạm, và hợp đồng lùi ngày không xoá được vi phạm đó.
Những điểm hợp đồng với người nước ngoài khác người Việt
Bảng dưới đặt cạnh nhau quy định chung và điểm riêng cho người lao động nước ngoài theo Bộ luật Lao động 2019.
| Nội dung | Nhân viên Việt Nam | Nhân viên nước ngoài |
|---|---|---|
| Thời hạn hợp đồng | Không xác định thời hạn hoặc xác định thời hạn tối đa ba mươi sáu tháng | Không vượt quá thời hạn giấy phép lao động |
| Số lần ký hợp đồng xác định thời hạn | Giới hạn, sau đó phải chuyển sang không xác định thời hạn trừ một số trường hợp | Được ký nhiều lần hợp đồng xác định thời hạn |
| Đồng tiền ghi lương | Đồng Việt Nam | Có thể ghi bằng ngoại tệ |
| Nghỉ lễ, Tết | Các ngày nghỉ lễ, Tết theo luật | Thêm một ngày Tết cổ truyền dân tộc và một ngày quốc khánh của nước họ |
| Căn cứ chấm dứt riêng | Theo các trường hợp chung | Thêm: giấy phép lao động hết hiệu lực; bị trục xuất theo bản án, quyết định |
Nhờ quy định ký nhiều lần hợp đồng xác định thời hạn, doanh nghiệp có thể khớp từng hợp đồng với từng giấy phép: giấy phép mới đến đâu, hợp đồng mới đến đó. Đây là cách làm phổ biến và an toàn nhất.
Lương, phụ cấp và đồng tiền trong hợp đồng
Lương có thể ghi bằng ngoại tệ. Bộ luật Lao động 2019 quy định tiền lương ghi bằng đồng Việt Nam; với người lao động là người nước ngoài tại Việt Nam thì có thể ghi bằng ngoại tệ. Việc chuyển khoản, trả lương bằng ngoại tệ còn phải tuân theo quy định quản lý ngoại hối, nên làm việc với ngân hàng trước.
Ghi rõ lương trước thuế hay sau thuế. Nhiều hợp đồng với người nước ngoài thoả thuận lương "net", doanh nghiệp chịu thuế thay. Khi đó phải ghi rõ trong hợp đồng, và kế toán phải quy đổi ra thu nhập chịu thuế để khấu trừ đúng; nhầm chỗ này dẫn đến chênh lệch thuế khi quyết toán.
Phụ cấp nhà ở, học phí cho con, vé máy bay về nước. Đây là các khoản hay có trong gói đãi ngộ người nước ngoài. Hợp đồng nên ghi rõ khoản nào trả cho người lao động, khoản nào doanh nghiệp trả thẳng cho bên cung cấp, vì cách trả ảnh hưởng đến thu nhập chịu thuế và mức đóng bảo hiểm.
Lương tối thiểu vùng vẫn áp dụng. Lương của người nước ngoài thường cao, nhưng nguyên tắc không thấp hơn lương tối thiểu vùng vẫn áp dụng như mọi người lao động. Điều này quan trọng với giáo viên, tình nguyện viên có trả thù lao, người làm bán thời gian.
Ngôn ngữ, luật áp dụng và tranh chấp
Hợp đồng nên làm song ngữ, tiếng Việt và ngôn ngữ người lao động đọc thành thạo, để cả hai bên hiểu như nhau. Khi làm song ngữ, hợp đồng nên có một điều khoản nói rõ bản nào được ưu tiên khi có khác biệt. Trong thực tế, khi nộp cho cơ quan nhà nước Việt Nam hoặc khi có tranh chấp tại Việt Nam, bản tiếng Việt là bản được đọc; nên viết bản tiếng Việt cẩn thận nhất, đừng coi nó là bản dịch phụ.
Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam cho người sử dụng lao động tại Việt Nam thì quan hệ lao động chịu sự điều chỉnh của pháp luật lao động Việt Nam. Điều khoản kiểu "hợp đồng này điều chỉnh bởi luật của nước X" trong mẫu của tập đoàn mẹ thường không thay đổi được điều đó với các quyền tối thiểu theo Bộ luật Lao động 2019. Tốt nhất là bỏ điều khoản này hoặc nhờ luật sư lao động điều chỉnh.
Tranh chấp lao động với người nước ngoài được giải quyết theo trình tự của Bộ luật Lao động 2019: hoà giải viên lao động, hội đồng trọng tài lao động, toà án, tuỳ loại tranh chấp. Người lao động nước ngoài có quyền như người Việt trong các trình tự này; khi họ không đọc được tiếng Việt, việc phiên dịch là cần thiết để thủ tục công bằng.
Các điều khoản về bảo mật, không cạnh tranh, sở hữu sản phẩm trí tuệ trong mẫu hợp đồng nước ngoài thường rộng hơn mức pháp luật Việt Nam cho phép thực thi. Nên rà lại với luật sư thay vì giữ nguyên văn.
Khi nào hợp đồng chấm dứt
Ngoài các trường hợp chấm dứt chung như hết hạn, hai bên thoả thuận, một bên đơn phương chấm dứt theo luật, hợp đồng với người nước ngoài có các tình huống riêng cần đặc biệt chú ý:
- Giấy phép lao động hết hiệu lực: Bộ luật Lao động 2019 đưa trường hợp này vào các trường hợp chấm dứt hợp đồng. Nếu doanh nghiệp quên gia hạn, hợp đồng có thể chấm dứt theo, dù hai bên vẫn muốn làm tiếp.
- Người lao động bị trục xuất theo bản án, quyết định có hiệu lực của toà án hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
- Nội dung công việc thay đổi khiến giấy phép không còn đúng, mà không điều chỉnh kịp.
- Doanh nghiệp chấm dứt hoạt động, hoặc hợp đồng thương mại, văn bản cử sang làm căn cứ cấp giấy phép chấm dứt.
- Người lao động đơn phương nghỉ việc theo quyền của họ, với thời hạn báo trước như người lao động Việt Nam.
Khi hợp đồng chấm dứt, doanh nghiệp còn các việc kéo theo: thanh toán các khoản theo luật trong thời hạn quy định, thu hồi giấy phép nộp cơ quan đã cấp, thông báo cho cơ quan xuất nhập cảnh nếu đang bảo lãnh thẻ tạm trú, chốt bảo hiểm và quyết toán thuế. Danh sách việc này nên được viết sẵn trong quy trình nghỉ việc của doanh nghiệp.
Rà mẫu hợp đồng của tập đoàn mẹ: danh sách kiểm
Doanh nghiệp vốn nước ngoài thường nhận mẫu hợp đồng từ tập đoàn. Trước khi dùng cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, bộ phận nhân sự nên rà từng điểm sau:
- Thời hạn hợp đồng có vượt thời hạn giấy phép lao động không; có điều khoản tự động gia hạn không gắn với việc gia hạn giấy phép không.
- Chức danh, địa điểm làm việc có khớp với giấy phép không; điều khoản "doanh nghiệp có quyền điều chuyển đến bất kỳ quốc gia, địa điểm nào" cần được đọc cùng nghĩa vụ điều chỉnh giấy phép.
- Có điều khoản chọn luật nước ngoài, chọn toà án nước ngoài cho tranh chấp lao động không.
- Ngày nghỉ lễ đã gồm ngày Tết cổ truyền và ngày quốc khánh của nước người lao động chưa.
- Điều khoản thử việc có vượt thời gian tối đa luật cho phép không; điều khoản thôi việc, báo trước có ngắn hơn quyền tối thiểu của người lao động không.
- Điều khoản bảo hiểm có thay thế bảo hiểm xã hội bắt buộc bằng bảo hiểm tư nhân không; bảo hiểm tư nhân là phúc lợi thêm, không thay được nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội khi thuộc diện.
- Có điều khoản giữ hộ chiếu, giữ bằng gốc "để bảo quản" không.
Mỗi điểm vướng không nhất thiết làm hỏng cả hợp đồng, nhưng là chỗ dễ phát sinh tranh chấp hoặc bị cơ quan nhà nước hỏi lại. Sửa ở khâu soạn thảo luôn rẻ hơn sửa khi đã có chuyện.
Thử việc, giờ làm và những điểm giống người Việt
Ngoài các điểm riêng, phần lớn quy định khác áp dụng như với người lao động Việt Nam: thời giờ làm việc, làm thêm giờ, nghỉ hằng năm, an toàn vệ sinh lao động, kỷ luật lao động, bảo vệ thai sản. Doanh nghiệp không được áp dụng chế độ kém hơn chỉ vì người lao động là người nước ngoài, và cũng không nên hứa những điều trái luật Việt Nam chỉ vì luật nước họ cho phép.
Thử việc: luật cho phép thoả thuận thử việc trong hợp đồng hoặc bằng hợp đồng thử việc, với thời gian tối đa theo tính chất công việc. Với người nước ngoài, thử việc chỉ bắt đầu sau khi có giấy phép, nên thời gian từ lúc nhận lời đến lúc thật sự đi làm thường dài. Doanh nghiệp nên tính trước để không phải thử việc trong thời điểm chưa có phép.
Ví dụ giả định: một công ty thiết kế ở TP.HCM dùng mẫu hợp đồng không xác định thời hạn cho một chuyên gia nước ngoài theo thói quen với nhân viên Việt. Giấy phép chỉ có hai năm. Khi rà soát, công ty sửa thành hợp đồng xác định thời hạn khớp với giấy phép, kèm điều khoản hai bên sẽ ký hợp đồng mới khi giấy phép được gia hạn; chuyên gia cũng yên tâm hơn vì hiểu rõ vì sao hợp đồng có thời hạn.
Nội quy lao động của doanh nghiệp áp dụng cho cả người nước ngoài. Nếu nội quy chỉ có tiếng Việt, nên có bản dịch hoặc buổi giới thiệu để người lao động nước ngoài biết nội dung; xử lý kỷ luật người không được biết nội quy dễ gây tranh chấp.
Câu hỏi thường gặp
Có thể ký hợp đồng lao động không xác định thời hạn với người nước ngoài không?
Theo Bộ luật Lao động 2019, thời hạn hợp đồng với người nước ngoài không được vượt quá thời hạn giấy phép lao động, nên trên thực tế hợp đồng thường là xác định thời hạn khớp với giấy phép. Người thuộc diện miễn giấy phép cũng có văn bản xác nhận với thời hạn, nên nguyên tắc tương tự.
Ngày quốc khánh của nước người lao động có phải là ngày nghỉ hưởng lương không?
Có. Bộ luật Lao động 2019 cho người lao động là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam nghỉ thêm một ngày Tết cổ truyền dân tộc và một ngày quốc khánh của nước họ, ngoài các ngày nghỉ lễ, Tết chung. Người có hai quốc tịch nước ngoài nên thoả thuận rõ ngày nào trong hợp đồng.
Hợp đồng chỉ có bản tiếng Anh có hợp lệ không?
Hợp đồng bằng văn bản giữa hai bên vẫn có giá trị, nhưng khi nộp cho cơ quan nhà nước hoặc giải quyết tranh chấp tại Việt Nam sẽ cần bản tiếng Việt. Làm song ngữ ngay từ đầu, có điều khoản về bản ưu tiên, giúp tránh việc dịch vội khi có chuyện.
Doanh nghiệp có được giữ hộ chiếu của người lao động nước ngoài không?
Không nên và không được. Bộ luật Lao động 2019 cấm người sử dụng lao động giữ bản chính giấy tờ tuỳ thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động. Hộ chiếu là giấy tờ người nước ngoài phải mang theo để xuất trình khi cần; doanh nghiệp chỉ lưu bản sao.
Người lao động nước ngoài muốn nghỉ việc trước hạn thì báo trước bao lâu?
Áp dụng như người lao động Việt Nam theo loại hợp đồng và tính chất công việc. Ngoài thời hạn báo trước, doanh nghiệp nên thoả thuận lộ trình bàn giao, xử lý giấy phép và thẻ tạm trú để người đó rời đi hoặc chuyển việc hợp pháp, không bị lỡ hạn cư trú.
Có thể ghi điều khoản phạt nếu người nước ngoài nghỉ trước khi hết hợp đồng không?
Bộ luật Lao động 2019 có quy định riêng về trách nhiệm khi đơn phương chấm dứt hợp đồng trái luật và về hoàn trả chi phí đào tạo. Điều khoản phạt vượt ngoài các quy định đó có thể không có hiệu lực. Nên gắn với chi phí đào tạo thật, có thoả thuận đào tạo riêng.