Hồ sơ giấy phép lao động cần ba nhóm giấy tờ cá nhân thường phải xin ở nước ngoài: văn bằng và giấy xác nhận kinh nghiệm, phiếu lý lịch tư pháp, giấy chứng nhận sức khoẻ. Giấy tờ do nước ngoài cấp phải được hợp pháp hoá lãnh sự để dùng ở Việt Nam (trừ trường hợp được miễn theo điều ước hoặc nguyên tắc có đi có lại), rồi dịch sang tiếng Việt và chứng thực bản dịch.
Khâu này thường chiếm nhiều thời gian nhất của cả quá trình, vì phụ thuộc cơ quan ở hai nước và đường bưu chính. Lý lịch tư pháp và giấy khám còn có thời hạn sử dụng, nên làm sai thứ tự là giấy hết hạn trước khi kịp nộp. Phần dưới đi qua từng loại giấy, thứ tự nên làm và các lỗi khiến cả bộ phải làm lại.
Văn bằng và giấy xác nhận kinh nghiệm
Văn bằng dùng làm gì. Với vị trí chuyên gia, văn bằng chứng minh trình độ đào tạo; với lao động kỹ thuật, chứng chỉ đào tạo chuyên ngành có thể thay vai trò này. Nhà quản lý và giám đốc điều hành thường không bị xét nặng về văn bằng mà về chức danh.
Nên hợp pháp hoá bản nào. Người lao động thường không muốn gửi bằng gốc đi xa. Cách phổ biến là làm bản sao có công chứng tại nước cấp bằng, hợp pháp hoá bản sao đó. Cần hỏi trước xem cơ quan cấp phép chấp nhận cách nào, để không phải làm lại.
Giấy xác nhận kinh nghiệm là giấy hay bị trả nhất. Giấy phải do tổ chức nơi người đó làm việc cấp, ghi chức danh, thời gian, nội dung công việc. Thư giới thiệu cá nhân của đồng nghiệp cũ không thay được giấy xác nhận.
Kinh nghiệm ở nước thứ ba. Người quốc tịch nước A từng làm việc ở nước B thì giấy xác nhận do công ty ở nước B cấp, và việc hợp pháp hoá đi theo đường của nước B, không phải nước A. Đây là chỗ nhiều hồ sơ đi vòng.
Tên trên bằng khác tên hộ chiếu. Người đổi họ sau kết hôn, người có tên viết theo nhiều hệ chữ, cần giấy tờ giải thích sự khác biệt, cũng được hợp pháp hoá và dịch như các giấy khác.
Phiếu lý lịch tư pháp: xin ở đâu, khi nào
Bộ luật Lao động 2019 đặt điều kiện người nước ngoài không đang chấp hành hình phạt, chưa được xoá án tích hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo pháp luật Việt Nam hoặc nước ngoài. Phiếu lý lịch tư pháp là giấy chứng minh điều kiện này.
Nguyên tắc chung: người nước ngoài chưa cư trú tại Việt Nam thì xin lý lịch tư pháp (hoặc giấy tờ tương đương) ở nước mà người đó cư trú trước khi sang. Người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam có thể xin phiếu lý lịch tư pháp tại Việt Nam qua Sở Tư pháp hoặc hệ thống tiếp nhận được giao theo quy định hiện hành; tuỳ quy định, có thể cần cả giấy của nước nơi họ cư trú trước đó.
Mỗi nước có tên gọi và cách cấp khác nhau: có nước cấp qua cảnh sát quốc gia, có nước qua bộ tư pháp, có nước có nhiều cấp lý lịch (cấp vùng, cấp liên bang). Doanh nghiệp nên hỏi người lao động loại giấy nào ở nước họ tương đương với lý lịch tư pháp, và khi chưa chắc, hỏi cơ quan cấp phép xem loại giấy đó có được chấp nhận không.
Phiếu lý lịch tư pháp có thời hạn sử dụng tính từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ, theo quy định hiện hành. Vì xin lý lịch tư pháp ở một số nước mất vài tuần, cộng thêm hợp pháp hoá và gửi về Việt Nam, nên khâu này cần tính ngược từ ngày dự kiến nộp hồ sơ. Xin quá sớm là hết hạn, xin quá muộn là chậm ngày đi làm.
Với vị trí làm việc với trẻ em, như giáo viên, người chăm sóc, lý lịch tư pháp còn là căn cứ để chính nhà trường, gia đình yên tâm. Doanh nghiệp giáo dục nên đọc kỹ phiếu, không chỉ kiểm có hay không.
Giấy chứng nhận sức khoẻ
Người lao động nước ngoài cần giấy chứng nhận sức khoẻ do cơ sở y tế có thẩm quyền ở nước ngoài hoặc ở Việt Nam cấp, trong thời hạn quy định trước ngày nộp hồ sơ. Giấy cấp ở Việt Nam phải do cơ sở khám sức khoẻ đủ điều kiện theo quy định của ngành y tế cấp.
Với người đã có mặt ở Việt Nam, khám trong nước thường nhanh và đỡ phải hợp pháp hoá. Với người còn ở nước ngoài, có thể khám ở nước họ rồi hợp pháp hoá, hoặc chờ sang Việt Nam mới khám. Lựa chọn thứ hai phụ thuộc vào việc người đó có thể nhập cảnh hợp pháp trước khi có giấy phép không, và thời gian chờ có chấp nhận được không. Đừng dùng thị thực du lịch để sang khám rồi đi làm luôn.
Giấy khám ở nước ngoài phải ghi đủ các nội dung mà mẫu của Việt Nam yêu cầu, hoặc tương đương. Một số giấy khám "tổng quát" ở nước ngoài không có kết luận đủ sức khoẻ làm việc, khiến cơ quan cấp phép yêu cầu bổ sung. Đây là lý do nhiều doanh nghiệp chọn cách cho người lao động khám tại Việt Nam khi điều kiện cho phép.
Giấy khám cũng có thời hạn sử dụng. Nếu hồ sơ bị trả về để bổ sung giấy khác, hãy kiểm tra lại giấy khám còn hạn không trước khi nộp lại, vì khoảng thời gian bổ sung có thể làm giấy khám vừa hết hạn.
Hợp pháp hoá lãnh sự: hai đường đi
Hợp pháp hoá lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận chữ ký, con dấu trên giấy tờ nước ngoài để giấy đó được công nhận và dùng tại Việt Nam. Có hai đường chính, chọn đường nào tuỳ người làm đang ở đâu.
| Đường | Các bước chính | Phù hợp khi |
|---|---|---|
| Làm ở nước cấp giấy | Cơ quan có thẩm quyền của nước đó (thường là bộ ngoại giao) chứng nhận giấy tờ; sau đó cơ quan đại diện Việt Nam ở nước đó hợp pháp hoá | Người lao động hoặc người nhà còn ở nước đó, đi lại tiện |
| Làm tại Việt Nam | Cơ quan đại diện của nước cấp giấy tại Việt Nam chứng nhận chữ ký, con dấu; sau đó Bộ Ngoại giao Việt Nam hoặc cơ quan được uỷ quyền hợp pháp hoá | Người lao động đã sang Việt Nam, mang theo giấy tờ gốc hoặc bản sao hợp lệ |
| Miễn hợp pháp hoá | Giấy tờ của nước có điều ước với Việt Nam về miễn hợp pháp hoá, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại | Cần kiểm danh sách hiện hành trước khi bỏ qua bước này |
Không phải nước nào cũng có cơ quan đại diện chứng nhận giấy tờ tại Việt Nam cho mọi loại giấy. Trước khi chọn đường làm tại Việt Nam, nên hỏi cơ quan đại diện của nước đó xem họ có nhận loại giấy cần làm không.
Dịch thuật và thứ tự làm cho kịp
Giấy tờ nước ngoài dùng trong hồ sơ phải có bản dịch tiếng Việt được chứng thực hoặc công chứng bản dịch. Thứ tự làm quyết định bản dịch có được nhận không:
- Xin giấy tờ gốc ở nước ngoài (bằng, giấy xác nhận kinh nghiệm, lý lịch tư pháp, giấy khám nếu khám ở nước ngoài).
- Làm bản sao có công chứng ở nước cấp nếu không muốn hợp pháp hoá bản gốc.
- Hợp pháp hoá lãnh sự (hoặc kiểm tra thuộc diện miễn).
- Dịch sang tiếng Việt toàn bộ giấy tờ, kể cả các dấu chứng nhận và dấu hợp pháp hoá trên giấy.
- Chứng thực chữ ký người dịch tại UBND cấp xã hoặc công chứng bản dịch tại tổ chức hành nghề công chứng.
- Đóng thành bộ, đối chiếu tên, ngày sinh, số hộ chiếu, chức danh giữa các giấy tờ trước khi nộp.
Lỗi phổ biến nhất là dịch trước rồi mới hợp pháp hoá; khi đó bản dịch thiếu phần dấu hợp pháp hoá và phải dịch lại. Lỗi thứ hai là dịch tên riêng không thống nhất, cùng một người mà ba bản dịch ghi ba cách.
Lập lịch ngược từ ngày dự kiến nộp hồ sơ: trừ thời gian dịch và chứng thực, trừ thời gian gửi về Việt Nam, trừ thời gian hợp pháp hoá, trừ thời gian xin lý lịch tư pháp. Ra được ngày nên bắt đầu xin lý lịch tư pháp, và đó thường là ngày sớm hơn nhiều doanh nghiệp nghĩ.
Chia việc giữa doanh nghiệp và người lao động
Người lao động lo phần chỉ chính họ làm được. Xin lý lịch tư pháp ở nước họ thường phải do chính người đó hoặc người được uỷ quyền nộp, có khi cần lấy dấu vân tay. Xin giấy xác nhận kinh nghiệm từ công ty cũ cũng vậy: người lao động có quan hệ và có quyền yêu cầu.
Doanh nghiệp lo phần định hướng. Doanh nghiệp nên gửi cho người lao động một danh sách giấy tờ bằng ngôn ngữ họ đọc được, kèm yêu cầu cụ thể cho từng giấy: nội dung phải có, thời hạn sử dụng, cách hợp pháp hoá. Một danh sách rõ tiết kiệm nhiều vòng thư qua lại.
Doanh nghiệp lo phần ở Việt Nam. Dịch, chứng thực bản dịch, khám sức khoẻ tại Việt Nam (nếu chọn), đối chiếu và nộp hồ sơ là việc doanh nghiệp chủ động được. Phân công một người theo dõi từng hồ sơ từ đầu đến cuối, tránh chia nhỏ cho nhiều người rồi không ai nắm toàn bộ.
Cùng nhau giữ lịch. Một bảng chung ghi ngày bắt đầu xin, ngày dự kiến có, ngày hết hạn sử dụng của từng giấy giúp hai bên thấy ngay giấy nào đang chậm. Người lao động ở nước ngoài thường không biết giấy của mình có hạn sử dụng tại Việt Nam, nên cần được nhắc từ đầu.
Kiểm giấy thật trước khi nộp
Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về hồ sơ mình nộp. Giấy tờ giả hoặc không đúng sự thật, dù do người lao động tự mang đến, có thể dẫn tới việc giấy phép bị thu hồi và doanh nghiệp bị xử lý. Vì vậy kiểm giấy không phải là việc làm cho có.
Một số cách kiểm đơn giản: tra văn bằng trên hệ thống xác minh của cơ sở đào tạo nếu có; gọi điện hoặc gửi thư cho bộ phận nhân sự của công ty cũ để xác nhận giấy kinh nghiệm; đối chiếu thời gian trên giấy kinh nghiệm với lịch sử xuất nhập cảnh mà người lao động tự khai; để ý những giấy có định dạng lạ so với giấy cùng loại của nước đó.
Cần cảnh giác với lời mời "lo trọn hồ sơ, không cần giấy gốc, không cần người lao động xin lý lịch" từ các bên trung gian. Kịch bản thường gặp là bên trung gian cung cấp giấy xác nhận kinh nghiệm hoặc bằng cấp dựng sẵn, hồ sơ được cấp phép, rồi đến lần gia hạn hoặc thanh tra thì giấy không xác minh được. Khi đó người chịu hậu quả là doanh nghiệp và người lao động, không phải bên trung gian.
Ví dụ giả định: một doanh nghiệp ở Hải Phòng nhận bộ hồ sơ của một kỹ sư qua bên môi giới, giấy xác nhận kinh nghiệm ghi công ty cũ ở nước thứ ba. Nhân sự gửi thư điện tử về địa chỉ chung của công ty đó và không nhận được xác nhận; doanh nghiệp tạm dừng, yêu cầu người lao động tự xin lại giấy. Mất thêm vài tuần, nhưng tránh được một giấy phép có thể bị thu hồi về sau.
Câu hỏi thường gặp
Phiếu lý lịch tư pháp cấp ở nước ngoài có thể nộp bản chụp không?
Thông thường phải nộp bản gốc đã hợp pháp hoá, hoặc bản sao hợp lệ theo quy định, kèm bản dịch chứng thực. Bản chụp, bản in từ thư điện tử không có giá trị như giấy tờ hợp lệ, trừ khi nước đó cấp lý lịch điện tử có cơ chế xác minh được và cơ quan cấp phép chấp nhận.
Người nước ngoài đã sống ở Việt Nam nhiều năm có cần lý lịch tư pháp ở nước họ không?
Tuỳ quy định hiện hành và thời gian cư trú. Người đã cư trú tại Việt Nam có thể xin phiếu lý lịch tư pháp của Việt Nam; một số trường hợp vẫn cần giấy của nước cư trú trước đó. Nên hỏi cơ quan cấp phép trước khi yêu cầu người lao động về nước xin giấy.
Có thể dùng chung bộ giấy tờ đã hợp pháp hoá cho hồ sơ giấy phép lao động và hồ sơ khác không?
Văn bằng, giấy xác nhận kinh nghiệm đã hợp pháp hoá có thể dùng lại cho nhiều hồ sơ nếu giữ được bản gốc hoặc có nhiều bản sao hợp lệ. Lý lịch tư pháp và giấy khám sức khoẻ có thời hạn sử dụng nên thường phải xin mới cho từng lần.
Bằng cấp bằng tiếng Anh có cần dịch sang tiếng Việt không?
Cần. Giấy tờ bằng tiếng nước ngoài nộp cho cơ quan nhà nước Việt Nam phải có bản dịch tiếng Việt được chứng thực hoặc công chứng, dù ngôn ngữ đó phổ biến đến đâu. Bản dịch nên do người dịch có đủ điều kiện thực hiện để chứng thực được chữ ký.
Giấy khám sức khoẻ làm ở Việt Nam có cần hợp pháp hoá không?
Không cần hợp pháp hoá lãnh sự vì giấy do cơ sở y tế Việt Nam cấp. Điều cần kiểm là cơ sở đó có đủ điều kiện khám sức khoẻ cho người lao động theo quy định của ngành y tế, và giấy còn trong thời hạn sử dụng khi nộp hồ sơ.
Một giấy tờ bị sai một chữ cái trong tên thì có phải làm lại không?
Tuỳ mức độ và cơ quan tiếp nhận. Sai lệch nhỏ đôi khi được chấp nhận kèm văn bản giải thích; sai lệch có thể khiến không xác định được là cùng một người thì phải xin cấp lại. Cách an toàn là phát hiện sớm qua bảng đối chiếu và xin sửa từ nơi cấp trước khi hợp pháp hoá.