Giấy phép lao động sắp hết hạn mà vẫn làm cùng vị trí thì doanh nghiệp đề nghị gia hạn (chỉ một lần, tối đa hai năm theo Bộ luật Lao động 2019); mất, hỏng hay đổi thông tin cá nhân thì đề nghị cấp lại; đổi vị trí, chức danh, chuyển sang doanh nghiệp khác hoặc đã hết lần gia hạn thì thường phải xin giấy phép mới. Khi người lao động nghỉ, doanh nghiệp thu hồi giấy phép, nộp lại cơ quan đã cấp và xử lý các giấy tờ cư trú đi kèm.
Ba thủ tục gia hạn, cấp lại, cấp mới có hồ sơ và thời hạn nộp khác nhau, và văn bản hướng dẫn đã điều chỉnh nhiều lần. Bài này đi qua từng tình huống thực tế để bộ phận nhân sự biết nên chọn thủ tục nào, làm sớm bao lâu và tránh những khoảng trống khiến người lao động làm việc không có phép.
Tình huống nào, thủ tục nào
Bảng dưới là cách phân loại thường dùng. Tên thủ tục và hồ sơ cụ thể cần kiểm theo văn bản hiện hành trên cổng dịch vụ công.
| Tình huống | Thủ tục thường áp dụng | Lưu ý |
|---|---|---|
| Giấy phép sắp hết hạn, cùng doanh nghiệp, cùng vị trí, chưa gia hạn lần nào | Gia hạn | Nộp trong khoảng thời gian quy định trước ngày hết hạn, không để sát ngày |
| Giấy phép đã gia hạn một lần, sắp hết hạn | Cấp giấy phép mới | Chuẩn bị như hồ sơ mới, có thể được giản lược một số giấy tờ tuỳ quy định |
| Mất, hỏng giấy phép | Cấp lại | Báo sớm; trong thời gian chờ, giữ bản sao và giấy hẹn |
| Đổi họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu | Cấp lại | Hộ chiếu mới thì cập nhật cả thị thực, thẻ tạm trú |
| Đổi địa điểm làm việc trong cùng doanh nghiệp | Cấp lại hoặc điều chỉnh tuỳ quy định | Chuyển sang tỉnh khác cần hỏi cơ quan nào tiếp nhận |
| Đổi vị trí, chức danh, hình thức làm việc | Thường là cấp giấy phép mới | Kiểm cả nhu cầu đã được chấp thuận có bao gồm vị trí mới không |
| Chuyển sang doanh nghiệp khác | Doanh nghiệp mới xin giấy phép mới | Giấy phép cũ phải được thu hồi, không dùng chung |
Câu hỏi mấu chốt luôn là: điều gì trên giấy phép không còn đúng với thực tế. Thay đổi càng gần lõi giấy phép (người sử dụng lao động, vị trí) thì càng có khả năng phải làm giấy phép mới.
Gia hạn: làm sớm và khớp với mọi giấy khác
Gia hạn là thủ tục cho người tiếp tục làm cùng vị trí, cùng doanh nghiệp. Theo Bộ luật Lao động 2019, giấy phép chỉ được gia hạn một lần, thời hạn gia hạn tối đa hai năm. Hồ sơ phải nộp trong một khoảng thời gian quy định trước ngày giấy phép hết hạn; nộp sau ngày hết hạn thì không còn là gia hạn nữa và người lao động có một khoảng thời gian làm việc không phép.
Hồ sơ gia hạn thường cần giấy khám sức khoẻ mới, văn bản chấp thuận nhu cầu cho vị trí (nếu thủ tục hiện hành yêu cầu), giấy tờ chứng minh người lao động tiếp tục làm việc. Lý lịch tư pháp có thể không cần như khi cấp mới, tuỳ quy định. Những giấy cần xin ở nước ngoài thì càng phải bắt đầu sớm.
Thời hạn hộ chiếu là bẫy hay gặp: giấy phép và thẻ tạm trú không thể kéo dài hơn thời hạn hộ chiếu một cách tuỳ ý. Nếu hộ chiếu của người lao động sắp hết hạn, nên để họ làm hộ chiếu mới trước, rồi gia hạn giấy phép theo hộ chiếu mới.
Sau khi có giấy phép gia hạn, doanh nghiệp ký phụ lục hoặc hợp đồng mới khớp với thời hạn mới, rồi làm tiếp thủ tục gia hạn thị thực hoặc cấp thẻ tạm trú mới. Thứ tự này phải đi liền, vì thẻ tạm trú cũ có thể hết hạn cùng lúc với giấy phép cũ.
Thăng chức, đổi việc, đổi nơi làm
Thăng chức trong cùng chuyên môn. Chuyên gia được nâng lên trưởng nhóm nhưng công việc chuyên môn không đổi: tuỳ chức danh trên giấy phép mà có thể không cần làm gì, hoặc cần điều chỉnh. Hỏi cơ quan cấp phép với mô tả công việc cụ thể trước khi ban hành quyết định.
Chuyển từ chuyên môn sang quản lý. Kỹ sư lên làm giám đốc nhà máy là đổi vị trí, thường cần giấy phép mới với vị trí nhà quản lý hoặc giám đốc điều hành, kèm quyết định bổ nhiệm.
Chuyển sang chi nhánh ở tỉnh khác. Địa điểm làm việc là một nội dung của giấy phép. Cử người đi lâu dài sang chi nhánh khác mà không điều chỉnh thì người đó làm việc không đúng giấy phép. Đi công tác ngắn ngày là khác, nhưng nên có quyết định cử đi công tác rõ ràng.
Làm thêm cho công ty liên kết. Cùng tập đoàn không có nghĩa là cùng người sử dụng lao động. Mỗi pháp nhân là một chủ thể riêng; làm việc thực tế cho pháp nhân thứ hai cần thủ tục riêng.
Giảm giờ làm, chuyển sang bán thời gian. Thay đổi tính chất làm việc có thể ảnh hưởng đến điều kiện giấy phép và bảo hiểm. Nên kiểm trước khi ký phụ lục.
Khi người nước ngoài nghỉ việc: danh sách việc của doanh nghiệp
Người nước ngoài nghỉ việc kéo theo một chuỗi thủ tục liên quan đến nhiều cơ quan. Doanh nghiệp nên làm theo một danh sách cố định để không sót:
- Xác định ngày chấm dứt hợp đồng và lý do theo Bộ luật Lao động 2019; người lao động đơn phương nghỉ thì kiểm thời hạn báo trước.
- Thanh toán đầy đủ các khoản lương, phụ cấp, ngày phép chưa nghỉ và các khoản khác trong thời hạn luật định.
- Thu hồi giấy phép lao động (hoặc văn bản xác nhận miễn) và nộp lại cho cơ quan đã cấp trong thời hạn quy định, kèm văn bản nêu lý do.
- Thông báo cho cơ quan quản lý xuất nhập cảnh nếu doanh nghiệp đang bảo lãnh thị thực, thẻ tạm trú cho người đó, theo trách nhiệm của người bảo lãnh trong luật về cư trú của người nước ngoài.
- Chốt thời gian đóng bảo hiểm xã hội, xác nhận quá trình đóng.
- Hỗ trợ quyết toán thuế thu nhập cá nhân trước khi người đó xuất cảnh, cấp chứng từ khấu trừ thuế.
- Cập nhật báo cáo định kỳ về tình hình sử dụng lao động nước ngoài.
Doanh nghiệp không có quyền giữ hộ chiếu hay giấy tờ của người lao động để "đảm bảo" họ hoàn tất bàn giao. Nếu có tranh chấp về bàn giao, giải quyết theo các trình tự của luật lao động.
Người nước ngoài chuyển sang công ty khác
Đây là tình huống phổ biến ở các thành phố lớn: chuyên gia nghỉ công ty A để sang công ty B. Giấy phép ở công ty A không đi theo người; công ty B phải tự xin giấy phép mới, giải trình nhu cầu cho vị trí của mình. Một số giấy tờ (bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm đã hợp pháp hoá) có thể dùng lại nếu còn bản gốc hoặc bản sao hợp lệ; lý lịch tư pháp, giấy khám thì tuỳ thời hạn.
Khoảng trống giữa hai công ty là chỗ rủi ro nhất. Người lao động không được bắt đầu làm ở công ty B trước khi công ty B có giấy phép. Trong khoảng đó, họ cũng cần tư cách cư trú hợp lệ: thẻ tạm trú do công ty A bảo lãnh có thể bị huỷ hoặc không còn phù hợp khi công ty A thông báo người đó nghỉ việc. Ba bên (người lao động, công ty cũ, công ty mới) nên thống nhất lịch trước để tránh người lao động rơi vào tình trạng cư trú không hợp lệ.
Công ty B nên hỏi người lao động về việc chấm dứt với công ty A đã xong chưa: hợp đồng đã chấm dứt, giấy phép đã được thu hồi chưa. Một người còn giấy phép hiệu lực ở công ty A mà sang làm ở công ty B là trường hợp cơ quan cấp phép sẽ hỏi.
Ví dụ giả định: một kỹ sư nước ngoài ở Bắc Ninh nhận lời sang một nhà máy ở Hải Phòng. Nhà máy mới bắt đầu hồ sơ sớm, kỹ sư báo trước với công ty cũ đủ thời hạn; ngày công ty cũ chấm dứt hợp đồng được hẹn khớp với ngày dự kiến có giấy phép mới, và thị thực được chuyển sang bảo lãnh của nhà máy mới theo hướng dẫn của cơ quan xuất nhập cảnh. Không ngày nào kỹ sư làm việc mà không có phép.
Một bảng theo dõi đủ dùng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Mỗi người một dòng. Cột gồm họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu và ngày hết hạn hộ chiếu, loại giấy (giấy phép hay xác nhận miễn), vị trí và chức danh trên giấy, nơi làm việc trên giấy, ngày hết hạn giấy, đã gia hạn lần nào chưa, ngày hết hạn thị thực hoặc thẻ tạm trú.
Một cột "thực tế". Ghi chức danh và nơi làm việc thực tế hiện tại. Khi cột này khác cột trên giấy, đó là tín hiệu phải xử lý ngay.
Mốc nhắc việc tính ngược. Từ ngày hết hạn sớm nhất trong ba ngày (hộ chiếu, giấy phép, thẻ tạm trú), trừ thời gian xin giấy ở nước ngoài và thời gian xử lý hồ sơ, ra ngày phải bắt đầu. Đặt nhắc việc vào ngày đó, không phải ngày hết hạn.
Một người chịu trách nhiệm. Bảng chỉ có ích khi có một người cụ thể cập nhật và rà mỗi tháng. Khi người đó nghỉ, bàn giao bảng như bàn giao sổ sách kế toán.
Giấy phép hết hiệu lực trước hạn: những trường hợp ít ai để ý
Bộ luật Lao động 2019 liệt kê các trường hợp giấy phép hết hiệu lực, ngoài việc hết thời hạn: hợp đồng lao động chấm dứt; nội dung hợp đồng không đúng nội dung giấy phép; làm việc không đúng nội dung giấy phép; hợp đồng trong các lĩnh vực là căn cứ cấp giấy phép hết hạn hoặc chấm dứt; có văn bản của phía nước ngoài thông báo thôi cử người sang; doanh nghiệp, tổ chức chấm dứt hoạt động; giấy phép bị thu hồi.
Trong danh sách này, hai trường hợp "nội dung hợp đồng không đúng giấy phép" và "làm việc không đúng giấy phép" là những trường hợp doanh nghiệp tự gây ra mà không biết. Chúng xảy ra khi doanh nghiệp đổi chức danh, nơi làm việc của người nước ngoài theo nhu cầu kinh doanh mà không ai nghĩ đến giấy phép.
Hệ quả là người lao động đang làm việc không có giấy phép hợp lệ, dù tờ giấy vẫn còn ngày hiệu lực. Khi bị phát hiện, người lao động có thể bị buộc xuất cảnh hoặc trục xuất theo pháp luật về xuất nhập cảnh, doanh nghiệp bị xử lý theo quy định.
Cách phòng tránh là gắn quy trình: mọi quyết định thay đổi liên quan đến người nước ngoài (chức danh, nơi làm việc, công ty chủ quản) đều phải qua người phụ trách giấy phép trước khi ký. Định kỳ mỗi quý, người phụ trách so danh sách giấy phép với thực tế công việc của từng người.
Câu hỏi thường gặp
Giấy phép lao động đã hết hạn vài ngày thì còn gia hạn được không?
Thông thường không. Gia hạn chỉ áp dụng khi giấy phép còn hiệu lực và hồ sơ nộp trong khoảng thời gian quy định. Khi đã hết hạn, doanh nghiệp phải xin giấy phép mới, và người lao động không được làm việc trong khoảng thời gian chưa có phép mới.
Đã gia hạn một lần rồi, muốn giữ người tiếp thì sao?
Doanh nghiệp đề nghị cấp giấy phép mới cho người đó, với hồ sơ như cấp mới. Văn bản hướng dẫn có thể cho phép giản lược một số giấy tờ đối với người đã có giấy phép tại cùng doanh nghiệp, cần kiểm khi làm hồ sơ.
Người lao động nước ngoài nghỉ việc, giấy phép còn hạn, họ có giữ lại làm kỷ niệm được không?
Không. Khi hợp đồng chấm dứt, giấy phép hết hiệu lực và doanh nghiệp có trách nhiệm thu hồi, nộp lại cho cơ quan đã cấp. Người lao động có thể giữ bản sao cho hồ sơ cá nhân, ví dụ để chứng minh kinh nghiệm làm việc tại Việt Nam sau này.
Công ty mới có thể nộp hồ sơ xin giấy phép khi người lao động còn làm ở công ty cũ không?
Thường có thể chuẩn bị và nộp trước, vì giấy phép mới chỉ có hiệu lực cho công việc ở công ty mới. Điều cần tránh là người đó bắt đầu làm ở công ty mới trước khi có giấy phép. Nên hỏi cơ quan cấp phép về trình tự nếu giấy phép cũ chưa thu hồi.
Mất giấy phép lao động trong lúc đang làm thủ tục gia hạn thì làm gì?
Báo ngay cho bộ phận nhân sự để đề nghị cấp lại hoặc ghi chú vào hồ sơ gia hạn theo hướng dẫn của cơ quan cấp phép. Người lao động nên giữ bản chụp giấy phép và giấy tờ đã nộp. Không tự làm giấy tờ thay thế hoặc dùng bản sao không hợp lệ để trình.
Doanh nghiệp giải thể thì giấy phép của người nước ngoài xử lý thế nào?
Khi doanh nghiệp chấm dứt hoạt động, giấy phép hết hiệu lực. Trong quá trình giải thể, doanh nghiệp vẫn phải chấm dứt hợp đồng theo luật, thanh toán, thu hồi và nộp lại giấy phép, báo cơ quan xuất nhập cảnh về việc bảo lãnh, chốt bảo hiểm và hỗ trợ người lao động quyết toán thuế.