Một số người nước ngoài làm việc tại Việt Nam được miễn giấy phép lao động, như chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn đạt mức góp vốn quy định, người vào chào bán dịch vụ hoặc xử lý sự cố kỹ thuật dưới ba tháng, luật sư nước ngoài có giấy phép hành nghề tại Việt Nam, và người nước ngoài kết hôn với người Việt Nam đang sống ở Việt Nam. Danh sách gốc nằm ở Bộ luật Lao động 2019, Chính phủ quy định thêm các trường hợp khác.
Điều doanh nghiệp hay hiểu nhầm: miễn giấy phép không có nghĩa là không phải làm gì. Phần lớn các diện miễn vẫn cần văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép, hoặc ít nhất là thông báo cho cơ quan quản lý lao động trước khi người đó bắt đầu làm việc. Văn bản này là thứ người nước ngoài trình khi làm thị thực, thẻ tạm trú, và là thứ doanh nghiệp đưa ra khi bị kiểm tra.
Các diện miễn trong Bộ luật Lao động 2019
Bộ luật Lao động 2019 liệt kê các trường hợp người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động. Nhóm thường gặp với doanh nghiệp gồm:
- Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị góp vốn theo mức Chính phủ quy định.
- Chủ tịch hoặc thành viên hội đồng quản trị công ty cổ phần có giá trị góp vốn theo mức Chính phủ quy định.
- Trưởng văn phòng đại diện, trưởng dự án hoặc người chịu trách nhiệm chính về hoạt động của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam.
- Người vào Việt Nam dưới ba tháng để chào bán dịch vụ.
- Người vào Việt Nam dưới ba tháng để xử lý sự cố, tình huống kỹ thuật, công nghệ phức tạp ảnh hưởng hoặc có nguy cơ ảnh hưởng đến sản xuất, kinh doanh mà chuyên gia Việt Nam và chuyên gia nước ngoài đang ở Việt Nam không xử lý được.
- Luật sư nước ngoài đã được cấp giấy phép hành nghề luật sư tại Việt Nam theo Luật Luật sư.
- Trường hợp theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
- Người nước ngoài kết hôn với người Việt Nam và sinh sống trên lãnh thổ Việt Nam.
- Các trường hợp khác do Chính phủ quy định, từng bao gồm những nhóm như di chuyển nội bộ trong một số ngành dịch vụ theo cam kết quốc tế, tình nguyện viên, học sinh, sinh viên thực tập, giảng viên theo thoả thuận quốc tế, người làm việc rất ngắn ngày.
Danh sách "trường hợp khác" là phần thay đổi nhiều nhất qua các lần sửa văn bản hướng dẫn. Mức góp vốn để được miễn cũng do Chính phủ quy định và có thể điều chỉnh, nên không nên dựa vào con số nghe từ người quen hay từ một bài viết cũ.
"Miễn" không phải "không phải làm gì"
Khi luật nói một người "không thuộc diện cấp giấy phép lao động", điều đó có nghĩa là người đó không cần giấy phép lao động để làm việc. Nhưng để cơ quan nhà nước biết người đó đúng là thuộc diện miễn, cần có bằng chứng. Văn bản hướng dẫn qua các thời kỳ chia các diện miễn thành hai nhóm: nhóm phải đề nghị cơ quan có thẩm quyền xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép, và nhóm chỉ phải báo cáo hoặc thông báo trước khi làm việc. Một số ít trường hợp không phải làm thủ tục nào với cơ quan lao động.
Nhóm phải xác nhận thường gồm các diện có thể bị lợi dụng nếu không kiểm: thành viên góp vốn, người kết hôn với người Việt, người đi theo cam kết quốc tế. Nhóm chỉ thông báo thường là các diện ngắn ngày, như chào bán dịch vụ hay xử lý sự cố. Cách chia cụ thể có thể khác theo văn bản hiện hành, nên doanh nghiệp cần đọc đúng thủ tục cho diện của người mình tuyển.
Văn bản xác nhận có thời hạn, thường gắn với thời hạn làm việc dự kiến và không dài hơn mức tối đa luật cho phép đối với giấy phép lao động. Hết thời hạn mà người đó vẫn làm việc thì phải đề nghị xác nhận lại. Nhiều doanh nghiệp quên điểm này vì nghĩ "đã miễn thì miễn luôn".
Với thị thực, người thuộc diện miễn giấy phép thường được cấp thị thực ký hiệu LĐ1, còn người phải có giấy phép thì cấp ký hiệu LĐ2, theo luật về nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài sửa năm 2019. Văn bản xác nhận miễn chính là căn cứ để cơ quan xuất nhập cảnh xét ký hiệu này.
Từng diện miễn và câu hỏi cần tự kiểm
Bảng dưới gợi ý câu hỏi doanh nghiệp nên tự đặt trước khi kết luận một người thuộc diện miễn. Câu trả lời "không chắc" ở dòng nào thì nên hỏi cơ quan quản lý lao động trước khi để người đó bắt đầu làm việc.
| Diện miễn | Câu hỏi tự kiểm | Giấy tờ thường dùng để chứng minh |
|---|---|---|
| Thành viên góp vốn, chủ sở hữu | Phần vốn đã góp thực tế đạt mức quy định chưa, hay mới cam kết góp? | Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, sổ đăng ký thành viên, chứng từ góp vốn |
| Thành viên hội đồng quản trị | Người này có đồng thời là cổ đông góp vốn đạt mức không, hay chỉ được bầu vào hội đồng? | Nghị quyết bầu, sổ đăng ký cổ đông |
| Chào bán dịch vụ dưới ba tháng | Người này có trực tiếp cung cấp dịch vụ hay chỉ đàm phán bán? Tổng thời gian ở Việt Nam là bao lâu? | Văn bản của công ty nước ngoài cử sang chào bán |
| Xử lý sự cố kỹ thuật | Sự cố có thật, có ảnh hưởng đến sản xuất? Người Việt và chuyên gia đang có mặt có xử lý được không? | Văn bản mô tả sự cố, hợp đồng mua bán thiết bị |
| Kết hôn với người Việt | Hai người có đăng ký kết hôn hợp lệ và người nước ngoài có sinh sống tại Việt Nam? | Giấy chứng nhận kết hôn, giấy tờ cư trú |
| Theo điều ước quốc tế | Điều ước nào, có áp dụng cho đúng vị trí và loại hình tổ chức này không? | Văn bản dẫn chiếu điều ước, xác nhận của cơ quan liên quan |
Chỗ hay sai nhất là diện thành viên góp vốn: người nước ngoài đứng tên trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nhưng chưa góp đủ vốn, hoặc phần vốn chưa đạt mức quy định. Khi đó người đó không được miễn và phải xin giấy phép lao động như một nhà quản lý.
Trường hợp người nước ngoài kết hôn với người Việt
Đây là diện được nhiều gia đình hỏi nhất. Người nước ngoài có vợ hoặc chồng là công dân Việt Nam, đang sinh sống tại Việt Nam, đi làm cho một doanh nghiệp ở Việt Nam thì không cần giấy phép lao động. Doanh nghiệp tuyển người này vẫn phải làm thủ tục xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép theo quy định hiện hành, kèm giấy chứng nhận kết hôn và giấy tờ chứng minh đang sinh sống tại Việt Nam.
Diện này không giới hạn vị trí như diện phải xin giấy phép. Người nước ngoài có vợ hoặc chồng người Việt có thể làm những việc mà người nước ngoài khác khó xin phép, như nhân viên văn phòng hay giáo viên trợ giảng, miễn là đáp ứng các điều kiện chung về tuổi, sức khoẻ, lý lịch và các điều kiện của chính ngành nghề đó. Đây là điểm khác lớn mà nhiều doanh nghiệp không biết nên bỏ qua ứng viên.
Giấy chứng nhận kết hôn đăng ký ở nước ngoài phải được ghi chú vào sổ hộ tịch tại Việt Nam hoặc hợp pháp hoá theo quy định thì mới dùng được. Khi hôn nhân chấm dứt, cơ sở để miễn cũng không còn; doanh nghiệp cần biết sớm để chuyển sang xin giấy phép nếu vẫn muốn giữ người.
Luật đặt ra diện này để gia đình có thành viên nước ngoài sống ổn định ở Việt Nam. Hôn nhân phải là hôn nhân thật; kết hôn để được miễn giấy phép là vi phạm, và khi bị phát hiện thì cả người nước ngoài, người Việt và doanh nghiệp đều gặp hậu quả pháp lý.
Ba tình huống ngắn ngày dễ nhầm
Kỹ thuật viên sang lắp máy. Nhiều doanh nghiệp xếp ngay vào diện "xử lý sự cố" cho tiện. Lắp đặt theo hợp đồng mua bán thiết bị là công việc đã lên kế hoạch, không phải sự cố. Tuỳ thời gian và văn bản hiện hành, trường hợp này có thể đi theo hình thức thực hiện hợp đồng kinh tế và vẫn cần giấy phép, hoặc thuộc diện làm việc ngắn ngày được miễn có điều kiện.
Chuyên gia sang đào tạo nội bộ vài tuần. Đào tạo nhân viên không phải chào bán dịch vụ. Nếu người đó sang nhiều đợt trong năm, tổng thời gian cộng dồn có thể vượt mức ngắn ngày, và doanh nghiệp cần tính trước thay vì xử lý từng chuyến.
Người chào bán dịch vụ ở lại làm luôn. Người sang đàm phán hợp đồng rồi ở lại triển khai dự án đã chuyển từ chào bán sang cung cấp dịch vụ. Lúc đó cơ sở để miễn không còn, cần đi thủ tục phù hợp với vai trò mới.
Chung cho cả ba. Thị thực nhập cảnh phải đúng mục đích. Người sang làm việc ngắn ngày bằng thị thực du lịch hoặc miễn thị thực du lịch là làm sai mục đích nhập cảnh, dù công việc có thuộc diện miễn giấy phép hay không.
Doanh nghiệp nên lưu gì cho người thuộc diện miễn
Mỗi người nước ngoài thuộc diện miễn nên có một bộ hồ sơ riêng tại doanh nghiệp, giống như người có giấy phép: bản sao hộ chiếu, văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép hoặc bằng chứng đã thông báo, giấy tờ chứng minh diện miễn (giấy chứng nhận kết hôn, chứng từ góp vốn, văn bản cử sang), hợp đồng lao động hoặc văn bản giao việc, thị thực và thẻ tạm trú.
Ghi rõ ngày hết hạn của văn bản xác nhận cùng các mốc khác như hộ chiếu, thẻ tạm trú. Khi người đó thay đổi vị trí, nơi làm việc, hoặc khi điều kiện miễn thay đổi (rút bớt vốn, hôn nhân chấm dứt), doanh nghiệp phải đánh giá lại ngay.
Người thuộc diện miễn giấy phép lao động vẫn thuộc diện bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân như người có giấy phép nếu đáp ứng điều kiện của các luật đó. Miễn giấy phép không kéo theo miễn bảo hiểm hay miễn thuế; đây là hai câu chuyện khác nhau.
Doanh nghiệp vẫn đưa người thuộc diện miễn vào báo cáo định kỳ về tình hình sử dụng lao động nước ngoài nếu quy định hiện hành yêu cầu. Danh sách trong báo cáo nên trùng khớp với danh sách người nước ngoài thực tế đang làm việc, cả người có giấy phép lẫn người được miễn.
Câu hỏi thường gặp
Người nước ngoài là giám đốc nhưng không góp vốn có được miễn giấy phép không?
Thường là không. Chức danh giám đốc tự nó không tạo ra diện miễn; diện miễn gắn với tư cách chủ sở hữu, thành viên góp vốn đạt mức quy định. Giám đốc làm thuê người nước ngoài đi theo đường xin giấy phép lao động với tư cách nhà quản lý hoặc giám đốc điều hành.
Văn bản xác nhận miễn giấy phép có dùng được khi chuyển sang công ty khác không?
Không. Văn bản xác nhận gắn với doanh nghiệp đã đề nghị và vị trí cụ thể. Người nước ngoài chuyển sang làm cho doanh nghiệp khác thì doanh nghiệp mới phải tự đề nghị xác nhận hoặc xin giấy phép, kể cả khi diện miễn của người đó vẫn còn, như trường hợp kết hôn với người Việt.
Người nước ngoài kết hôn với người Việt nhưng đang sống ở nước ngoài, sang Việt Nam làm việc thì có được miễn không?
Điều kiện luật nêu là kết hôn với người Việt Nam và sinh sống trên lãnh thổ Việt Nam. Nếu hai vợ chồng đang sống ở nước ngoài, người nước ngoài sang làm việc một mình, việc áp diện miễn có thể bị xem xét lại. Nên hỏi cơ quan quản lý lao động trước, kèm giấy tờ cư trú thực tế.
Tình nguyện viên nước ngoài làm việc cho một dự án cộng đồng có cần giấy phép không?
Tình nguyện viên làm việc không hưởng lương theo điều ước hoặc thoả thuận quốc tế từng được xếp vào diện không thuộc diện cấp giấy phép theo văn bản hướng dẫn, có điều kiện kèm theo. Người tự đến làm tình nguyện cho một cơ sở tư nhân, không có thoả thuận nào, thì không đương nhiên được miễn.
Miễn giấy phép lao động có kéo theo được cấp thẻ tạm trú dài không?
Thẻ tạm trú do cơ quan xuất nhập cảnh xét theo luật về cư trú của người nước ngoài, dựa trên mục đích và giấy tờ làm việc. Văn bản xác nhận miễn là căn cứ để cấp thị thực và thẻ tạm trú diện lao động, nhưng thời hạn thẻ thường không vượt thời hạn của văn bản xác nhận.
Người nước ngoài là thành viên góp vốn nhưng cũng nhận lương hằng tháng thì có còn được miễn?
Việc nhận lương không làm mất diện miễn nếu điều kiện về góp vốn vẫn đáp ứng. Tuy vậy doanh nghiệp cần ký hợp đồng hoặc có văn bản giao việc rõ ràng, đăng ký bảo hiểm xã hội nếu thuộc diện và khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trên khoản lương đó.