Khi mời người nước ngoài, bên mời phải đề nghị loại thị thực có ký hiệu khớp đúng với việc người đó sẽ làm ở Việt Nam: làm việc với doanh nghiệp là DN, lao động là LĐ, đầu tư là ĐT, dự hội nghị là HN, học tập là DH, thân nhân đi theo là TT. Ký hiệu không chỉ là chữ in trên tem; nó quyết định người đó được làm gì, có được cấp thẻ tạm trú không và có chuyển sang mục đích khác được không.
Bài này viết cho bên mời: phòng nhân sự, chủ doanh nghiệp, ban tổ chức sự kiện, gia đình. Người đã cầm thị thực và muốn đọc hạn, đọc ký hiệu trên tem là một câu hỏi khác; ở đây là câu hỏi đi trước nó: nên xin loại nào ngay từ đầu.
Vì sao ký hiệu thị thực quan trọng với bên mời
Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam chia thị thực theo mục đích nhập cảnh, mỗi mục đích một ký hiệu. Người nước ngoài phải hoạt động đúng mục đích ghi trên thị thực; muốn đổi mục đích thì chỉ được đổi trong một số trường hợp luật cho phép.
Hệ quả trực tiếp với bên mời là ba điều. Thứ nhất, ký hiệu quyết định người đó có thuộc diện được cấp thẻ tạm trú hay không; thị thực du lịch hay thị thực điện tử không dẫn tới thẻ tạm trú. Thứ hai, ký hiệu phải khớp với hồ sơ lao động: người làm việc thuộc diện phải có giấy phép lao động cần đi đúng nhánh thị thực lao động. Thứ ba, khi có kiểm tra, cơ quan đối chiếu việc người đó đang làm với mục đích ghi trên thị thực, và bên mời là người phải giải trình.
Chọn sai từ đầu thường không lộ ngay. Người được mời vẫn vào được, vẫn làm việc vài tuần. Vấn đề chỉ nổi lên khi đến hạn gia hạn, khi làm thẻ tạm trú, hoặc khi có đoàn kiểm tra, và lúc đó sửa thường tốn hơn làm đúng từ đầu nhiều lần.
Bảng chọn nhanh: mục đích chuyến đi và ký hiệu thường dùng
Bảng dưới gom các ký hiệu bên mời gặp nhiều nhất. Một số nhóm có ký hiệu con (DN1, DN2; LĐ1, LĐ2; ĐT1 đến ĐT4) phân theo tiêu chí cụ thể; bên mời nên đối chiếu tiêu chí hiện hành trước khi điền.
| Người được mời sẽ làm gì | Ký hiệu thường dùng | Bên mời phù hợp |
|---|---|---|
| Họp, đàm phán, khảo sát, làm việc ngắn với doanh nghiệp | DN (DN1, DN2) | Doanh nghiệp, tổ chức có tư cách pháp nhân tại Việt Nam |
| Làm việc theo hợp đồng, thuộc diện có giấy phép lao động hoặc miễn | LĐ (LĐ1, LĐ2) | Đơn vị sử dụng lao động |
| Nhà đầu tư, người đại diện tổ chức nước ngoài đầu tư tại Việt Nam | ĐT (ĐT1 đến ĐT4, theo mức vốn và ngành) | Doanh nghiệp có vốn đầu tư của người đó |
| Dự hội nghị, hội thảo | HN | Cơ quan, tổ chức tổ chức sự kiện |
| Học tập, thực tập | DH | Trường, cơ sở đào tạo, nơi nhận thực tập |
| Thăm người thân là công dân Việt Nam | VR | Cá nhân là thân nhân |
| Cha mẹ, vợ chồng, con đi theo người nước ngoài đang làm việc, hoặc thân nhân của công dân Việt Nam | TT | Đơn vị bảo lãnh người lao động hoặc cá nhân là thân nhân |
| Du lịch, khảo sát cá nhân không gắn với bên mời | DL hoặc thị thực điện tử | Người đó tự xin, không cần bên mời |
Ký hiệu ĐT phân theo mức vốn góp và ngành nghề, liên quan trực tiếp tới hồ sơ đầu tư; doanh nghiệp có vốn nước ngoài nên đối chiếu với giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc thông tin góp vốn trước khi chọn.
Phân biệt các cặp hay nhầm
DN với LĐ. DN dành cho người sang làm việc với doanh nghiệp trong phạm vi như họp, khảo sát, chuẩn bị dự án, ngắn ngày. Người sang để trực tiếp làm một vị trí trong doanh nghiệp theo hợp đồng thì là quan hệ lao động, đi nhánh LĐ gắn với giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn. Dùng DN để "làm tạm" một vị trí lâu dài là chọn sai.
LĐ với ĐT. Một nhà đầu tư góp vốn và trực tiếp điều hành công ty có thể thuộc diện ĐT; một người được công ty thuê làm giám đốc mà không góp vốn thường thuộc nhánh lao động. Ranh giới nằm ở chỗ người đó có phải là chủ sở hữu, thành viên góp vốn hay đại diện của nhà đầu tư không.
HN với DN. Mời một diễn giả nói tại hội thảo do mình tổ chức là HN; mời cùng người đó ở lại thêm hai tuần làm việc với bộ phận kỹ thuật thì mục đích chính đã là làm việc với doanh nghiệp. Nếu kế hoạch có cả hai, bên mời nên khai theo phần việc chiếm phần lớn thời gian và hỏi rõ nơi nộp.
VR với TT. VR là thăm thân, ngắn hạn. TT dành cho thân nhân sang ở cùng lâu dài và là nền để cấp thẻ tạm trú. Người vợ nước ngoài sang ở hẳn với chồng người Việt mà chỉ xin VR thì mỗi đợt lại phải làm lại.
Thị thực điện tử với thị thực có bên mời. Thị thực điện tử tiện cho khách ngắn ngày, nhưng thuộc nhóm không được cấp thẻ tạm trú. Chuyển từ thị thực điện tử sang mục đích lao động chỉ được khi người đó đã có giấy phép lao động hoặc xác nhận không thuộc diện cấp, và có bên mời đề nghị.
Ví dụ giả định: một công ty mời ba người cùng lúc
Ví dụ giả định: một công ty chế biến gỗ ở Đồng Nai (vùng Biên Hoà cũ) chuẩn bị lắp dây chuyền mới. Họ cần mời ba người: một kỹ sư lắp đặt ở lại khoảng ba tuần, một chuyên gia kỹ thuật ở lại hai năm làm trưởng ca, và vợ cùng con nhỏ của chuyên gia này.
Với kỹ sư lắp đặt, việc sang để lắp máy theo hợp đồng mua bán thiết bị, ngắn ngày, nên bên mời cân nhắc nhánh làm việc với doanh nghiệp, đồng thời kiểm tra người này có thuộc diện phải có giấy phép lao động hay thuộc trường hợp không phải cấp do vào ngắn ngày xử lý sự cố kỹ thuật; quy định này đổi nhiều lần nên phải tra văn bản hiện hành. Với chuyên gia trưởng ca, đây là quan hệ lao động dài hạn: công ty làm giấy phép lao động trước, rồi đề nghị thị thực nhánh LĐ, sau khi nhập cảnh làm thẻ tạm trú.
Với vợ và con, công ty là bên bảo lãnh thân nhân của người lao động mình, đề nghị thị thực TT, sau đó cấp thẻ tạm trú theo thời hạn gắn với thẻ của chuyên gia. Ba người, ba nhánh, nhưng có chung một bảng theo dõi hạn: nếu thẻ của chuyên gia hết hiệu lực, thẻ của vợ và con cũng mất nền.
Quy trình chọn thị thực bên mời nên tự đi qua
Trước khi điền tờ khai, người phụ trách nên trả lời lần lượt các câu dưới đây và ghi lại câu trả lời trong hồ sơ nội bộ.
- Người này sang để làm việc gì, ở đâu, cho ai? Viết một câu cụ thể, không viết chung chung "công tác".
- Ở lại bao lâu, có khả năng kéo dài không? Nếu có, chọn nhánh dẫn được tới thẻ tạm trú ngay từ đầu.
- Có quan hệ lao động không? Nếu có, giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn đã xong chưa?
- Người đó có góp vốn, là đại diện nhà đầu tư không? Nếu có, đối chiếu tiêu chí nhóm ĐT.
- Có thân nhân đi kèm không? Nếu có, lập hồ sơ TT song song để không lệch thời hạn.
- Người đó mang hộ chiếu nước nào, còn hạn bao lâu? Hộ chiếu sắp hết hạn sẽ làm thị thực, thẻ ngắn theo.
- Ai trong đơn vị chịu trách nhiệm theo dõi hồ sơ này đến khi người đó rời đi?
Bảy câu này mất mười phút, nhưng giữ cho bên mời khỏi tình huống phổ biến nhất: thị thực đã cấp không khớp với việc người đó làm.
Chọn đúng ký hiệu rồi, văn bản mời còn phải khớp ở đâu
Tên và số hộ chiếu. Viết đúng từng chữ theo trang thông tin của hộ chiếu, kể cả tên đệm dài và thứ tự họ tên. Người mang hai quốc tịch phải dùng đúng hộ chiếu sẽ cầm khi nhập cảnh; mời theo hộ chiếu này rồi bay bằng hộ chiếu kia là hồ sơ không khớp.
Thời gian dự kiến ở lại. Thời hạn đề nghị nên bám sát kế hoạch thật, có tính thêm khoảng đệm hợp lý nhưng không kéo dài vô cớ. Thị thực không được dài hơn thời hạn còn lại của hộ chiếu, nên hộ chiếu sắp hết hạn cần được gia hạn trước.
Nơi làm việc và nơi ở. Văn bản mời ghi nơi người đó làm việc; nếu doanh nghiệp có trụ sở ở TP.HCM nhưng người được mời làm tại nhà máy ở vùng Bình Dương cũ, nên ghi rõ để cơ quan thấy mục đích nhất quán. Nơi ở sau khi nhập cảnh là căn cứ khai báo tạm trú.
Cửa khẩu và cách nhận thị thực. Bên mời chọn cho người được mời nhận thị thực tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài hay tại cửa khẩu quốc tế. Chọn nhận ở cửa khẩu thì phải thông báo đúng cửa khẩu và ngày dự kiến, người đó mang theo bản kết quả duyệt khi lên máy bay.
Người đứng tên ký. Người ký văn bản mời phải là người có thẩm quyền đã được giới thiệu chữ ký với cơ quan xuất nhập cảnh. Trưởng phòng nhân sự ký thay mà chưa được giới thiệu hay uỷ quyền đúng cách là lý do hồ sơ bị trả lại.
Khi thấy mình đã chọn sai
Nếu người được mời đã nhập cảnh với ký hiệu không khớp, việc đầu tiên là dừng phần việc lệch mục đích, chứ không phải tìm cách hợp thức hoá sau. Tiếp đó xem trường hợp có thuộc diện được chuyển đổi mục đích thị thực ngay tại Việt Nam không; luật sửa năm 2019 và 2023 chỉ cho chuyển trong một số trường hợp cụ thể, như có giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn và có bên mời đề nghị, có giấy tờ chứng minh là nhà đầu tư, hay là thân nhân của bên bảo lãnh.
Không thuộc diện chuyển đổi thì cách đúng thường là người đó xuất cảnh và nhập cảnh lại với thị thực đúng loại. Tốn thời gian và chi phí đi lại, nhưng sạch hồ sơ. Bên mời nên tránh mọi gợi ý kiểu "khai lại cho khớp" hay "lùi ngày hợp đồng": đó là khai sai, và cái giá về sau lớn hơn một chuyến bay.
Câu hỏi thường gặp
Mời đối tác sang ký hợp đồng ba ngày thì có cần bên mời không?
Nếu đối tác thuộc nước được miễn thị thực hoặc tự xin thị thực điện tử được, họ có thể vào mà không cần văn bản mời. Doanh nghiệp vẫn có thể mời theo diện làm việc với doanh nghiệp nếu muốn hồ sơ rõ ràng, nhất là khi đối tác ở lại làm việc trực tiếp tại nhà máy, văn phòng.
Giảng viên thỉnh giảng vài buổi tại trường đại học nên mời theo loại nào?
Hoạt động giảng dạy theo hợp đồng là một dạng làm việc, nên trường cần xem người đó có thuộc diện phải có giấy phép lao động hay thuộc trường hợp miễn, rồi mới chọn nhánh thị thực. Nếu chỉ nói chuyện trong một hội thảo do trường tổ chức thì có thể theo diện hội nghị; hỏi trước nơi nộp khi ranh giới không rõ.
Người về hưu muốn sang ở cùng con là người Việt thì chọn loại nào?
Nếu người đó là cha hoặc mẹ của công dân Việt Nam, người con có thể bảo lãnh theo diện thân nhân. Nếu là người nước ngoài về hưu không có thân nhân ở Việt Nam, hiện chưa có loại thị thực riêng cho người nghỉ hưu; họ thường đi theo diện du lịch hoặc thị thực điện tử và phải xuất nhập cảnh theo hạn.
Ký hiệu con như LĐ1 và LĐ2 khác nhau ở đâu?
Sau lần sửa luật năm 2019, nhóm lao động được chia theo việc người đó thuộc diện phải có giấy phép lao động hay thuộc diện không phải cấp. Bên mời xác định nhóm dựa trên kết quả làm việc với cơ quan quản lý lao động, rồi điền ký hiệu tương ứng; không tự chọn theo cảm tính.
Có thể đề nghị thị thực nhiều lần thay vì một lần không?
Có, tuỳ loại và thời hạn được cấp. Với người phải ra vào thường xuyên trong thời gian làm việc, bên mời nên đề nghị nhiều lần ngay từ đầu, hoặc làm thẻ tạm trú nếu thuộc diện, vì thẻ còn hiệu lực thì thay được thị thực cho mỗi lần xuất nhập cảnh.
Chọn sai ký hiệu thì có bị từ chối ngay không?
Cán bộ thụ lý có thể đề nghị bổ sung, yêu cầu giải trình hoặc không duyệt nếu mục đích khai không khớp với hồ sơ. Đáng lo hơn là trường hợp hồ sơ vẫn qua nhưng thực tế lệch mục đích, vì khi đó rủi ro chỉ lộ ra lúc gia hạn hoặc kiểm tra, khi việc sửa đã khó.