Thị thực điện tử phù hợp với khách ngắn ngày: đối tác sang họp, khách dự sự kiện, người sang khảo sát. Khách có thể tự xin trên trang chính thức của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh, hoặc doanh nghiệp, tổ chức có tài khoản điện tử đứng ra đề nghị thay. Từ khi luật sửa đổi năm 2023 có hiệu lực, thị thực điện tử được cấp cho công dân mọi quốc gia, vùng lãnh thổ, thời hạn tối đa 90 ngày, một lần hoặc nhiều lần.
Với bên mời, câu hỏi thật không phải là "thị thực điện tử có tiện không" mà là "chuyến đi này có hợp với thị thực điện tử không". Loại thị thực này không dẫn tới thẻ tạm trú và chỉ được chuyển đổi mục đích trong trường hợp rất hẹp. Phần dưới giúp doanh nghiệp quyết định nhanh, làm đúng và giữ khách khỏi những trang thu tiền giả danh.
Ba con đường cho một vị khách ngắn ngày
Một đối tác nước ngoài sang Việt Nam vài ngày có thể đi theo một trong ba đường. Đường thứ nhất là miễn thị thực: công dân một số nước được miễn theo hiệp định song phương hoặc theo danh sách miễn thị thực đơn phương mà Chính phủ công bố, với thời gian lưu trú nhất định. Danh sách này thay đổi theo từng giai đoạn, nên bên mời cần tra lại mỗi lần, không dựa vào trí nhớ.
Đường thứ hai là thị thực điện tử, khách tự xin hoặc doanh nghiệp xin thay. Đường thứ ba là thị thực có bên mời theo thủ tục thông thường, nhận tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài hoặc tại cửa khẩu quốc tế.
Với một chuyến họp ba ngày, đường thứ nhất hoặc thứ hai gần như luôn đủ. Đường thứ ba đáng cân nhắc khi khách sang làm việc trực tiếp và có khả năng ở lại lâu hơn dự kiến, hoặc khi chuyến đi là bước đầu của một quan hệ lao động, đầu tư sẽ cần thẻ tạm trú về sau.
Khách tự xin hay doanh nghiệp đề nghị
Cả hai cách đều cho ra cùng một loại thị thực điện tử. Khác nhau ở chỗ ai đứng tên, ai chịu trách nhiệm và hồ sơ thể hiện mục đích rõ đến đâu.
| Tiêu chí | Khách tự xin | Doanh nghiệp đề nghị |
|---|---|---|
| Ai điền tờ khai | Khách | Doanh nghiệp, qua tài khoản điện tử của mình |
| Mục đích thể hiện trong hồ sơ | Khách tự khai | Gắn với doanh nghiệp mời, rõ ràng hơn |
| Trách nhiệm bên mời | Không có bên mời trong nước | Doanh nghiệp chịu trách nhiệm như bên mời, bảo lãnh |
| Phù hợp khi | Khách du lịch kết hợp gặp gỡ, chuyến đi tự do | Đoàn khách của doanh nghiệp, chuyên gia sang làm việc ngắn |
| Rủi ro thường gặp | Khai mục đích du lịch nhưng sang làm việc | Mời cho người không thật sự làm việc với mình |
Nếu khách sang để làm việc với doanh nghiệp, hồ sơ do doanh nghiệp đề nghị phản ánh đúng mục đích hơn. Nếu để khách tự xin, doanh nghiệp vẫn nên nhắc khách khai đúng mục đích chuyến đi, không chọn "du lịch" cho nhanh khi lịch trình là họp và làm việc.
Doanh nghiệp đề nghị thị thực điện tử: các bước
Doanh nghiệp muốn đề nghị thị thực điện tử cho khách cần có tài khoản điện tử trên trang cấp thị thực điện tử của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh. Quy trình chung:
- Kiểm tra doanh nghiệp đã hoàn tất thủ tục giới thiệu tư cách pháp nhân, con dấu, chữ ký với cơ quan quản lý xuất nhập cảnh chưa; chưa thì làm trước.
- Đăng ký tài khoản điện tử theo hướng dẫn trên trang chính thức; người được giao quản lý tài khoản nên là người phụ trách hồ sơ người nước ngoài, không dùng chung tài khoản cá nhân.
- Thu thập thông tin khách: ảnh chân dung, trang thông tin hộ chiếu rõ nét, ngày nhập cảnh dự kiến, cửa khẩu nhập cảnh và xuất cảnh, mục đích chuyến đi.
- Điền đề nghị trên tài khoản, đối chiếu từng chữ với hộ chiếu trước khi gửi.
- Theo dõi kết quả trên tài khoản; khi được cấp, gửi bản thị thực điện tử cho khách và nhắc khách in mang theo.
- Lưu hồ sơ nội bộ: ai được mời, ngày vào, ngày ra, người phụ trách, để đối chiếu khi khách xuất cảnh.
Một lưu ý thực tế: cửa khẩu khách khai khi xin phải nằm trong danh sách cửa khẩu cho phép người mang thị thực điện tử nhập, xuất cảnh. Đa số sân bay quốc tế lớn đều có, nhưng với cửa khẩu đường bộ, đường biển thì nên kiểm tra trước.
Giới hạn của thị thực điện tử mà bên mời phải biết
Không dẫn tới thẻ tạm trú. Người vào bằng thị thực điện tử không thuộc diện được cấp thẻ tạm trú. Nếu chuyến đi có khả năng chuyển thành làm việc dài hạn, chọn thị thực điện tử là chọn con đường phải làm lại từ đầu.
Chuyển đổi mục đích rất hẹp. Luật cho phép người vào bằng thị thực điện tử chuyển sang mục đích lao động khi đã có giấy phép lao động hoặc xác nhận không thuộc diện cấp, và có cơ quan, tổ chức mời, bảo lãnh. Ngoài trường hợp đó, đổi mục đích tại chỗ thường không được.
Thời hạn có trần. Thời hạn tối đa 90 ngày. Muốn ở lâu hơn, khách thường phải xuất cảnh rồi nhập cảnh lại với thị thực mới, hoặc đi theo nhánh thị thực có bên bảo lãnh nếu đủ điều kiện.
Mục đích vẫn phải đúng. Thị thực điện tử không phải "thị thực đa năng". Người khai du lịch mà sang đứng lớp, đứng quầy, làm việc theo hợp đồng là hoạt động sai mục đích, dù tem thị thực trông giống nhau.
Trang xin thị thực giả: kịch bản và cách kiểm
Kịch bản thường gặp: khách gõ tìm "Vietnam visa" và gặp một trang trông rất chính thức, có quốc huy hoặc màu sắc giống trang nhà nước, hỏi đầy đủ thông tin hộ chiếu, thu một khoản phí cao gấp nhiều lần. Có trang vẫn nộp hồ sơ thật thay khách rồi ăn chênh lệch; có trang lấy tiền và dữ liệu rồi biến mất, khách đến sân bay mới biết mình không có thị thực.
Cách kiểm đơn giản nhất cho bên mời: tự tra trang chính thức qua cổng thông tin của Bộ Công an hoặc Cục Quản lý xuất nhập cảnh, xác nhận tên miền thuộc hệ thống tên miền của cơ quan nhà nước Việt Nam (đuôi gov.vn), rồi gửi đúng đường dẫn đó cho khách. Không chuyển tiếp đường dẫn khách tự tìm được, không gửi đường dẫn từ quảng cáo.
Nếu khách đã lỡ nộp qua trang lạ, việc cần làm là kiểm tra trên trang chính thức xem hồ sơ có tồn tại không, liên hệ ngân hàng của khách về khoản thanh toán và cân nhắc xin lại thị thực đúng đường. Dữ liệu hộ chiếu đã lộ thì khách nên theo dõi các giao dịch lạ mang tên mình. Trường hợp bị chiếm đoạt tiền có thể trình báo cơ quan công an; tình huống khẩn cấp gọi 113.
Ví dụ giả định: đoàn khách năm người dự hội chợ chuyên ngành
Ví dụ giả định: một doanh nghiệp thủ công mỹ nghệ ở Hà Nội mời năm khách mua hàng từ ba nước sang thăm xưởng và dự một hội chợ chuyên ngành trong tuần. Hai khách thuộc nước được miễn thị thực trong thời gian đủ dài, ba khách còn lại cần thị thực.
Doanh nghiệp quyết định để hai khách miễn thị thực tự vào, còn ba khách kia thì doanh nghiệp đề nghị thị thực điện tử qua tài khoản của mình, ghi mục đích làm việc với doanh nghiệp. Người phụ trách gửi cho cả năm người một trang hướng dẫn ngắn: in thị thực mang theo, khai nơi ở ngày đầu, giữ hộ chiếu cẩn thận, và lịch xe đón.
Sau hội chợ, một khách muốn ở lại thêm hai tuần để giám sát lô hàng đầu tiên tại xưởng. Vì thời gian vẫn trong hạn thị thực đã cấp và mục đích vẫn là làm việc với chính doanh nghiệp mời, việc ở lại không cần đổi gì; nếu khách muốn ở lại làm việc lâu dài thì đó là một hồ sơ lao động mới, không kéo dài bằng thị thực điện tử được.
Khi khách đã ở Việt Nam: việc của bên mời chưa xong
Nơi ở phải được khai báo tạm trú. Khách ở khách sạn thì cơ sở lưu trú khai báo; khách ở nhà riêng, căn hộ của người quen hay nhà khách của công ty thì chủ nhà hoặc đơn vị quản lý nơi ở phải khai báo với công an cấp xã. Doanh nghiệp bố trí chỗ ở cho khách nên hỏi lại đã khai chưa, đừng mặc định.
Hộ chiếu luôn đi cùng khách. Khách nên mang hộ chiếu hoặc bản sao kèm bản thị thực khi đi lại giữa các tỉnh, làm thủ tục ở khách sạn, ngân hàng. Doanh nghiệp không giữ hộ chiếu của khách, kể cả với lý do "giữ cho an toàn".
Lịch trình đổi thì kiểm tra lại hạn. Chuyến công tác kéo dài thêm vài ngày là chuyện thường. Người phụ trách chỉ cần đối chiếu ngày ra mới với hạn thị thực; còn trong hạn thì không phải làm gì, sát hạn thì tính trước, không để khách tự phát hiện ở quầy xuất cảnh.
Ghi lại ngày xuất cảnh thật. Khi khách rời Việt Nam, người phụ trách cập nhật vào hồ sơ nội bộ. Bước nhỏ này giúp bên mời trả lời ngay nếu cơ quan hỏi về một người từng được mời, và là nền cho lần mời sau.
Khi chuyến đi ngắn có khả năng thành quan hệ dài
Nhiều quan hệ lao động bắt đầu bằng một chuyến thăm: chuyên gia sang xem nhà máy, đôi bên ưng nhau, doanh nghiệp muốn giữ người lại ngay. Đây là lúc bên mời dễ bị cám dỗ để người đó "làm thử" bằng thị thực điện tử đang có.
Cách đúng là tách hai việc. Chuyến thăm kết thúc đúng mục đích; song song, doanh nghiệp bắt đầu hồ sơ giấy phép lao động hoặc xác nhận không thuộc diện cấp với cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh. Khi có kết quả, doanh nghiệp đề nghị chuyển mục đích thị thực nếu người đó vẫn đang ở Việt Nam và đủ điều kiện, hoặc mời lại theo nhánh lao động để người đó nhập cảnh bằng thị thực đúng loại.
Lịch trình này chậm hơn vài tuần so với "làm luôn", nhưng giữ cho cả doanh nghiệp lẫn chuyên gia một hồ sơ sạch ngay từ ngày đầu, thứ sẽ được đối chiếu lại mỗi lần gia hạn thẻ trong những năm sau.
Câu hỏi thường gặp
Khách được miễn thị thực có cần doanh nghiệp làm gì không?
Không cần đề nghị thị thực, nhưng doanh nghiệp vẫn nên kiểm tra thời gian miễn có đủ cho lịch trình không, và nhắc khách hoạt động đúng tính chất chuyến đi. Nơi khách ở vẫn phải khai báo tạm trú theo quy định; khách sạn thường làm việc này, ở nhà riêng thì chủ nhà làm.
Thị thực điện tử bị từ chối thì doanh nghiệp làm gì tiếp?
Trước hết đối chiếu lại thông tin đã khai: ảnh, tên, số hộ chiếu, ngày dự kiến. Sai sót nhỏ là nguyên nhân hay gặp. Nếu thông tin đúng mà vẫn không được cấp, doanh nghiệp có thể chuyển sang đề nghị thị thực theo thủ tục thông thường tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh để được hướng dẫn cụ thể.
Khách có thể nhập cảnh ở sân bay này và xuất cảnh ở cửa khẩu đường bộ không?
Có thể, miễn là cả hai cửa khẩu đều nằm trong danh sách cho phép người mang thị thực điện tử nhập, xuất cảnh và khách khai đúng khi xin. Trước khi chốt lịch trình đi qua cửa khẩu đường bộ, nên tra lại danh sách hiện hành.
Thị thực điện tử nhiều lần có nghĩa là ở bao lâu cũng được không?
Không. Thị thực nhiều lần cho phép ra vào nhiều lần trong thời hạn ghi trên thị thực, nhưng tổng thời hạn vẫn không quá mức tối đa luật cho phép, và mỗi lần nhập cảnh vẫn phải đúng mục đích. Hết hạn mà vẫn ở là quá hạn.
Doanh nghiệp đề nghị thị thực điện tử cho khách rồi khách không sang thì sao?
Thị thực không dùng thì hết hạn tự nhiên. Doanh nghiệp nên ghi chú trong hồ sơ nội bộ rằng khách không nhập cảnh, để khi có kiểm tra hoặc khi mời lại người đó, thông tin của bên mời vẫn nhất quán.
Có nên nhờ người quen ở nước ngoài làm thị thực hộ khách không?
Không cần và không nên. Thị thực điện tử là thủ tục trực tuyến, khách tự làm hoặc doanh nghiệp mời làm qua tài khoản của mình. Thêm một khâu trung gian chỉ thêm chỗ cho thông tin sai lệch và cho kẻ giả danh chen vào.