Trước lần mời, bảo lãnh người nước ngoài đầu tiên, doanh nghiệp phải gửi cơ quan quản lý xuất nhập cảnh hồ sơ chứng minh mình được thành lập hợp pháp, kèm văn bản giới thiệu con dấu và chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản mời. Thủ tục này làm một lần; khi đổi người đại diện, đổi con dấu, đổi tên hay đổi trụ sở thì phải thông báo lại.
Nghe như thủ tục hành chính nhỏ, nhưng đây là bước rất nhiều doanh nghiệp lần đầu tuyển người nước ngoài bị trả hồ sơ: văn bản mời đã soạn xong, người được mời đã đặt vé, rồi mới biết doanh nghiệp chưa "có mặt" trong hệ thống của cơ quan xuất nhập cảnh. Bài này đi qua nội dung bộ hồ sơ, ai nên ký, khi nào phải làm lại và các tình huống đặc biệt như văn phòng đại diện, chi nhánh.
Vì sao cơ quan xuất nhập cảnh cần biết mặt doanh nghiệp trước
Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam đặt trách nhiệm bảo lãnh lên cơ quan, tổ chức mời. Để trách nhiệm đó có địa chỉ, cơ quan quản lý xuất nhập cảnh cần biết chắc tổ chức đang mời là có thật, được thành lập hợp pháp, và văn bản mời gửi tới là do người có thẩm quyền ký, đóng đúng con dấu của tổ chức ấy.
Hồ sơ giới thiệu ban đầu giống một bản đăng ký mẫu: từ đây, mỗi văn bản mời về sau được đối chiếu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký đã lưu. Văn bản nào ký bởi người chưa giới thiệu, hoặc đóng con dấu khác mẫu, sẽ bị yêu cầu bổ sung hoặc trả lại.
Cơ chế này còn có một tác dụng ít ai để ý: nó chặn bớt tình trạng "mượn pháp nhân", tức một doanh nghiệp đứng mời giúp người nước ngoài làm việc ở nơi khác. Khi mọi văn bản mời đều quy về một doanh nghiệp cụ thể đã đăng ký, bên mời khó chối trách nhiệm nếu người được mời hoạt động sai mục đích.
Bộ hồ sơ giới thiệu ban đầu thường gồm
Thành phần cụ thể và mẫu tờ khai do cơ quan quản lý xuất nhập cảnh hướng dẫn và có thể thay đổi; khung chung mà doanh nghiệp nên chuẩn bị:
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy phép thành lập hoặc quyết định thành lập, tuỳ loại tổ chức; với doanh nghiệp có vốn nước ngoài có thể thêm giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.
- Văn bản giới thiệu con dấu của tổ chức và chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản mời, bảo lãnh, theo mẫu của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh.
- Giấy tờ chứng minh thẩm quyền của người ký nếu người đó không phải người đại diện theo pháp luật, ví dụ văn bản uỷ quyền hợp lệ.
- Thông tin liên lạc của bộ phận phụ trách hồ sơ người nước ngoài.
- Giấy giới thiệu và giấy tờ tuỳ thân của người được cử đi nộp nếu nộp trực tiếp.
Doanh nghiệp nộp tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh hoặc phòng quản lý xuất nhập cảnh công an cấp tỉnh nơi đặt trụ sở. Muốn dùng các thủ tục trực tuyến, như đề nghị thị thực điện tử cho khách, doanh nghiệp đăng ký thêm tài khoản điện tử theo hướng dẫn trên trang chính thức.
Ai nên được giới thiệu chữ ký
Người đại diện theo pháp luật là lựa chọn mặc định. Giám đốc hoặc tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật thường được giới thiệu chữ ký. Cách này chắc chắn nhất, nhưng mọi văn bản mời đều phải chờ một người ký, dễ nghẽn khi người đó đi công tác.
Có thể giới thiệu thêm người được uỷ quyền. Doanh nghiệp lớn thường giới thiệu thêm một phó giám đốc hoặc giám đốc nhân sự có văn bản uỷ quyền rõ phạm vi. Uỷ quyền nên ghi cụ thể là ký văn bản mời, bảo lãnh người nước ngoài, kèm thời hạn.
Người đại diện là người nước ngoài. Ở doanh nghiệp có vốn nước ngoài, người đại diện theo pháp luật có thể chính là người nước ngoài và cũng là người đang được doanh nghiệp bảo lãnh. Không cấm, nhưng nên có thêm một người ký khác để hồ sơ của chính người đại diện không rơi vào cảnh tự ký cho mình.
Không giới thiệu người sắp nghỉ. Giới thiệu chữ ký của một người sắp chuyển công tác là tạo sẵn một lần phải thông báo lại. Khi có thay đổi nhân sự cấp cao trong kế hoạch, nên đợi ổn định rồi hãy làm.
Khi nào phải thông báo lại
Hồ sơ giới thiệu không có hạn dùng, nhưng phải cập nhật khi thông tin đã đăng ký không còn đúng. Các thay đổi thường gặp:
| Thay đổi | Ảnh hưởng | Việc nên làm |
|---|---|---|
| Đổi người đại diện theo pháp luật | Chữ ký đã giới thiệu không còn thẩm quyền | Giới thiệu chữ ký người mới trước khi ký văn bản mời tiếp theo |
| Khắc lại hoặc đổi mẫu con dấu | Con dấu trên văn bản mới không khớp mẫu đã lưu | Giới thiệu mẫu con dấu mới |
| Đổi tên doanh nghiệp | Tên trên văn bản mời khác tên trên hồ sơ đã lưu và trên thẻ của người lao động | Thông báo kèm giấy chứng nhận mới; rà lại thẻ tạm trú đang mang tên cũ |
| Chuyển trụ sở sang tỉnh, thành khác | Nơi thụ lý hồ sơ có thể đổi | Làm lại thủ tục với cơ quan xuất nhập cảnh nơi đặt trụ sở mới |
| Địa chỉ đổi tên do sắp xếp đơn vị hành chính 2025 | Tên xã, phường trên giấy tờ cũ khác thực tế | Cập nhật giấy đăng ký nếu cần, ghi chú tên cũ khi nộp |
Đổi trụ sở trong cùng tỉnh, thành thường đơn giản hơn, nhưng vẫn nên thông báo để thông tin liên lạc của bên bảo lãnh khớp với thực tế, nhất là khi cơ quan cần xác minh nơi người nước ngoài làm việc.
Văn phòng đại diện, chi nhánh và đơn vị chưa có pháp nhân
Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài không có tư cách pháp nhân như doanh nghiệp, nhưng được phép mời người nước ngoài làm việc cho chính văn phòng trong phạm vi hoạt động đã được cấp phép. Thủ tục giới thiệu tương tự: bản sao giấy phép thành lập văn phòng do cơ quan có thẩm quyền cấp, giới thiệu con dấu và chữ ký trưởng văn phòng.
Chi nhánh của doanh nghiệp Việt Nam có thể mời người làm việc tại chi nhánh nếu được doanh nghiệp giao, hoặc văn bản mời đứng tên doanh nghiệp mẹ ghi rõ nơi làm việc tại chi nhánh. Cách nào phù hợp nên hỏi trước nơi nộp, vì thực tế thụ lý có khác nhau.
Đơn vị chưa có pháp nhân, như một dự án đang chuẩn bị thành lập công ty, không tự mời được. Cách làm đúng là mời theo tên một tổ chức đã có tư cách và có quan hệ thật với chuyến đi, ví dụ đối tác Việt Nam trong dự án, hoặc để người nước ngoài sang khảo sát bằng thị thực phù hợp do chính họ xin. Không mượn pháp nhân của bên không liên quan.
Lỗi hay gặp ở lần mời đầu
Những lỗi dưới đây làm hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài, và gần như đều tránh được bằng một buổi kiểm tra nội bộ trước khi nộp:
- Soạn văn bản mời và hồ sơ giới thiệu nộp cùng lúc, trong khi văn bản mời chỉ được xét sau khi hồ sơ giới thiệu đã được tiếp nhận.
- Người ký văn bản mời không trùng người đã giới thiệu chữ ký.
- Con dấu trên văn bản mời là dấu của phòng ban, không phải dấu của doanh nghiệp.
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là bản cũ, chưa cập nhật lần thay đổi gần nhất.
- Không có ai được giao giữ tài khoản điện tử; mật khẩu nằm trong máy của nhân viên đã nghỉ.
- Doanh nghiệp có vốn nước ngoài chưa có giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc thông tin góp vốn khớp với hồ sơ người được mời theo diện đầu tư.
Gợi ý thực tế: lập một thư mục hồ sơ người nước ngoài ở cấp doanh nghiệp, giữ bản giới thiệu đã nộp, thông tin tài khoản điện tử, danh sách người được mời kèm hạn giấy tờ, và người phụ trách. Thư mục này phải sống lâu hơn nhiệm kỳ của bất kỳ nhân viên nào.
Từ hồ sơ giới thiệu đến văn bản mời đầu tiên
Doanh nghiệp chưa từng mời người nước ngoài có thể đi theo trình tự dưới đây để không bị trả hồ sơ giữa chừng:
- Chọn người ký văn bản mời, chuẩn bị văn bản uỷ quyền nếu không phải người đại diện theo pháp luật.
- Lấy bản giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới nhất, kiểm tra tên, địa chỉ, người đại diện có khớp thực tế không.
- Nộp hồ sơ giới thiệu tư cách pháp nhân, con dấu, chữ ký tại nơi có thẩm quyền; giữ giấy biên nhận.
- Nếu dự định dùng thủ tục trực tuyến, đăng ký tài khoản điện tử và giao cho một người quản lý.
- Khi hồ sơ giới thiệu đã được tiếp nhận, soạn văn bản mời đầu tiên, ký và đóng dấu đúng mẫu đã giới thiệu.
- Lưu bản sao toàn bộ hồ sơ trong thư mục chung của doanh nghiệp, kèm ghi chú ngày nộp và người nộp.
Nếu người được mời thuộc diện cần giấy phép lao động, bước làm việc với cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh nên chạy song song ngay từ bước 1, vì đó thường là khâu mất thời gian nhất.
Ví dụ giả định: xưởng cơ khí lần đầu cần một chuyên gia hàn
Ví dụ giả định: một xưởng cơ khí ở Hải Phòng ký hợp đồng gia công cho đối tác nước ngoài và cần một chuyên gia hàn sang hướng dẫn quy trình trong sáu tháng. Xưởng chưa từng có người nước ngoài; giám đốc là người duy nhất có thẩm quyền ký.
Kế toán xưởng chuẩn bị hồ sơ giới thiệu và phát hiện giấy đăng ký doanh nghiệp vẫn ghi địa chỉ theo tên phường, quận cũ. Xưởng quyết định cập nhật giấy đăng ký trước, rồi mới nộp hồ sơ giới thiệu, để mọi giấy tờ về sau cùng một địa chỉ. Giám đốc giới thiệu chữ ký của mình và uỷ quyền thêm cho phó giám đốc kỹ thuật, vì mùa cao điểm ông thường đi gặp khách.
Song song, xưởng làm hồ sơ với cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh cho vị trí chuyên gia. Khi có kết quả, văn bản mời đầu tiên được ký bởi phó giám đốc, đóng đúng dấu đã giới thiệu, và đi qua mà không phải bổ sung lần nào.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp đã làm thủ tục giới thiệu ở tỉnh cũ rồi sáp nhập tỉnh thì có phải làm lại không?
Việc sắp xếp đơn vị hành chính năm 2025 không tự làm mất hồ sơ đã nộp, nhưng tên tỉnh, xã trên giấy tờ có thể đã đổi. Doanh nghiệp nên hỏi phòng quản lý xuất nhập cảnh công an cấp tỉnh mới xem hồ sơ của mình được quản lý ra sao, và cập nhật địa chỉ nếu được yêu cầu.
Hộ kinh doanh có mời người nước ngoài được không?
Hộ kinh doanh không phải pháp nhân nên phạm vi mời, bảo lãnh hạn chế hơn doanh nghiệp, và việc sử dụng người lao động nước ngoài còn phụ thuộc quy định về giấy phép lao động. Trước khi tính chuyện mời, chủ hộ nên hỏi cơ quan quản lý xuất nhập cảnh và cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh.
Có cần giới thiệu lại chữ ký khi giám đốc chỉ đi công tác dài ngày không?
Không, vì người đó vẫn giữ thẩm quyền. Nhưng nếu trong thời gian đó doanh nghiệp cần ký văn bản mời gấp, phải có người khác đã được giới thiệu chữ ký sẵn. Đây là lý do nhiều doanh nghiệp giới thiệu hai người ngay từ đầu.
Chữ ký số có thay được chữ ký tay trên văn bản giới thiệu không?
Với các thủ tục nộp trực tuyến, chữ ký số và tài khoản điện tử được dùng theo hướng dẫn của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh. Văn bản giới thiệu mẫu chữ ký cho hồ sơ giấy vẫn có thể được yêu cầu; doanh nghiệp nên hỏi rõ tại nơi nộp để chuẩn bị cả hai nếu cần.
Doanh nghiệp giải thể thì người lao động nước ngoài đang được bảo lãnh ra sao?
Khi bên bảo lãnh không còn tồn tại, căn cứ cấp thị thực, thẻ tạm trú của người lao động cũng mất. Doanh nghiệp trước khi giải thể cần thông báo cơ quan quản lý xuất nhập cảnh, chấm dứt hợp đồng đúng luật lao động và giúp người lao động chuyển sang bên bảo lãnh mới hoặc thu xếp xuất cảnh.
Một doanh nghiệp có nhiều chi nhánh ở các tỉnh thì nộp hồ sơ giới thiệu ở đâu?
Thường doanh nghiệp làm thủ tục tại nơi đặt trụ sở chính. Với người lao động làm việc tại chi nhánh ở tỉnh khác, việc mời, gia hạn, cấp thẻ có thể liên quan cả cơ quan xuất nhập cảnh nơi chi nhánh đặt; doanh nghiệp nên hỏi trước để không phải nộp hai lần.