Khi cho người nước ngoài thuê căn hộ chung cư, chủ căn hộ cần làm việc với hai nơi khác nhau: ban quản lý (đơn vị quản lý vận hành) của toà nhà để đăng ký cư dân thuê, thẻ ra vào, gửi xe, lịch chuyển đồ; và công an cấp xã để khai báo tạm trú. Đăng ký với ban quản lý không thay cho khai báo tạm trú.
Luật Nhà ở 2023 và quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư đặt ra một bộ máy gồm hội nghị nhà chung cư, ban quản trị do cư dân bầu và đơn vị quản lý vận hành được thuê để lo việc hằng ngày. Người cư dân gặp nhiều nhất là đơn vị quản lý vận hành, thường được gọi chung là ban quản lý. Khách nước ngoài thuê căn hộ có quyền dùng phần chung như mọi cư dân, và cũng phải theo nội quy như mọi cư dân. Chủ căn hộ là người nối hai bên, vì hợp đồng mua bán và quyền biểu quyết vẫn nằm ở chủ.
Trước ngày khách dọn vào: các việc với ban quản lý
Nhiều toà nhà có quy trình riêng cho cư dân thuê. Hỏi ban quản lý từ khi bắt đầu tìm khách, để lúc khách đến mọi thứ đã sẵn.
- Thông báo cho thuê: điền mẫu đăng ký cư dân thuê của toà nhà, ghi thời hạn thuê, số người ở. Một số toà yêu cầu bản sao hợp đồng thuê hoặc trang thông tin chính, không cần cả hợp đồng.
- Cung cấp thông tin người ở theo mẫu của toà nhà. Với người nước ngoài, ban quản lý thường xin bản chụp hộ chiếu; chủ nhà nên hỏi rõ dùng vào việc gì và lưu ở đâu, rồi báo khách trước khi chuyển.
- Làm thẻ ra vào, thẻ thang máy, thẻ gửi xe: hỏi số thẻ tối đa mỗi căn, ai trả chi phí làm thẻ, thẻ cũ của khách trước đã thu hồi chưa.
- Đăng ký lịch chuyển đồ: hầu hết toà nhà quy định giờ được dùng thang máy chở hàng, yêu cầu che chắn, có khi phải đặt cọc bảo vệ phần chung.
- Xin bản nội quy mới nhất, kiểm xem có bản tiếng Anh không; nếu không, chủ nhà tự chuẩn bị bản dịch tóm tắt.
- Chốt cách trả phí dịch vụ: chủ trả hay khách trả trực tiếp, hoá đơn đứng tên ai, ban quản lý gửi thông báo phí cho ai.
Làm xong những việc này trước khi khách đến, chủ nhà tránh được cảnh khách nước ngoài mới xuống máy bay, mang theo bốn vali, bị giữ ở sảnh vì "căn này chưa đăng ký cư dân thuê".
Ban quản lý không phải nơi khai báo tạm trú
Đây là hiểu lầm phổ biến nhất ở chung cư. Ban quản lý thu thông tin cư dân để quản lý an ninh, ra vào, phí dịch vụ; đó là việc nội bộ toà nhà. Khai báo tạm trú cho người nước ngoài là nghĩa vụ theo Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam, do người quản lý nơi ở, tức chủ căn hộ, thực hiện với công an cấp xã.
Một số toà nhà hỗ trợ cư dân bằng cách nhắc nhở, hướng dẫn, hoặc làm đầu mối thu phiếu khai báo nếu chủ căn hộ uỷ quyền. Hỗ trợ đó có ích, nhưng nếu ban quản lý quên hay chậm, trách nhiệm vẫn thuộc chủ căn hộ. Khi nhờ ban quản lý, chủ nhà nên có văn bản uỷ quyền và xin lại bằng chứng đã khai, giống như khi nhờ bất kỳ ai.
Ngược lại, ban quản lý cũng không có quyền đòi chủ căn hộ nộp giấy tờ vượt quá nhu cầu quản lý toà nhà, ví dụ đòi giữ bản gốc hộ chiếu của khách, hay từ chối đăng ký cư dân thuê chỉ vì quốc tịch. Nếu gặp yêu cầu như vậy, chủ nhà có thể hỏi căn cứ trong nội quy, nêu với ban quản trị, và nếu cần, hỏi UBND cấp xã về thẩm quyền quản lý nhà chung cư trên địa bàn.
Nội quy hay gây hiểu lầm với cư dân nước ngoài
Mỗi toà nhà có nội quy khác nhau, nhưng một số nhóm quy định lặp lại ở hầu hết chung cư và hay khiến khách nước ngoài bất ngờ. Chủ nhà nên đánh dấu những điều này trong bản dịch nội quy.
| Nhóm quy định | Điều khách hay không biết | Chủ nhà nên nói trước |
|---|---|---|
| Thú nuôi | Có toà cấm, có toà giới hạn loại, bắt rọ mõm, cấm dùng thang khách | Kiểm nội quy trước khi đồng ý cho khách nuôi |
| Hút thuốc và nướng ngoài ban công | Nhiều toà cấm vì phòng cháy, khói bay sang căn khác | Nói rõ trong hợp đồng, kèm lý do an toàn |
| Sửa chữa, khoan đục | Phải đăng ký, chỉ làm trong giờ cho phép | Mọi sửa chữa do chủ nhà sắp xếp, khách không tự gọi thợ khoan |
| Phân loại rác và giờ đổ rác | Có phòng rác theo tầng, giờ thu gom, phân loại theo yêu cầu địa phương | Ghi hướng dẫn song ngữ dán gần bếp |
| Khách đến chơi, ngủ lại | Toà nhà có thể yêu cầu đăng ký khách | Nhắc rằng khách nước ngoài ngủ lại cũng phải khai báo tạm trú |
| Cho thuê lại, cho thuê ngắn ngày | Nhiều toà cấm hoặc hạn chế | Hợp đồng cấm khách cho thuê lại căn hộ |
Chủ nhà cho khách nước ngoài thuê nên đọc lại nội quy mỗi năm, vì ban quản trị có thể sửa đổi sau hội nghị nhà chung cư. Một quy định mới về thú nuôi hay giờ sửa chữa có thể làm khách đang thuê vô tình vi phạm.
Phí dịch vụ, gửi xe và những khoản ai trả
Phí quản lý vận hành. Theo nguyên tắc chung, chủ sở hữu căn hộ chịu phí này với toà nhà. Khi cho thuê, hai bên có thể thoả thuận khách trả, nhưng nếu khách không trả, ban quản lý vẫn đòi chủ căn hộ. Vì vậy nhiều chủ nhà chọn tự trả và tính vào giá thuê.
Phí gửi xe. Thường tính theo xe, đăng ký theo biển số và thẻ. Khách nước ngoài đi xe máy cần biết toà nhà có yêu cầu giấy tờ xe khi đăng ký gửi hay không; chủ nhà nên hỏi trước để khách chuẩn bị.
Kinh phí bảo trì. Là khoản chủ sở hữu đã nộp khi mua, không liên quan khách thuê. Nhưng khi toà nhà thu thêm cho sửa chữa lớn, đó cũng là việc của chủ, không đẩy sang khách nếu hợp đồng không ghi.
Điện nước của căn hộ. Ở nhiều chung cư, hoá đơn điện đứng tên chủ căn hộ hoặc do ban quản lý thu hộ. Khách nước ngoài cần được hướng dẫn trả ở đâu, trả trước ngày nào, để tránh bị cắt điện vì quên.
Chi phí làm lại thẻ. Thẻ mất, hỏng do khách thì khách chịu theo mức của toà nhà. Ghi điều này trong hợp đồng giúp tránh chuyện nhỏ thành chuyện to lúc trả nhà.
Khi có sự cố trong toà nhà
Rò nước từ căn trên, mất điện cả tầng, thang máy hỏng, báo cháy giả lúc nửa đêm: những sự cố này với cư dân Việt đã quen, nhưng khách nước ngoài thường không biết gọi ai và nói gì. Chủ nhà nên đưa cho khách ba đầu mối: lễ tân hoặc bảo vệ toà nhà cho sự cố phần chung, chủ nhà cho sự cố trong căn hộ, và số khẩn cấp 114 cho cháy nổ, 115 cho cấp cứu y tế, 113 cho an ninh trật tự. Ba số khẩn cấp này dùng được bằng tiếng Việt; khách nên có một câu tiếng Việt ngắn ghi địa chỉ để đọc khi gọi.
Với rò nước giữa hai căn, ban quản lý thường là người điều phối việc kiểm tra. Khách thuê không có thẩm quyền thoả thuận bồi thường với căn trên hay căn dưới; đó là việc của chủ căn hộ. Hợp đồng nên ghi khách báo ngay cho chủ nhà khi có sự cố, chụp ảnh, và cho phép chủ nhà hoặc thợ vào căn hộ trong thời gian hợp lý sau khi báo trước, trừ trường hợp khẩn cấp.
Diễn tập phòng cháy chữa cháy là một dịp tốt để khách làm quen lối thoát hiểm. Khi toà nhà thông báo diễn tập, chủ nhà nên dịch thông báo và nhắc khách tham gia. Một lần đi qua cầu thang thoát hiểm có giá trị hơn mọi bảng hướng dẫn treo ở hành lang.
Quyền của khách thuê nước ngoài trong toà nhà
Khách thuê có quyền dùng phần sở hữu chung như hành lang, thang máy, hồ bơi, phòng tập theo quy định của toà nhà, giống cư dân là chủ. Toà nhà không nên đặt quy định riêng hạn chế cư dân thuê theo quốc tịch. Nếu có chính sách khác biệt giữa chủ và người thuê, ví dụ chỉ chủ được tham gia hội nghị nhà chung cư, đó là phân biệt theo tư cách sở hữu, không phải theo quốc tịch.
Về quyền biểu quyết, hội nghị nhà chung cư dành cho chủ sở hữu hoặc người được chủ sở hữu uỷ quyền. Khách thuê dài hạn có thể được chủ uỷ quyền tham dự nếu chủ muốn, nhưng điều này nên viết thành văn bản, và chủ nên biết trước khách sẽ biểu quyết thế nào với các vấn đề lớn như thay đơn vị quản lý hay mức phí.
Khách nước ngoài thường ngại lên tiếng khi gặp vấn đề với ban quản lý vì rào cản ngôn ngữ. Một chủ nhà tốt đứng ra trao đổi thay khách khi cần, như cách mình bảo vệ tài sản của chính mình. Điều đó giữ cho khách ở lâu, và giữ cho căn hộ có tiếng là căn cho thuê có chủ chu đáo.
Hiểu lầm hay gặp giữa chủ căn hộ, khách thuê và ban quản lý
"Khách đã trả phí dịch vụ thì toà nhà phải làm việc với khách." Trên giấy, quan hệ với toà nhà vẫn là của chủ sở hữu. Khách trả hộ phí không biến khách thành bên có quyền thay chủ quyết định các việc về căn hộ, như sửa chữa lớn hay bồi thường với căn bên cạnh.
"Toà nhà có bảo vệ hai mươi bốn giờ nên chủ nhà khỏi lo an ninh căn hộ." Bảo vệ toà nhà lo phần chung. Khoá cửa căn hộ, két sắt, thiết bị báo cháy trong căn là việc của chủ. Khi khách mới dọn vào, đổi lõi khoá hoặc đổi mã khoá là việc nên làm đầu tiên.
"Nội quy chỉ là giấy, không ai kiểm." Ở những toà nhà có ban quản trị hoạt động tích cực, vi phạm lặp lại như nướng ngoài ban công, để đồ ở hành lang, thả chó không dây thường bị lập biên bản và thông báo cho chủ căn hộ. Mỗi lần như vậy là một lần chủ nhà phải giải thích với cả hai phía.
"Khách nước ngoài không nghe được tiếng Việt nên ban quản lý sẽ nói tiếng Anh." Nhiều toà nhà có nhân viên nói tiếng Anh, nhiều toà thì không. Thông báo dán ở thang máy, tin nhắn trong nhóm cư dân phần lớn bằng tiếng Việt. Chủ nhà nên hỏi khách có muốn được chuyển những thông báo quan trọng như cắt nước, phun thuốc muỗi, diễn tập phòng cháy không, và chuyển kèm một dòng dịch ngắn. Việc nhỏ này làm khách thấy mình không bị bỏ ra ngoài đời sống của toà nhà.
Câu hỏi thường gặp
Ban quản lý đòi bản sao hộ chiếu của khách thì chủ nhà có phải đưa không?
Ban quản lý có thể cần thông tin cư dân để quản lý ra vào và an ninh toà nhà, theo nội quy. Chủ nhà nên hỏi rõ mục đích, cách lưu trữ, và chỉ cung cấp phần cần thiết với sự đồng ý của khách. Không đưa bản gốc hộ chiếu cho bất kỳ ai giữ.
Toà nhà cấm cho thuê ngắn ngày, vậy cho người nước ngoài thuê dài hạn có bị ảnh hưởng không?
Quy định cấm thường nhắm vào cho thuê theo ngày, theo tuần qua các nền tảng đặt phòng. Cho thuê dài hạn có hợp đồng, có đăng ký cư dân thuê là hoạt động bình thường. Đọc kỹ chữ trong nội quy để biết toà nhà định nghĩa ngắn ngày là bao lâu.
Khách nước ngoài muốn lắp thêm máy lọc nước, khoan treo tranh thì có cần xin ban quản lý không?
Những việc khoan đục, lắp đặt thường phải đăng ký với ban quản lý và chỉ làm trong giờ cho phép. Khách cũng cần sự đồng ý của chủ nhà vì đây là tài sản của chủ. Hợp đồng nên ghi rõ việc nào khách tự làm được, việc nào phải hỏi trước.
Khách thuê vi phạm nội quy và bị toà nhà phạt thì ai trả?
Ban quản lý thường gửi thông báo cho chủ căn hộ vì chủ là người có quan hệ với toà nhà. Hợp đồng thuê nên ghi khách chịu các khoản phát sinh do chính khách vi phạm nội quy. Chủ nhà nên dịch thông báo cho khách và giữ bằng chứng đã nhắc.
Có nên để khách nước ngoài tự làm việc với ban quản lý không?
Với việc nhỏ như đăng ký gửi xe, đặt lịch tiện ích, để khách tự làm giúp họ chủ động. Với việc liên quan quyền của chủ như bồi thường rò nước, sửa chữa phần chung, biểu quyết, chủ nhà nên tự làm hoặc uỷ quyền rõ ràng bằng văn bản.
Khi khách trả nhà, chủ nhà phải báo gì với ban quản lý?
Báo khách chuyển đi, đăng ký lịch chuyển đồ, thu hồi và trả lại thẻ ra vào, thẻ gửi xe, chốt phí dịch vụ đến ngày trả nhà. Đồng thời cập nhật việc khách rời nơi tạm trú với công an cấp xã theo hướng dẫn, vì đó là thủ tục riêng.