Khi người nước ngoài thuê và ở trong nhà bạn, chủ nhà (hoặc người được chủ nhà giao quản lý căn nhà) phải khai báo tạm trú cho họ với công an cấp xã nơi có nhà. Khai qua trang thông tin điện tử khai báo tạm trú cho người nước ngoài hoặc bằng phiếu khai báo; với phiếu, hạn là 12 giờ kể từ khi khách đến, 24 giờ ở vùng sâu, vùng xa.
Nghĩa vụ này nằm trong Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam năm 2014, đã sửa đổi năm 2019 và 2023. Luật xếp nhà riêng vào nhóm "cơ sở lưu trú", cùng với khách sạn, nhà khách, ký túc xá. Vì vậy căn hộ cho thuê dài hạn của một gia đình bình thường cũng chịu nghĩa vụ khai báo như một khách sạn, chỉ khác ở quy mô. Phần dưới giải thích từng câu hỏi: ai khai, khai cái gì, khai khi nào, và những lần phải khai lại mà chủ nhà hay quên.
Ai là người phải khai: chủ nhà, khách hay công ty
Luật đặt trách nhiệm lên "người trực tiếp quản lý, điều hành hoạt động của cơ sở lưu trú". Với một căn nhà cho thuê, đó thường là chủ nhà. Nếu chủ nhà ở xa và giao cho em gái, cho người quản lý toà nhà, hay cho một công ty quản lý cho thuê lo việc nhà, thì người được giao đó là người khai. Điều quan trọng là phải có một người cụ thể nhận việc này, ghi rõ trong thoả thuận giữa chủ nhà và người quản lý, để không ai nghĩ rằng người kia đã làm.
Khách thuê không tự khai tạm trú cho mình ở nhà dân. Họ có nghĩa vụ xuất trình hộ chiếu và giấy tờ cư trú cho chủ nhà để chủ nhà khai. Công ty bảo lãnh của khách cũng không thay chủ nhà làm việc này, trừ khi công ty đứng ra thuê và quản lý căn nhà. Trên thực tế, nhiều trường hợp bị nhắc nhở là vì chủ nhà tưởng công ty đã lo, công ty tưởng chủ nhà đã lo, còn khách thì chẳng biết đến thủ tục này.
Có một ngoại lệ hay gặp: nếu khách thuê là người có thẻ thường trú, hoặc khách ở tại địa chỉ đã ghi sẵn trên thẻ của họ, thì cách khai có thể khác. Gặp trường hợp này, hỏi công an cấp xã trước, đừng tự đoán.
Khai cái gì: những thông tin cần có trong tay
Thông tin nhân thân của khách. Họ tên đúng như trên hộ chiếu, ngày sinh, giới tính, quốc tịch, số hộ chiếu. Chép tên theo đúng thứ tự trên trang ảnh hộ chiếu, kể cả tên đệm dài; sai một chữ là thông tin không khớp với dữ liệu xuất nhập cảnh.
Loại giấy tờ cư trú và thời hạn. Khách đang ở Việt Nam bằng thị thực, thẻ tạm trú, thẻ thường trú hay diện miễn thị thực, và giấy tờ đó cho phép ở đến ngày nào. Thông tin này nằm trên tem thị thực, thẻ tạm trú, thị thực điện tử in ra, hoặc dấu kiểm chứng nhập cảnh.
Ngày đến và dự kiến ngày đi. Ngày đến là ngày khách bắt đầu ngủ lại tại nhà, không phải ngày ký hợp đồng. Ngày đi dự kiến thường lấy theo hợp đồng thuê, nhưng không được vượt quá hạn tạm trú của khách.
Địa chỉ nơi khách ở. Ghi theo địa chỉ hành chính mới sau khi sắp xếp đơn vị năm 2025: số nhà, đường, phường hoặc xã, tỉnh hoặc thành phố. Nhiều chủ nhà vẫn ghi theo quận huyện cũ trên giấy tờ nhà; tốt nhất là đối chiếu với cách địa phương đang ghi.
Thông tin của người khai. Họ tên, số định danh, số liên lạc của chủ nhà hoặc người quản lý. Đây là người công an sẽ liên hệ khi cần xác minh, nên phải là người thật sự nắm việc.
Khai trực tuyến: các bước thường gặp
Đa số tỉnh, thành hiện cho phép khai qua trang thông tin điện tử khai báo tạm trú cho người nước ngoài do cơ quan công an quản lý. Giao diện mỗi thời kỳ có thể khác, nhưng trình tự thường như sau.
- Lần đầu, đăng ký tài khoản cho cơ sở lưu trú, tức căn nhà của bạn, với thông tin chủ nhà và địa chỉ nhà. Tài khoản thường phải được công an cấp xã xác nhận trước khi dùng.
- Khi khách dọn vào, đăng nhập, chọn khai báo mới, nhập thông tin từ hộ chiếu và giấy tờ cư trú của khách.
- Tải ảnh trang hộ chiếu hoặc giấy tờ nếu hệ thống yêu cầu, kiểm lại từng chữ trước khi gửi.
- Lưu lại bằng chứng đã khai: mã hồ sơ, ảnh chụp màn hình xác nhận, hoặc thư báo của hệ thống.
- Khi khách rời đi hoặc đổi thông tin, cập nhật theo đúng mục hệ thống có sẵn.
Nếu không dùng được trang điện tử, chủ nhà điền phiếu khai báo tạm trú và nộp trực tiếp cho công an cấp xã trong hạn 12 giờ. Mang theo hộ chiếu bản gốc hoặc bản sao rõ nét theo yêu cầu của nơi nhận. Mỗi địa phương có thể hướng dẫn thêm chi tiết; một cuộc ghé công an xã ngay tuần đầu sẽ tiết kiệm nhiều lần đi lại.
Những lần phải khai lại mà chủ nhà hay quên
Khai báo không phải việc làm một lần khi ký hợp đồng. Bất cứ khi nào người ở hoặc thông tin cư trú thay đổi, chủ nhà cần xem có phải khai lại không.
| Tình huống | Có cần khai không | Ghi chú |
|---|---|---|
| Vợ, chồng, con của khách sang ở cùng | Có, mỗi người nước ngoài một lượt khai | Hợp đồng nên buộc khách báo trước |
| Bạn bè, người thân ngủ lại vài đêm | Có, kể cả chỉ một đêm | Đây là chỗ hay bị bỏ sót nhất |
| Khách gia hạn thị thực hoặc đổi sang thẻ tạm trú | Thường phải cập nhật thông tin giấy tờ | Xin xem bản mới, chụp lưu |
| Khách đổi hộ chiếu mới | Cập nhật số hộ chiếu | Số cũ và số mới nên lưu cả hai |
| Khách đi công tác nước ngoài rồi quay lại | Thường khai lại khi khách nhập cảnh trở về | Mỗi lần nhập cảnh có dấu và hạn mới |
| Khách chuyển đi hẳn | Cập nhật việc rời đi theo hướng dẫn địa phương | Giữ bằng chứng ngày khách trả nhà |
Trường hợp khách đi nước ngoài vài tuần rồi về là trường hợp dễ nhầm: căn nhà vẫn là nhà của khách, đồ đạc vẫn ở đó, nhưng về mặt cư trú, khách đã xuất cảnh và nhập cảnh lại với một hạn tạm trú mới. Hỏi công an cấp xã cách xử lý cho đúng thay vì để nguyên thông tin cũ.
Vì sao khai báo đúng có lợi cho cả chủ nhà và khách
Với chủ nhà, khai báo đúng là lớp bảo vệ đầu tiên. Khi có sự cố, ví dụ khách gặp tai nạn, mất tích, hay có tranh chấp, cơ quan chức năng biết ngay ai đang ở trong nhà và từ bao giờ. Chủ nhà không khai báo thì không chỉ bị nhắc nhở mà còn đứng ở thế khó giải thích khi có chuyện.
Với khách, thông tin tạm trú là một phần hồ sơ cư trú của họ. Khi làm thủ tục gia hạn thị thực, cấp thẻ tạm trú, đăng ký kết hôn hay làm giấy tờ cho con, cơ quan xử lý có thể kiểm nơi ở của họ. Một khách đã sống ở nhà bạn sáu tháng mà không có dữ liệu tạm trú nào có thể gặp câu hỏi khó khi làm giấy tờ. Lúc đó họ quay lại hỏi bạn, và lỗi thường nằm ở phía chủ nhà.
Khai báo cũng giúp chủ nhà quen biết công an khu vực theo cách bình thường. Một chủ nhà có nhiều khách nước ngoài nên giữ liên hệ với công an cấp xã qua đường chính thức, hỏi khi có thay đổi quy định, thay vì chỉ gặp nhau khi có chuyện.
Hiểu lầm hay gặp về khai báo tạm trú
"Khách ở dài hạn thì không phải khai, chỉ khách sạn mới phải khai." Sai. Luật không phân biệt ngắn ngày hay dài hạn; nhà riêng là cơ sở lưu trú. Khác biệt chỉ là khách sạn khai hằng ngày còn nhà cho thuê dài hạn khai khi có người đến và khi có thay đổi.
"Đăng ký với ban quản lý chung cư là xong." Sai. Ban quản lý quản lý ra vào toà nhà; khai báo tạm trú là thủ tục với công an. Một số ban quản lý có thể hỗ trợ chủ nhà, nhưng trách nhiệm pháp lý không chuyển sang họ.
"Khách có thẻ tạm trú do công ty làm thì không cần khai nữa." Sai. Thẻ tạm trú cho phép khách ở lại Việt Nam, còn khai báo tạm trú cho biết khách đang ở đâu. Thẻ không thay việc khai.
"Khai một lần khi ký hợp đồng là đủ cho cả năm." Chỉ đúng khi không có gì thay đổi. Người ở thêm, giấy tờ mới, lần nhập cảnh mới đều có thể cần khai lại hoặc cập nhật.
"Người môi giới sẽ khai giúp." Môi giới có thể làm hộ nếu được chủ nhà giao, nhưng người chịu trách nhiệm vẫn là người quản lý nhà. Nếu nhờ, hãy xin bằng chứng đã khai.
Chuẩn bị gì để việc khai báo trơn tru
Một số chủ nhà có nhiều khách nước ngoài làm một bộ hồ sơ nhỏ cho mỗi căn: bản sao hộ chiếu và giấy tờ cư trú của từng người đang ở, ngày đến, ngày hết hạn giấy tờ, bằng chứng đã khai, và lịch nhắc gia hạn. Bộ hồ sơ này nằm cùng hợp đồng thuê, biên bản bàn giao, chứng từ tiền thuê. Khi công an kiểm tra hoặc khi khách cần xác nhận nơi ở, mọi thứ có sẵn.
Nên viết một điều khoản riêng trong hợp đồng: khách có nghĩa vụ xuất trình giấy tờ để chủ nhà khai báo, báo trước khi có người ở thêm, báo khi đổi hộ chiếu hoặc giấy tờ cư trú, và báo khi xuất cảnh dài ngày. Viết song ngữ, giải thích ngắn lý do, để khách hiểu đây là nghĩa vụ của cả hai theo luật Việt Nam chứ không phải chủ nhà làm khó.
Với chủ nhà có từ hai căn trở lên, mỗi căn là một địa chỉ cơ sở lưu trú riêng, nên tài khoản và lượt khai cũng tách theo từng địa chỉ. Đừng khai khách của căn này vào địa chỉ căn kia cho tiện; khi có kiểm tra, thông tin lệch địa chỉ còn rắc rối hơn chưa khai. Nếu hai căn nằm ở hai xã, phường khác nhau sau sắp xếp năm 2025, mỗi căn thuộc công an cấp xã nơi căn đó toạ lạc.
Cuối cùng, khi bản thân chưa chắc về một tình huống, câu hỏi đúng chỗ là công an cấp xã nơi có nhà hoặc phòng quản lý xuất nhập cảnh của công an cấp tỉnh. Quy trình kỹ thuật như giao diện trang khai báo có thể thay đổi; nguyên tắc người quản lý nhà khai cho khách thì đã ổn định nhiều năm.
Câu hỏi thường gặp
Nếu khách đến lúc nửa đêm thì hạn 12 giờ tính thế nào?
Hạn tính từ thời điểm khách đến cơ sở lưu trú, không phải từ giờ hành chính. Khách đến nửa đêm thì trong khoảng trưa hôm sau đã phải khai xong nếu khai bằng phiếu. Khai trực tuyến thì làm được ngay trong đêm, nên chủ nhà hay đón khách muộn nên dùng kênh điện tử.
Chủ nhà đang ở nước ngoài thì ai khai báo tạm trú cho khách?
Người được chủ nhà giao quản lý căn nhà tại Việt Nam là người khai. Đó có thể là người thân, người quản lý toà nhà hoặc một bên quản lý cho thuê. Nên có văn bản uỷ quyền hoặc thoả thuận ghi rõ việc này, và người được giao cần có tài khoản khai báo cho địa chỉ căn nhà.
Khách thuê là du học sinh ở ghép ba người một căn thì khai thế nào?
Mỗi người nước ngoài là một lượt khai riêng với thông tin hộ chiếu và giấy tờ cư trú của chính họ. Hợp đồng có thể chỉ một người đứng tên, nhưng khai báo phải đủ những ai thực sự ngủ lại. Khi một người dọn đi và người mới dọn đến, cập nhật cả hai.
Khai báo tạm trú có làm thay đổi gì với hợp đồng thuê nhà hay thuế không?
Khai báo tạm trú là thủ tục cư trú, không thay thế hợp đồng thuê và không phải đăng ký thuế. Tuy vậy, dữ liệu này có thể được các cơ quan đối chiếu với nhau, nên chủ nhà khai tạm trú đầy đủ cũng nên kê khai thuế cho thuê nhà đầy đủ để thông tin nhất quán.
Khách không chịu đưa hộ chiếu để khai thì chủ nhà làm gì?
Luật yêu cầu người nước ngoài xuất trình giấy tờ để được khai báo trước khi tạm trú. Chủ nhà giải thích đây là nghĩa vụ theo luật Việt Nam, có thể đưa điều khoản song ngữ trong hợp đồng cho khách đọc. Nếu khách vẫn từ chối, chủ nhà không nên giao nhà, vì không khai được thì người chịu trách nhiệm là chủ nhà.
Có cần khai báo khi khách nước ngoài chỉ đến chơi ban ngày rồi về khách sạn ngủ không?
Không. Khai báo tạm trú gắn với việc người nước ngoài ngủ lại, lưu trú tại nơi đó. Khách đến chơi, ăn tối rồi về chỗ ở của họ thì không phải khai ở nhà bạn. Nếu họ quyết định ở lại qua đêm thì khi đó mới phát sinh việc khai.