Trước khi ký hợp đồng với khách nước ngoài, chủ nhà cần xem bản gốc hộ chiếu và giấy tờ cho phép họ ở lại Việt Nam (thị thực, thẻ tạm trú, thẻ thường trú, hoặc dấu nhập cảnh diện miễn thị thực), rồi trả lời ba câu: đúng người không, được ở đến ngày nào, và ở với mục đích gì.
Chủ nhà không phải cán bộ xuất nhập cảnh và không có nghĩa vụ thẩm định giấy tờ như họ. Nhưng Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam (2014, sửa đổi 2019 và 2023) yêu cầu người quản lý nơi lưu trú xem giấy tờ trước khi cho khách ở, để khai báo tạm trú. Việc xem kỹ còn giúp chủ nhà định thời hạn hợp đồng hợp lý và phát hiện sớm những tình huống sẽ thành rắc rối sau vài tháng.
Những loại giấy tờ khách có thể đưa ra
Hộ chiếu là giấy tờ gốc, luôn phải có. Trang thông tin có ảnh, họ tên, quốc tịch, ngày sinh, số hộ chiếu, ngày hết hạn. Một số người có giấy tờ thay hộ chiếu do nước họ cấp; gặp trường hợp này, hỏi công an cấp xã cách khai trước khi nhận khách.
Đi kèm hộ chiếu là một trong mấy loại giấy cho phép cư trú. Thị thực dán vào hộ chiếu hoặc thị thực điện tử là bản điện tử khách in ra hay lưu trong điện thoại; cả hai ghi thời hạn và số lần nhập cảnh. Thẻ tạm trú là thẻ nhựa riêng, cấp cho người ở dài hạn như lao động có giấy phép, nhà đầu tư, vợ chồng con cái của người Việt hoặc của người nước ngoài đang làm việc, du học sinh. Thẻ thường trú dành cho số ít người được thường trú.
Người thuộc diện miễn thị thực không có tờ thị thực nào, chỉ có dấu kiểm chứng nhập cảnh đóng trên hộ chiếu, ghi ngày được ở đến. Người gốc Việt mang quốc tịch nước ngoài và vợ, chồng, con của công dân Việt Nam có thể có giấy miễn thị thực riêng, thời hạn dài hơn. Mỗi loại cho phép ở với thời hạn khác nhau, và đó là con số chủ nhà quan tâm nhất.
Đọc giấy tờ theo trình tự
Ngồi cùng khách, nhờ khách mở từng trang. Không cần mang hộ chiếu đi đâu; mọi việc làm được ngay tại bàn.
- So người với ảnh trên trang thông tin hộ chiếu. Kiểm tên trên hộ chiếu trùng với tên khách giới thiệu và tên sẽ ghi trên hợp đồng.
- Xem hạn hộ chiếu. Theo luật, thị thực và thẻ tạm trú được cấp ngắn hơn hạn hộ chiếu ít nhất 30 ngày, nên hộ chiếu sắp hết hạn kéo theo việc khách phải đổi hộ chiếu trước khi gia hạn được.
- Tìm giấy tờ cư trú đang có hiệu lực. Nếu có nhiều tem thị thực trong hộ chiếu, chỉ cái mới nhất có ý nghĩa; nếu có thẻ tạm trú thì thẻ là căn cứ chính.
- Đọc ngày được ở đến. Với thị thực, nhìn cả hạn thị thực lẫn dấu nhập cảnh gần nhất. Với thẻ tạm trú, đọc hạn trên thẻ. Với diện miễn thị thực, đọc ngày ghi trên dấu nhập cảnh.
- Xem mục đích. Ký hiệu thị thực và thẻ tạm trú cho biết khách ở để làm việc với doanh nghiệp (DN), lao động (LĐ), đầu tư (ĐT), thăm thân (TT), học tập (DH) hay du lịch (DL).
- Hỏi về kế hoạch gia hạn: ai bảo lãnh, dự kiến làm khi nào. Khách có công ty bảo lãnh thường trả lời được ngay.
Cả quá trình mất mười lăm phút. Ghi các con số vào một tờ riêng: số hộ chiếu, hạn hộ chiếu, loại giấy tờ cư trú, ngày được ở đến, ký hiệu mục đích.
Thời hạn hợp đồng nên khớp với giấy tờ thế nào
Không có quy định cấm ký hợp đồng thuê dài hơn hạn tạm trú, nhưng hợp đồng khớp với giấy tờ giúp cả hai bên tránh bị kẹt. Bảng dưới gợi ý cách xử lý theo từng trường hợp hay gặp.
| Giấy tờ khách đang có | Tình huống thường gặp | Cách viết hợp đồng hợp lý |
|---|---|---|
| Thẻ tạm trú còn trên một năm | Khách làm việc ổn định, có bảo lãnh rõ | Ký theo nhu cầu, kèm điều khoản báo trước khi phải rời đi |
| Thẻ tạm trú còn vài tháng | Công ty đang làm hồ sơ cấp thẻ mới | Ký theo nhu cầu, xin xem thẻ mới khi có, ghi điều khoản chấm dứt nếu không được cấp |
| Thị thực lao động hoặc doanh nghiệp ngắn hạn | Khách mới sang, đang chờ giấy phép lao động và thẻ | Ký ngắn hạn trước hoặc ký dài kèm điều khoản chấm dứt sớm |
| Thị thực du lịch hoặc diện miễn thị thực | Khách ở để tìm hiểu, chưa có việc làm | Ưu tiên thời hạn ngắn, tiền thuê trả theo kỳ ngắn |
| Giấy miễn thị thực của người gốc Việt hoặc thân nhân người Việt | Thường ở dài, gắn với gia đình | Ký theo nhu cầu, lưu bản sao giấy miễn thị thực |
Nếu khách nói "đi ra nước ngoài vài ngày rồi vào lại là có hạn mới", hãy hiểu rằng đây là cách ở lại không bền và có thể bị từ chối nhập cảnh lại bất cứ lúc nào. Chủ nhà không nên dựa hợp đồng một năm vào kế hoạch ấy.
Dấu hiệu nên dừng lại hỏi thêm
Giấy tờ cư trú đã quá hạn. Nếu ngày được ở đến đã qua, khách đang ở quá hạn. Chủ nhà không nên nhận khách trong tình trạng này; khi khai báo tạm trú, thông tin sẽ không hợp lệ. Khách cần tự giải quyết với cơ quan quản lý xuất nhập cảnh trước.
Khách chỉ đưa bản chụp, không có bản gốc. Có thể khách đang nộp hộ chiếu để làm thủ tục gia hạn hay cấp thẻ; khi đó khách thường có giấy biên nhận của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh. Không có biên nhận và không có bản gốc là lý do để hoãn.
Tên trên hộ chiếu khác tên trên hợp đồng. Người đứng hợp đồng phải là người có giấy tờ, hoặc là công ty có văn bản rõ ai sẽ ở. Đừng nhận lời "anh ký giúp, bạn anh ở".
Thị thực du lịch nhưng nói đang làm việc toàn thời gian. Chủ nhà không có trách nhiệm kiểm tra giấy phép lao động của khách, nhưng chênh lệch này báo trước khả năng khách bị buộc ngừng việc hoặc rời đi. Hợp đồng nên ngắn và cọc nên đủ.
Khách từ chối cho xem giấy tờ cư trú. Không xem được thì không khai báo được, mà không khai báo thì người chịu trách nhiệm là chủ nhà.
Lưu bản sao giấy tờ cho đúng
Chủ nhà cần thông tin hộ chiếu để khai báo tạm trú, và thường giữ một bản chụp để đối chiếu về sau. Việc này nên làm với sự đồng ý của khách, ghi luôn trong hợp đồng: chủ nhà lưu bản sao để thực hiện khai báo tạm trú và quản lý hợp đồng, không dùng vào việc khác.
Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025 đặt ra nghĩa vụ chung với bất kỳ ai thu và giữ dữ liệu cá nhân của người khác: thu vừa đủ, dùng đúng mục đích, bảo vệ khỏi rò rỉ, xoá khi không còn cần. Với chủ nhà, cách làm đơn giản là lưu bản chụp ở một nơi có mật khẩu, không gửi qua các nhóm chat đông người, không đưa cho bên thứ ba nếu không có lý do theo luật, và xoá khi đã hết thời gian cần lưu hồ sơ.
Tuyệt đối không giữ bản gốc hộ chiếu. Khách cần hộ chiếu để đi lại, làm việc với ngân hàng, gia hạn giấy tờ. Giữ hộ chiếu làm tin là trái quy định và đẩy khách vào thế không làm được thủ tục gì, kể cả thủ tục để tiếp tục ở nhà bạn.
Chủ nhà không phải là người thẩm định giấy tờ
Một chủ nhà cẩn thận đôi khi lo quá mức: thẻ có thật không, tem có bị làm giả không. Chủ nhà không có công cụ và cũng không có thẩm quyền xác minh giấy tờ như cơ quan quản lý xuất nhập cảnh. Việc của chủ nhà là xem bằng mắt, ghi đúng thông tin và khai báo. Hệ thống khai báo tạm trú của cơ quan công an sẽ đối chiếu với dữ liệu xuất nhập cảnh; thông tin không khớp sẽ được xử lý theo đường của công an.
Nếu có điều bất thường rõ ràng, như ảnh không giống người, giấy tờ có dấu tẩy xoá, khách lúng túng với chính tên mình, chủ nhà có quyền không cho thuê, và có thể trao đổi với công an cấp xã. Ngoài những trường hợp đó, hãy đối xử với mọi khách như nhau, xem cùng một bộ giấy tờ, hỏi cùng một bộ câu, không hỏi thêm vì quốc tịch hay màu da của người đối diện.
Đối xử như nhau cũng là cách tự bảo vệ: khi có tranh chấp, chủ nhà có thể chứng minh mình đã làm đúng một quy trình với mọi khách, không phải chọn lọc theo cảm tính.
Khi giấy tờ của khách thay đổi giữa thời gian thuê
Một hợp đồng một hai năm gần như chắc chắn đi qua ít nhất một lần khách đổi giấy tờ: thị thực ngắn hạn chuyển sang thẻ tạm trú, thẻ cũ hết hạn và được cấp thẻ mới, hộ chiếu hết trang hoặc hết hạn phải đổi tại cơ quan đại diện của nước khách. Mỗi lần như vậy, số hộ chiếu, ngày được ở đến hay ký hiệu mục đích có thể thay đổi, và thông tin chủ nhà đã khai không còn khớp.
Cách làm gọn là đặt một mốc nhắc trước ngày hết hạn chừng một tháng. Đến mốc, nhắn khách hỏi tình trạng hồ sơ gia hạn. Khách có giấy tờ mới thì xin xem bản gốc, chụp lưu, cập nhật thông tin khai báo theo hướng dẫn của công an cấp xã. Khách chưa có giấy tờ mới và hạn sắp hết thì hỏi rõ: đang chờ kết quả, sẽ xuất cảnh rồi quay lại, hay sẽ rời hẳn. Câu trả lời quyết định chủ nhà có cần chuẩn bị tìm khách mới hay không.
Thời gian khách nộp hộ chiếu để làm thủ tục thường kéo dài vài ngày tới vài tuần. Trong thời gian đó, khách chỉ có giấy biên nhận; chủ nhà nên chụp lại biên nhận này cùng hồ sơ. Nếu đến hạn mà khách vẫn chưa được cấp và không có biên nhận nào, đó là lúc chủ nhà nên nói chuyện thẳng thắn, vì một người ở quá hạn trong nhà mình là tình huống bất lợi cho cả hai.
Câu hỏi thường gặp
Thị thực còn hạn nhưng dấu nhập cảnh ghi ngày ở đến sớm hơn thì tin cái nào?
Hai mốc này nói hai chuyện khác nhau: thị thực là quyền được nhập cảnh trong khoảng thời gian ghi trên đó, còn dấu kiểm chứng nhập cảnh ghi thời hạn tạm trú của lần vào này. Chủ nhà nên lấy mốc sớm hơn làm ngày khách cần gia hạn, và hỏi khách kế hoạch gia hạn trước mốc đó.
Khách đang nộp hộ chiếu ở cơ quan xuất nhập cảnh để gia hạn thì có cho thuê được không?
Được, nếu khách có giấy biên nhận hồ sơ do cơ quan quản lý xuất nhập cảnh cấp và bản chụp hộ chiếu. Chủ nhà nên hỏi công an cấp xã cách khai báo trong thời gian khách chưa nhận lại hộ chiếu, rồi cập nhật khi khách có giấy tờ mới.
Chủ nhà có phải kiểm tra giấy phép lao động của khách thuê không?
Không. Giấy phép lao động là việc giữa người lao động, doanh nghiệp tuyển dụng và cơ quan quản lý lao động. Chủ nhà chỉ cần giấy tờ nhân thân và giấy tờ cư trú để khai báo tạm trú. Tuy vậy, biết khách làm việc cho ai và trong tình trạng nào giúp chủ nhà định hợp đồng hợp lý hơn.
Khách là trẻ em đi cùng bố mẹ thì có phải xem hộ chiếu riêng của trẻ không?
Có. Trẻ em nước ngoài cũng có hộ chiếu hoặc được ghi chung theo quy định của nước mình, và có giấy tờ cư trú riêng tại Việt Nam. Mỗi trẻ là một người nước ngoài tạm trú cần được khai báo, nên chủ nhà cần thông tin riêng của từng trẻ.
Có nên đòi khách cung cấp lý lịch tư pháp hay thư giới thiệu không?
Luật không yêu cầu, và với khách thuê nhà ở, đòi lý lịch tư pháp thường quá mức cần thiết. Thư xác nhận của công ty, hợp đồng lao động hay thư giới thiệu của chủ nhà cũ là những thứ khách có thể cung cấp tự nguyện. Chủ nhà nên hỏi như nhau với mọi khách và chỉ giữ những gì thật sự cần.
Khách người gốc Việt có giấy miễn thị thực thì khai báo như người nước ngoài hay như công dân?
Nếu khách vào Việt Nam bằng hộ chiếu nước ngoài, khách là người nước ngoài về mặt cư trú, khai báo theo luật về người nước ngoài. Nếu khách còn quốc tịch Việt Nam và dùng giấy tờ Việt Nam, việc cư trú theo luật cư trú của công dân. Không chắc thì hỏi công an cấp xã.