Cho người nước ngoài thuê nhà dài hạn ở Việt Nam là hợp pháp và khá phổ biến, nhưng chủ nhà gánh thêm ba việc mà khi cho người Việt thuê ít ai để ý: kiểm hộ chiếu và giấy tờ cư trú của khách trước khi giao chìa khoá, khai báo tạm trú cho khách với công an cấp xã, và giữ hợp đồng, tiền thuê, thuế cho thật rõ ràng vì khách có thể rời Việt Nam bất cứ lúc nào.
Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam (2014, sửa đổi 2019 và 2023) coi nhà riêng là một loại cơ sở lưu trú. Nghĩa là khi một người nước ngoài ngủ lại trong căn nhà bạn cho thuê, bạn đứng ở vị trí giống người quản lý một khách sạn nhỏ về mặt khai báo. Bài này đi theo đúng trình tự một hợp đồng thuê: trước khi ký, lúc dọn vào, trong thời gian ở và ngày trả nhà. Mỗi chặng có các bài chi tiết riêng trong danh mục này.
Vì sao cho người nước ngoài thuê khác cho người Việt thuê
Với khách Việt, căn cước là đủ để biết người thuê là ai, và nếu có chuyện, chủ nhà biết họ có quê quán, có người thân, có tài sản trong nước. Với khách nước ngoài, mọi mối nối đó mỏng hơn. Quyền ở lại Việt Nam của họ phụ thuộc vào một tờ thị thực hoặc một tấm thẻ tạm trú có ngày hết hạn. Công việc của họ thường gắn với một giấy phép lao động có thời hạn. Nếu công ty chấm dứt hợp đồng, họ có thể phải rời đi trong vài tuần.
Điều đó không làm khách nước ngoài thành khách rủi ro hơn. Phần lớn chuyên gia, giáo viên, vợ chồng của người Việt thuê nhà nhiều năm, trả tiền đều, giữ nhà sạch. Nhưng nó đổi trọng tâm công việc của chủ nhà: thay vì lo khách có trả tiền hay không, bạn lo hồ sơ có khớp nhau hay không. Hạn hợp đồng thuê có vượt quá hạn được ở lại của khách không. Tiền cọc có đủ che một tháng chuyển đi vội không. Hợp đồng có ghi người liên hệ khi khách ở nước ngoài không.
Thứ khác nữa là ngôn ngữ. Khách đọc hợp đồng qua bản dịch, nghe nội quy qua người môi giới, hiểu tiền điện theo cách nước họ tính. Hiểu lầm nhỏ ở tháng đầu, như ai trả phí quản lý hay có được nuôi mèo không, dễ thành tranh cãi lớn ở tháng thứ mười. Chủ nhà làm rõ từ đầu bằng chữ viết, có bản tiếng Anh hoặc tiếng của khách, thì ít phải giải thích về sau.
Trước khi ký: năm việc phải xong trên giấy
Phần lớn rắc rối với khách nước ngoài bắt nguồn từ những ngày trước khi ký, khi hai bên còn vui vẻ và ngại hỏi kỹ. Thứ tự dưới đây đi từ giấy tờ của khách tới giấy tờ của nhà.
- Xem bản gốc hộ chiếu và trang có thị thực hoặc thẻ tạm trú, so ảnh với người đứng trước mặt, ghi lại số hộ chiếu, quốc tịch, ngày hết hạn. Chụp lưu bản sao với sự đồng ý của khách; không giữ bản gốc.
- Xem hạn được ở lại: thị thực, thẻ tạm trú hoặc dấu kiểm chứng nhập cảnh ghi ngày khách phải rời đi nếu không gia hạn. Hỏi khách định gia hạn thế nào và ai bảo lãnh cho họ.
- Hỏi ai trả tiền nhà: chính khách, công ty của khách, hay vợ chồng người Việt của khách. Nếu công ty trả, hợp đồng có thể do công ty đứng tên, và đó là một chủ thể khác về thuế, hoá đơn.
- Kiểm giấy tờ nhà của chính mình: giấy chứng nhận quyền sở hữu, giấy uỷ quyền nếu bạn cho thuê thay người thân, nội quy chung cư nếu là căn hộ. Khách nước ngoài, nhất là công ty của họ, thường xin bản sao những giấy này.
- Thống nhất ngôn ngữ và đồng tiền của hợp đồng: bản nào có giá trị khi hai bản lệch nhau, tiền thuê ghi bằng đồng Việt Nam và trả vào đâu.
Năm việc này mất chừng một buổi. Bỏ qua một việc, ví dụ không xem hạn thị thực, có thể dẫn tới tình huống khách bị buộc rời Việt Nam giữa hợp đồng còn bạn giữ một căn nhà trống với tháng tiền chưa trả.
Ngày dọn vào: khai báo tạm trú và biên bản bàn giao
Việc gấp nhất của ngày dọn vào là khai báo tạm trú. Luật cư trú của người nước ngoài yêu cầu người quản lý cơ sở lưu trú, ở đây là chủ nhà hoặc người được chủ nhà giao quản lý, khai báo cho khách với công an cấp xã nơi có nhà. Khai qua trang thông tin điện tử khai báo tạm trú do cơ quan công an quản lý, hoặc bằng phiếu khai báo nộp trực tiếp. Khai bằng phiếu thì hạn là 12 giờ kể từ khi khách đến, ở vùng sâu, vùng xa là 24 giờ. Nhiều chủ nhà nhầm rằng khách tự đi khai, hoặc công ty của khách lo việc này. Không phải vậy.
Việc thứ hai là biên bản bàn giao. Đi một vòng cùng khách, ghi tình trạng từng phòng, chụp ảnh tường, sàn, thiết bị, ghi chỉ số đồng hồ điện, nước, đếm chìa khoá và thẻ ra vào. Biên bản nên song ngữ và có chữ ký hai bên. Đây là căn cứ duy nhất để trừ cọc khi trả nhà; thiếu nó, mọi vết xước đều thành chuyện lời qua tiếng lại.
Việc thứ ba là giới thiệu khách với những người họ sẽ gặp: bảo vệ, ban quản lý toà nhà, tổ trưởng tổ dân phố nếu là nhà trong hẻm. Một lời giới thiệu của chủ nhà giúp khách được đón nhận như một hàng xóm, chứ không như một người lạ đi ra đi vào.
Trong thời gian thuê: những việc lặp lại
Theo dõi hạn giấy tờ của khách. Ghi ngày hết hạn thị thực hoặc thẻ tạm trú vào lịch của bạn và nhắc khách trước chừng một tháng. Khi khách gia hạn hoặc đổi thẻ, xin xem bản mới và cập nhật thông tin khai báo nếu cơ quan công an yêu cầu.
Khai báo cả người ở thêm. Vợ con của khách sang thăm, bạn bè ngủ lại vài đêm, người nhà từ nước ngoài sang ở một tháng đều là người nước ngoài tạm trú tại nhà bạn. Họ cũng cần được khai báo. Hợp đồng nên có điều khoản khách báo trước cho chủ nhà khi có người ở thêm.
Nhận tiền có chứng từ. Tiền thuê nhận qua chuyển khoản ngân hàng, bằng đồng Việt Nam, có nội dung ghi kỳ thuê. Chứng từ này dùng cho cả việc kê khai thuế lẫn khi có tranh chấp.
Kê khai và nộp thuế cho thuê nhà. Cá nhân cho thuê tài sản có doanh thu vượt ngưỡng theo quy định phải kê khai thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân với cơ quan thuế nơi có nhà. Ngưỡng và kỳ khai thay đổi theo luật thuế hiện hành, nên kiểm lại mỗi năm.
Sửa chữa đúng hẹn. Máy lạnh hỏng giữa mùa nóng, nước rò từ trần là những việc khách nước ngoài ít tự xoay được vì không biết thợ, không nói được tiếng Việt. Chủ nhà phản hồi nhanh là lý do lớn nhất để khách gia hạn hợp đồng thêm năm nữa.
Hàng xóm, ban quản lý và khu đông người nước ngoài
Ở khu đông người nước ngoài, như vài phường ven sông ở TP.HCM, các khu đô thị mới ở Hà Nội, khu ven biển Đà Nẵng hay các vùng công nghiệp ở Đồng Nai, Bắc Ninh, hàng xóm đã quen với khách thuê nước ngoài. Ở khu dân cư thuần Việt, một khách nước ngoài dọn đến là chuyện cả xóm để ý. Họ không quen tiếng chó sủa lúc năm giờ sáng, tiếng loa đám cưới, giờ đổ rác; hàng xóm không quen tiệc nướng ngoài sân tới khuya.
Chủ nhà là người duy nhất nói được với cả hai phía. Một tờ hướng dẫn song ngữ để trong nhà, ghi giờ thu rác, chỗ để xe, giờ nên giữ yên tĩnh, cách phân loại rác, giúp khách tránh phần lớn va chạm. Khi có phàn nàn, chủ nhà nghe hàng xóm trước, chuyển lời cho khách bằng giọng trung tính, không quy cho quốc tịch, rồi báo lại cho hàng xóm việc đã nói. Chuyện tiếng ồn hiếm khi cần tới công an nếu có người đứng giữa.
Với căn hộ chung cư, ban quản lý thường đòi đăng ký cư dân thuê, cấp thẻ ra vào, thẻ gửi xe. Việc đăng ký này không thay cho khai báo tạm trú với công an; đó là hai thủ tục khác nhau, của hai nơi khác nhau.
Ngày trả nhà: các khoản và ai chịu
Ngày trả nhà là lúc dễ căng thẳng nhất, nhất là khi khách đã đặt vé rời Việt Nam. Nên hẹn kiểm nhà trước ngày bay ít nhất vài ngày, đối chiếu với biên bản bàn giao lúc dọn vào.
| Khoản | Cách xử lý thường gặp | Ghi chú cho chủ nhà |
|---|---|---|
| Tiền điện, nước, internet kỳ cuối | Chốt chỉ số ngày trả nhà, tạm giữ một phần cọc đến khi có hoá đơn | Ghi rõ trong hợp đồng để khách không thấy bị giữ tiền vô cớ |
| Hư hỏng ngoài hao mòn tự nhiên | Trừ cọc theo chi phí sửa thực tế, có hoá đơn hoặc ảnh | Sơn tường cũ đi sau hai năm là hao mòn, không phải hư hỏng |
| Đồ đạc khách để lại | Hỏi bằng tin nhắn, có trả lời bằng chữ trước khi xử lý | Không tự ý bán đồ của khách khi chưa có đồng ý |
| Chìa khoá, thẻ ra vào | Thu đủ, đối chiếu số lượng trong biên bản | Thẻ mất thì trừ chi phí làm lại theo mức của ban quản lý |
| Hoàn cọc | Chuyển khoản phần còn lại vào tài khoản khách chỉ định | Nếu khách đã về nước, chuyển vào tài khoản trong nước khách chỉ định bằng văn bản |
Sau khi khách đi, cập nhật việc khách rời nơi tạm trú theo hướng dẫn của công an cấp xã nơi có nhà. Lưu hợp đồng, biên bản, chứng từ tiền ít nhất vài năm vì cơ quan thuế có thể hỏi lại.
Những lỗi chủ nhà hay mắc
Lỗi phổ biến nhất là giữ hộ chiếu của khách "làm tin". Không ai có quyền giữ giấy tờ tuỳ thân của người khác trái quy định, và khách không có hộ chiếu thì không làm được thủ tục gì, kể cả gia hạn thị thực để ở tiếp nhà bạn. Muốn bảo đảm, hãy dùng tiền cọc và hợp đồng, không dùng giấy tờ của người ta.
Lỗi thứ hai là ghi giá thuê bằng đô la Mỹ hoặc nhận tiền mặt ngoại tệ. Quy định quản lý ngoại hối của Việt Nam không cho phép định giá, thanh toán bằng ngoại tệ giữa hai bên trong nước trừ một số trường hợp được phép. Hợp đồng ghi đô la còn gây tranh cãi mỗi khi tỷ giá biến động.
Lỗi thứ ba là để người môi giới làm hết rồi không kiểm lại. Môi giới có thể lo hợp đồng, dịch thuật, dẫn khách, nhưng trách nhiệm khai báo tạm trú và nộp thuế vẫn là của chủ nhà. Lỗi thứ tư, ít ai nghĩ tới, là ký hợp đồng một năm với người có thị thực chỉ còn hai tháng mà không có điều khoản nào cho tình huống khách không gia hạn được. Một điều khoản chấm dứt sớm rõ ràng bảo vệ cả hai bên.
Câu hỏi thường gặp
Người nước ngoài có được thuê nhà riêng, nhà trong hẻm không, hay chỉ được thuê căn hộ?
Người nước ngoài cư trú hợp pháp được thuê nhà ở, gồm nhà riêng, nhà phố, nhà trong hẻm và căn hộ. Luật không giới hạn loại nhà được thuê. Giới hạn chỉ đặt ra với việc người nước ngoài mua và sở hữu nhà, là chuyện khác. Chủ nhà chỉ cần bảo đảm khai báo tạm trú và hợp đồng rõ ràng.
Khách thuê là vợ hoặc chồng của người Việt thì chủ nhà còn phải khai báo tạm trú không?
Vẫn phải. Nghĩa vụ khai báo gắn với việc một người nước ngoài tạm trú tại nhà bạn, không phụ thuộc người đó kết hôn với ai. Người Việt trong gia đình đó đăng ký cư trú theo luật cư trú của công dân, còn người nước ngoài khai báo theo luật về người nước ngoài. Hai việc làm song song.
Cho công ty thuê để công ty bố trí chuyên gia nước ngoài ở thì ai khai báo tạm trú?
Người trực tiếp quản lý nơi chuyên gia ở có trách nhiệm khai báo. Nếu bạn vẫn quản lý căn nhà, bạn khai; nếu hợp đồng giao cho công ty toàn quyền quản lý và công ty là bên làm thủ tục, nên ghi rõ điều đó trong hợp đồng và xin công ty cung cấp bằng chứng đã khai. Hỏi công an cấp xã khi còn chưa rõ.
Có bắt buộc công chứng hợp đồng thuê nhà với người nước ngoài không?
Theo Luật Nhà ở, hợp đồng thuê nhà ở không bắt buộc công chứng hay chứng thực, trừ khi các bên muốn làm. Với khách nước ngoài, một số công ty bảo lãnh hoặc ngân hàng của khách có thể đề nghị công chứng để dùng hợp đồng làm giấy tờ chứng minh nơi ở. Đó là thoả thuận, không phải nghĩa vụ chung.
Khách nước ngoài muốn ký hợp đồng dài hơn thời hạn thị thực của họ thì có được không?
Hai bên được thoả thuận thời hạn thuê, luật không cấm. Nhưng khách chỉ được ở lại trong thời hạn giấy tờ cho phép. Cách an toàn là ký thời hạn bạn mong muốn, kèm điều khoản: nếu khách không được gia hạn hoặc phải rời Việt Nam thì báo trước một khoảng thời gian, hai bên thanh lý theo cách đã ghi sẵn.
Chủ nhà có được từ chối cho thuê vì quốc tịch của khách không?
Chủ nhà có quyền chọn khách, nhưng nên chọn theo tiêu chí liên quan đến việc thuê: giấy tờ hợp lệ, khả năng trả tiền, số người ở, nhu cầu nuôi thú. Đánh giá theo quốc tịch vừa không công bằng vừa dễ bỏ lỡ khách tốt. Những gì cần kiểm thì kiểm như nhau với mọi khách.