Hợp đồng thuê nhà với người nước ngoài vẫn theo Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Nhà ở 2023 như mọi hợp đồng thuê khác, nhưng nên có thêm vài điều khoản riêng: ai là bên thuê, khi nào được chấm dứt sớm vì phải rời Việt Nam, liên lạc và hoàn tiền khi khách đã ở nước ngoài, nghĩa vụ phối hợp khai báo tạm trú, và bản ngôn ngữ nào có giá trị.
Những điều khoản này không làm hợp đồng phức tạp hơn; chúng chỉ viết sẵn câu trả lời cho các tình huống mà với khách Việt hiếm gặp, còn với khách nước ngoài thì xảy ra đều đặn: công ty điều chuyển người sang nước khác, thị thực không được gia hạn, khách về nước gấp vì gia đình. Phần dưới đi qua từng điều khoản, kèm cách viết gợi ý bằng lời thường. Hợp đồng cụ thể nên nhờ luật sư hoặc người có chuyên môn rà lại.
Bên thuê là ai: cá nhân hay công ty
Nhiều chuyên gia nước ngoài ở nhà do công ty thuê. Khi đó có hai cách: công ty đứng tên hợp đồng và bố trí nhân viên ở, hoặc nhân viên tự ký và công ty trả tiền hay hoàn tiền cho nhân viên. Hai cách dẫn tới hai bộ quyền nghĩa vụ khác hẳn nhau.
Nếu công ty đứng tên, công ty là bên chịu trách nhiệm trả tiền, bồi thường hư hỏng, và thường cần hoá đơn hoặc chứng từ để hạch toán. Hợp đồng nên ghi rõ tên người sẽ ở, cách đổi người ở khi công ty điều chuyển nhân viên, và ai làm đầu mối liên lạc hằng ngày. Chủ nhà nên nhận được giấy tờ pháp lý của công ty và văn bản cử người ký nếu người ký không phải người đại diện theo pháp luật.
Nếu cá nhân đứng tên, khách là người chịu mọi nghĩa vụ, kể cả khi công ty ngừng trả tiền. Chủ nhà có thể đề nghị thêm một điều khoản về người liên hệ ở công ty, nhưng công ty không có nghĩa vụ gì với chủ nhà nếu không ký. Với vợ chồng mà một người là người Việt, có thể để cả hai cùng đứng tên bên thuê; việc này giúp chủ nhà có một bên thuê có địa chỉ, giấy tờ ổn định trong nước.
Điều khoản chấm dứt sớm khi khách phải rời Việt Nam
Nêu rõ những lý do được chấm dứt sớm. Thường gồm: không được gia hạn thị thực hoặc thẻ tạm trú, bị chấm dứt hợp đồng lao động, bị công ty điều chuyển ra nước ngoài. Có văn bản chứng minh như thư của công ty hay quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
Thời gian báo trước. Hai bên tự thoả thuận, phổ biến là một đến hai tháng. Thời gian này nên ngắn hơn thời gian báo trước khi chấm dứt vì lý do khác, để khách không bị ép trả tiền cho một ngôi nhà mình buộc phải rời.
Hệ quả về tiền. Ghi rõ chấm dứt sớm có lý do hợp lệ thì cọc được hoàn sau khi trừ các khoản theo biên bản, không phạt thêm; chấm dứt không có lý do thì áp dụng điều khoản phạt mà hai bên đã thoả thuận.
Thời gian tối thiểu. Nhiều chủ nhà thêm điều kiện điều khoản này chỉ áp dụng sau một số tháng đầu, vì chi phí sửa sang, môi giới cho một khách mới khá lớn. Đây là chỗ để thương lượng, không có con số chuẩn.
Chiều ngược lại. Hợp đồng cũng nên ghi khi chủ nhà phải lấy lại nhà sớm, ví dụ bán nhà, thì báo trước bao lâu và bồi thường thế nào. Khách nước ngoài thường hỏi điểm này vì họ khó tìm nhà mới nhanh.
Liên lạc, thông báo và hoàn tiền khi khách ở xa
Khi khách đã về nước, mọi việc phải làm từ xa: báo sửa chữa, gửi thông báo chấm dứt, nhận cọc. Hợp đồng nên chốt trước các kênh và cách làm.
| Nội dung | Nên ghi trong hợp đồng | Lý do |
|---|---|---|
| Kênh nhận thông báo chính thức | Một địa chỉ thư điện tử của mỗi bên, thông báo gửi qua đó có giá trị | Tin nhắn qua ứng dụng dễ mất, khó làm chứng cứ |
| Người liên hệ khẩn cấp | Một người ở Việt Nam và một người ở nước khách, kèm quan hệ với khách | Khi khách ốm, mất liên lạc, chủ nhà biết hỏi ai |
| Tài khoản hoàn cọc | Khách chỉ định bằng văn bản tài khoản ngân hàng trong nước để nhận | Tránh tranh cãi khi khách đã đóng tài khoản hoặc rời đi |
| Đồ đạc để lại sau khi trả nhà | Thời hạn khách nhận lại, sau đó chủ nhà được xử lý theo cách đã ghi | Không để đồ của khách thành gánh nặng vô hạn |
| Người được uỷ quyền nhận nhà | Khách có thể uỷ quyền cho người khác bàn giao, nhận cọc | Khách thường bay trước ngày kiểm nhà |
Điều khoản về liên lạc tưởng là thủ tục, nhưng trong các tranh chấp với khách đã rời Việt Nam, đó thường là điều khoản duy nhất giúp chủ nhà chứng minh mình đã thông báo đúng.
Phối hợp khai báo tạm trú và người ở thêm
Khai báo tạm trú là nghĩa vụ của người quản lý nơi ở, nhưng chủ nhà không thể làm nếu khách không đưa giấy tờ. Hợp đồng nên có một điều khoản ngắn: bên thuê xuất trình hộ chiếu, giấy tờ cư trú để bên cho thuê khai báo; báo trước khi có người nước ngoài ở thêm, kể cả ngủ lại một đêm; báo khi đổi hộ chiếu, giấy tờ cư trú hoặc xuất cảnh dài ngày.
Điều khoản này nên đi kèm giới hạn số người ở thường xuyên. Không phải để làm khó, mà vì số người quyết định mức hao mòn, tiền điện nước, và cả nghĩa vụ khai báo. Khách đổi bạn cùng phòng nhiều lần mà chủ nhà không biết là tình huống hay gặp với nhóm thuê chung.
Với căn hộ chung cư, thêm nghĩa vụ tuân thủ nội quy toà nhà và gửi kèm bản dịch nội quy làm phụ lục. Phần lớn rắc rối giữa khách nước ngoài với ban quản lý đến từ việc khách chưa bao giờ đọc nội quy bằng thứ tiếng mình hiểu.
Ngôn ngữ của hợp đồng và bản nào có giá trị
Hợp đồng song ngữ Việt – Anh, hoặc Việt và ngôn ngữ của khách, là cách làm phổ biến. Câu hỏi quan trọng là khi hai bản lệch nhau thì bản nào thắng. Luật để hai bên tự thoả thuận; nhiều hợp đồng ghi bản tiếng Việt có giá trị ưu tiên vì hợp đồng thực hiện tại Việt Nam và nếu có tranh chấp, toà án hoặc cơ quan giải quyết ở Việt Nam sẽ làm việc bằng tiếng Việt.
Ghi bản tiếng Việt ưu tiên thì chủ nhà có trách nhiệm đạo lý là để bản dịch chính xác. Một bản dịch sai có thể bị coi là đã làm khách hiểu nhầm. Nên nhờ người dịch có chuyên môn, và để khách có thời gian đọc, hỏi lại trước khi ký.
Với hợp đồng do công ty nước ngoài soạn sẵn bằng tiếng Anh, chủ nhà cần một bản tiếng Việt để chính mình hiểu đủ. Đừng ký một văn bản mình chỉ đọc qua bản dịch miệng của môi giới; nhiều điều khoản về hoàn cọc, sửa chữa lớn, gia hạn tự động thường nằm ở trang cuối.
Một chi tiết nhỏ nhưng hay sinh chuyện là cách ghi tên. Tên người nước ngoài nên chép đúng như trên hộ chiếu, cả họ, tên và tên đệm, theo đúng thứ tự in trên trang ảnh, không phiên âm sang tiếng Việt. Địa chỉ căn nhà thì ghi theo tên đơn vị hành chính mới sau khi sắp xếp năm 2025, có thể kèm tên cũ trong ngoặc để khách đối chiếu với giấy tờ cũ của công ty. Hai chi tiết này khớp thì hợp đồng dùng được cho ngân hàng, cơ quan thuế và cả hồ sơ cư trú của khách.
Luật áp dụng, hoà giải và tranh chấp
Hợp đồng thuê nhà ở tại Việt Nam được điều chỉnh bởi pháp luật Việt Nam, chủ yếu là Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Nhà ở 2023. Ghi điều khoản chọn luật nước ngoài cho một căn nhà ở Việt Nam thường không có ý nghĩa thực tế và dễ gây tranh cãi về hiệu lực. Ghi rõ luật Việt Nam là cách gọn nhất.
Trước khi tính đến toà án, hợp đồng nên có một bước thương lượng trong một khoảng thời gian, và nêu khả năng nhờ hoà giải ở cơ sở hoặc hoà giải viên. Luật Hoà giải ở cơ sở năm 2013 cho phép tổ hoà giải ở khu dân cư giúp các bên tự thoả thuận; với chuyện tiếng ồn, sửa chữa, tiền điện nước, đây thường là con đường nhanh hơn nhiều.
Tranh chấp có yếu tố nước ngoài đưa ra toà thường kéo dài hơn vụ thông thường, vì việc tống đạt giấy tờ cho người đã về nước rất mất thời gian. Đây là lý do hợp đồng tốt quan trọng hơn mọi phương án kiện tụng: cọc đủ, biên bản rõ, liên lạc rõ thì hiếm khi phải đi tới toà.
Các phụ lục nên đính kèm hợp đồng
Phần thân hợp đồng nói nguyên tắc; phụ lục là nơi ghi chi tiết để hai bên tra lại khi cần. Với khách nước ngoài, phụ lục càng rõ thì càng ít phải giải thích qua điện thoại bằng thứ tiếng không ai thạo.
- Biên bản bàn giao có ảnh từng phòng, danh mục đồ đạc, chỉ số đồng hồ điện nước, số chìa khoá và thẻ ra vào, song ngữ, có chữ ký hai bên.
- Bảng các khoản chi phí hằng tháng: tiền thuê, điện, nước, internet, phí quản lý, phí gửi xe, ai trả khoản nào, trả vào ngày nào, theo hoá đơn nào.
- Bản dịch nội quy toà nhà hoặc quy ước của khu dân cư, nếu có, kèm giờ thu rác, chỗ để xe, giờ yên tĩnh.
- Danh sách người ở với họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu, cập nhật mỗi khi có thay đổi.
- Hướng dẫn sử dụng thiết bị như máy nước nóng, bếp từ, cầu dao tổng, van nước, cách xử lý khi mất điện, kèm thông tin cách báo sự cố cho chủ nhà.
- Bản sao giấy tờ nhà và giấy uỷ quyền nếu người ký cho thuê không phải chủ sở hữu, để khách và công ty của khách yên tâm về người mình ký với.
Phụ lục không cần đẹp, chỉ cần đủ và có ngày tháng. Khi cập nhật, ví dụ thêm người ở hay đổi mức phí quản lý, làm một phụ lục mới có chữ ký hai bên thay vì sửa tay lên bản cũ. Đến ngày trả nhà, chính tập phụ lục này là thứ hai bên mở ra đối chiếu, và nó giúp việc hoàn cọc diễn ra trong một buổi thay vì vài tuần nhắn tin qua lại giữa hai múi giờ.
Câu hỏi thường gặp
Có nên ghi điều khoản phạt nhiều tháng tiền nhà nếu khách chấm dứt sớm không?
Hai bên được thoả thuận phạt vi phạm theo Bộ luật Dân sự, nhưng điều khoản quá nặng thường khiến khách không ký hoặc tìm cách bỏ đi không báo. Mức phạt hợp lý đi kèm thời gian báo trước và ngoại lệ cho lý do chính đáng thường giúp chủ nhà thu được tiền đều hơn và ít tranh chấp hơn.
Hợp đồng do công ty của khách soạn có điều khoản chấm dứt sớm rất rộng thì chủ nhà nên làm gì?
Đọc kỹ những lý do được chấm dứt, thời gian báo trước và thời gian tối thiểu trước khi điều khoản được dùng. Chủ nhà có quyền đề nghị sửa, ví dụ thêm thời gian tối thiểu hoặc yêu cầu văn bản chứng minh. Đó là thương lượng bình thường, công ty thường quen với việc này.
Khách muốn đưa thêm điều khoản trọng tài nước ngoài vào hợp đồng thì có được không?
Về nguyên tắc các bên có thể thoả thuận phương thức giải quyết tranh chấp, nhưng với hợp đồng thuê nhà ở giá trị vừa phải, trọng tài nước ngoài thường tốn kém và không thực tế cho cả hai. Hỏi luật sư trước khi đồng ý; phần lớn chủ nhà chọn thương lượng, hoà giải rồi toà án ở Việt Nam.
Chữ ký điện tử có dùng được cho hợp đồng thuê nhà với khách đang ở nước ngoài không?
Luật Giao dịch điện tử năm 2023 công nhận giá trị của hợp đồng điện tử và chữ ký điện tử theo các điều kiện của luật. Với hợp đồng thuê nhà ở, nhiều bên vẫn chọn ký bản giấy khi khách đến nhận nhà để tránh tranh cãi. Nếu ký từ xa, giữ đầy đủ thư từ trao đổi và bản đã ký của hai bên.
Có cần ghi quốc tịch của khách trong hợp đồng không?
Nên ghi họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu như trên giấy tờ, vì đó là thông tin để xác định đúng người. Ghi quốc tịch không phải để đối xử khác, mà để hợp đồng khớp với giấy tờ dùng khi khai báo tạm trú và khi có thủ tục với ngân hàng, cơ quan thuế.
Khách xin thêm điều khoản cho phép nuôi chó mèo thì nên ghi thế nào?
Ghi rõ loại và số con, trách nhiệm vệ sinh, tiêm phòng theo quy định địa phương, bồi thường hư hỏng do thú gây ra, và việc tuân thủ nội quy toà nhà nếu là chung cư. Có thể thoả thuận thêm khoản cọc riêng cho thú nuôi. Ghi bằng chữ ngay từ đầu đỡ hơn nhiều so với cãi nhau khi trả nhà.