Người nước ngoài mất hộ chiếu ở Việt Nam phải làm theo ba chặng: trình báo mất với công an nơi mất hoặc nơi cư trú để có giấy xác nhận; đến cơ quan đại diện nước mình xin hộ chiếu mới hoặc giấy thông hành khẩn cấp; rồi đến cơ quan quản lý xuất nhập cảnh để giải quyết thị thực hoặc thẻ tạm trú cho giấy tờ mới. Thiếu chặng cuối, người đó có hộ chiếu mới trong tay nhưng vẫn không xuất cảnh được, vì hộ chiếu mới không có dấu nhập cảnh hay thị thực nào.
Thứ tự này áp dụng cho cả khách du lịch, chuyên gia đang làm việc, vợ hoặc chồng của người Việt. Cái khác nhau là ai đứng ra làm cùng: doanh nghiệp bảo lãnh, chủ nhà hay gia đình. Bài này viết cho người Việt đang giúp, và cho người nước ngoài đọc được tiếng Việt.
Ba chặng từ lúc phát hiện mất đến lúc ra sân bay
Mỗi chặng cần kết quả của chặng trước, nên đừng đảo thứ tự, kể cả khi sứ quán ở ngay gần nhà.
- Tìm lại và khoanh vùng. Gọi lại khách sạn, quán, hãng xe đã đi trong ngày; hỏi bảo vệ toà nhà. Nhiều hộ chiếu "mất" thật ra bỏ quên ở quầy lễ tân hoặc cửa hàng điện thoại khi làm sim.
- Trình báo công an. Đến công an cấp xã nơi nghi bị mất hoặc nơi đang cư trú, khai rõ thời gian, địa điểm, hoàn cảnh. Xin giấy xác nhận trình báo hoặc biên bản; nếu là bị trộm, cướp thì đó là đơn trình báo tội phạm.
- Đến cơ quan đại diện. Mang giấy xác nhận của công an, ảnh chân dung, bản chụp hộ chiếu cũ nếu có, giấy tờ tuỳ thân khác. Cơ quan đại diện quyết định cấp hộ chiếu mới hay giấy thông hành khẩn cấp chỉ dùng để về nước.
- Giải quyết thị thực. Mang hộ chiếu mới và giấy xác nhận mất đến cơ quan quản lý xuất nhập cảnh để được cấp thị thực, xác nhận tạm trú hoặc thẻ tạm trú tương ứng, hoặc thủ tục cho phép xuất cảnh.
- Báo cho những nơi đã lưu số hộ chiếu cũ. Ngân hàng, nhà mạng, chủ nhà, doanh nghiệp, hãng hàng không đã đặt vé.
Thời gian của chặng hai và chặng ba phụ thuộc vào từng nước và từng thời điểm; không có con số chung. Người có chuyến bay sắp tới nên báo hãng sớm để đổi chuyến.
Trình báo công an: vì sao không bỏ qua được bước này
Nhiều người nghĩ chỉ cần đến sứ quán là xong. Thực tế gần như mọi cơ quan đại diện đều yêu cầu bằng chứng đã báo mất với chính quyền sở tại. Cơ quan quản lý xuất nhập cảnh Việt Nam cũng cần giấy này để biết hộ chiếu cũ — tờ đang gắn với thị thực và lần nhập cảnh — đã không còn hiệu lực sử dụng, tránh bị người khác dùng lại.
Nơi tiếp nhận là công an cấp xã. Từ tháng 7/2025 cả nước thôi tổ chức các huyện cũ, công an xã, phường là đầu mối gần dân nhất; nếu bị mất ở sân bay, nhà ga thì báo với lực lượng công an tại đó. Người Việt đi cùng nên giúp khai đúng: mất lúc nào, ở đâu, có bị trộm hay chỉ thất lạc. Khai "bị trộm" khi thật ra chỉ thất lạc sẽ làm hồ sơ phức tạp hơn mà không có lợi gì.
Giữ giấy xác nhận như giữ hộ chiếu: chụp lại, cất bản gốc. Bảo hiểm du lịch, nếu có quyền lợi chi phí làm lại giấy tờ, cũng đòi đúng tờ giấy này.
Hộ chiếu mới hay giấy thông hành khẩn cấp
Cơ quan đại diện thường đưa ra hai lựa chọn. Chọn loại nào phụ thuộc kế hoạch của người nước ngoài: ở lại tiếp hay về nước ngay.
| Hộ chiếu mới | Giấy thông hành khẩn cấp | |
|---|---|---|
| Dùng để | Đi lại bình thường, ở lại Việt Nam, xin thị thực, thẻ tạm trú mới | Thường chỉ dùng cho một chuyến về nước hoặc về nơi cư trú |
| Hợp với ai | Người đang làm việc, sống lâu dài, vợ hoặc chồng người Việt | Khách du lịch sắp hết chuyến, người cần về gấp |
| Ở lại Việt Nam tiếp được không | Được, sau khi giải quyết thị thực | Thường không phù hợp để ở lâu |
| Thời gian chờ | Tuỳ nước; có nước phải gửi hồ sơ về trong nước | Thường nhanh hơn |
Một số nước cấp hộ chiếu tạm thời có hiệu lực ngắn. Người đang có thẻ tạm trú dài hạn nên hỏi kỹ: thẻ mới có cấp vào hộ chiếu tạm thời không, hay phải chờ hộ chiếu chính thức.
Chặng cuối: thị thực và thẻ tạm trú gắn với hộ chiếu cũ
Thị thực Việt Nam, kể cả thị thực điện tử, được cấp gắn với số hộ chiếu. Dấu kiểm chứng nhập cảnh cũng nằm trên hộ chiếu cũ. Vì vậy khi có hộ chiếu mới, người nước ngoài phải đến cơ quan quản lý xuất nhập cảnh — Cục Quản lý xuất nhập cảnh hoặc phòng quản lý xuất nhập cảnh công an cấp tỉnh nơi cư trú — để được giải quyết. Theo Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam (2014, sửa đổi 2019, 2023), cơ quan, tổ chức, cá nhân mời, bảo lãnh có trách nhiệm phối hợp làm thủ tục.
Với người có thẻ tạm trú, thẻ là giấy tờ riêng, không dán vào hộ chiếu, nên nếu thẻ không mất thì thẻ còn hiệu lực về nguyên tắc; nhưng thông tin số hộ chiếu trên hồ sơ cần cập nhật. Nếu mất cả ví lẫn thẻ, phải làm thủ tục cấp lại thẻ, do chính người bảo lãnh nộp hồ sơ.
Với khách du lịch miễn thị thực hay thị thực điện tử, chặng này thường là xin thị thực hoặc giấy tờ cho phép xuất cảnh theo hộ chiếu mới. Người Việt giúp nên mang theo bản in vé máy bay, nơi lưu trú, giấy xác nhận mất và hộ chiếu mới. Quy định về hồ sơ có thể thay đổi; hãy tra trên cổng dịch vụ công quốc gia hoặc trang của Cục Quản lý xuất nhập cảnh trước khi đi.
Vai trò của từng người Việt bên cạnh
Doanh nghiệp bảo lãnh. Cử người đi cùng nhân viên đến công an và cơ quan xuất nhập cảnh, chuẩn bị văn bản của doanh nghiệp vì hồ sơ thị thực lao động, thẻ tạm trú do doanh nghiệp đứng tên đề nghị. Báo cho bộ phận nhân sự cập nhật số hộ chiếu trong giấy phép lao động và hồ sơ bảo hiểm.
Chủ nhà. Cung cấp xác nhận người đó đang ở nhà mình và đã được khai báo tạm trú. Khi có hộ chiếu mới, cần khai báo lại thông tin tạm trú theo số hộ chiếu mới để hệ thống khớp.
Vợ hoặc chồng người Việt. Nếu người nước ngoài đang ở theo diện thăm thân, người Việt là người bảo lãnh, nên trực tiếp đứng tên các đề nghị với cơ quan xuất nhập cảnh. Mang theo giấy chứng nhận kết hôn.
Bạn bè, đồng nghiệp. Phiên dịch, đưa đi, giúp chụp ảnh chân dung đúng chuẩn của sứ quán. Không giữ hộ, không chuyển tiền "phí làm nhanh" cho bất kỳ ai tự giới thiệu là người quen của sứ quán hay công an.
Trường hợp riêng: trẻ em, người hai quốc tịch, nước không có sứ quán ở Việt Nam
Trẻ em nước ngoài mất hộ chiếu. Cha mẹ hoặc người giám hộ đứng ra trình báo và làm thủ tục. Cơ quan đại diện của nhiều nước yêu cầu sự đồng ý của cả cha và mẹ khi cấp hộ chiếu cho trẻ; nếu một người đang ở nước ngoài, cần hỏi trước về giấy đồng ý từ xa, vì đây thường là chỗ hồ sơ bị chờ lâu nhất.
Con của gia đình đa quốc tịch. Trẻ mang cả quốc tịch Việt Nam và quốc tịch nước ngoài có thể đã nhập cảnh bằng hộ chiếu nước ngoài. Khi mất, hướng xử lý phụ thuộc vào hộ chiếu đã dùng để nhập cảnh; nên hỏi cơ quan quản lý xuất nhập cảnh trước khi chọn làm lại hộ chiếu nào, tránh lệch thông tin giữa hai hồ sơ.
Nước không có cơ quan đại diện tại Việt Nam. Một số nước giao việc lãnh sự cho cơ quan đại diện ở nước lân cận hoặc nhờ một nước khác hỗ trợ. Người nước ngoài có thể phải gửi hồ sơ, thậm chí đi sang nước khác để nhận giấy tờ; khi đó việc xin giấy cho phép xuất cảnh ở Việt Nam cần chuẩn bị sớm hơn.
Người đang có vụ việc chưa xong. Nếu người nước ngoài đang bị tạm hoãn xuất cảnh vì một vụ việc pháp lý hay nghĩa vụ thuế, hộ chiếu mới không làm thay đổi quyết định đó. Đây là chuyện riêng, cần giải quyết với cơ quan đã ra quyết định.
Lỗi hay gặp khiến hồ sơ kéo dài
Kinh nghiệm của nhiều người từng giúp bạn bè nước ngoài cho thấy những lỗi lặp đi lặp lại sau:
- Đến thẳng sứ quán mà chưa có giấy xác nhận của công an, phải quay lại.
- Báo mất ở một nơi rồi khai nơi mất khác ở chỗ khác, thông tin không khớp.
- Lấy hộ chiếu mới xong là ra sân bay, bị dừng vì không có thị thực hay dấu nhập cảnh.
- Tìm lại được hộ chiếu cũ sau khi đã báo mất nhưng vẫn dùng tiếp; hộ chiếu đã báo mất thường bị huỷ giá trị, dùng lại có thể bị giữ ở cửa khẩu.
- Không báo hãng bay, mất vé vì không đổi chuyến kịp.
- Không cập nhật số hộ chiếu với ngân hàng, nhà mạng, rồi không xác thực được tài khoản.
Nếu tìm lại hộ chiếu cũ sau khi đã báo mất, hãy hỏi cơ quan đại diện cách xử lý thay vì tự dùng lại.
Phòng mất hộ chiếu khi sống lâu ở Việt Nam
Người nước ngoài sống lâu ít khi phải mang hộ chiếu theo người hằng ngày. Bản chụp, thẻ tạm trú và một giấy tờ tuỳ thân khác thường đủ cho phần lớn giao dịch thường ngày; hộ chiếu gốc chỉ cần khi làm thủ tục với cơ quan, ngân hàng, khi đi máy bay hoặc lưu trú ở nơi mới. Để hộ chiếu ở nhà, trong chỗ cố định, giảm hẳn nguy cơ mất.
Một thói quen nhỏ nhưng có ích: chụp tất cả trang có dấu, có thị thực mỗi lần đi về, lưu vào một thư mục riêng. Khi mất, cơ quan đại diện và cơ quan xuất nhập cảnh đều làm nhanh hơn nếu biết ngày nhập cảnh gần nhất, loại thị thực, số thẻ tạm trú.
Doanh nghiệp nhiều chuyên gia nước ngoài nên có quy định: không giữ hộ chiếu của nhân viên — giữ giấy tờ tuỳ thân của người lao động là hành vi bị Bộ luật Lao động 2019 cấm — nhưng lưu bản chụp có sự đồng ý, để khi có sự cố là có ngay hồ sơ.
Câu hỏi thường gặp
Người nước ngoài mất hộ chiếu có được ở lại Việt Nam trong lúc chờ cấp lại không?
Có, việc ở lại trong thời gian chờ là bình thường, miễn là thời hạn tạm trú cũ chưa hết. Nếu thời hạn sắp hết trong lúc chờ sứ quán, cần báo sớm với cơ quan quản lý xuất nhập cảnh và người bảo lãnh để được hướng dẫn, tránh rơi vào tình trạng quá hạn.
Báo mất hộ chiếu ở công an phường hay ở cơ quan xuất nhập cảnh?
Bước trình báo ban đầu làm ở công an cấp xã nơi mất hoặc nơi cư trú. Cơ quan quản lý xuất nhập cảnh là nơi giải quyết thị thực, thẻ tạm trú cho hộ chiếu mới ở chặng sau. Một số nơi có thể hướng dẫn khác; hỏi ngay công an khu vực.
Mất cả hộ chiếu và thẻ tạm trú thì làm thế nào?
Báo mất cả hai trong cùng lần trình báo. Sau khi có hộ chiếu mới, người bảo lãnh — doanh nghiệp, cơ quan hoặc vợ chồng người Việt — nộp hồ sơ đề nghị cấp lại thẻ tạm trú tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh nơi đã cấp thẻ hoặc nơi cư trú.
Người Việt có giữ hộ chiếu của bạn nước ngoài được không?
Giữ hộ khi chính người đó nhờ thì không cấm, nhưng nên có giấy nhận rõ ràng và trả ngay khi họ cần. Doanh nghiệp giữ hộ chiếu của người lao động để ràng buộc họ là hành vi bị pháp luật lao động cấm.
Thị thực điện tử có tự chuyển sang hộ chiếu mới không?
Không có cơ chế tự chuyển. Thị thực điện tử cấp theo số hộ chiếu đã khai, nên khi đổi hộ chiếu, người nước ngoài phải làm thủ tục với cơ quan quản lý xuất nhập cảnh để được cấp thị thực hoặc giấy tờ cho phép xuất cảnh phù hợp.
Có nên nhờ dịch vụ làm nhanh hộ chiếu cho người nước ngoài không?
Hộ chiếu chỉ do cơ quan có thẩm quyền của nước mang quốc tịch cấp; không ai ở Việt Nam làm hộ được. Người tự nhận làm nhanh, đòi chuyển tiền trước thường là lừa đảo. Hãy liên hệ trực tiếp cơ quan đại diện qua kênh chính thức của họ.