Cho người nước ngoài thuê nhà không làm thay đổi bản chất nghĩa vụ thuế của chủ nhà: cá nhân có doanh thu cho thuê tài sản vượt ngưỡng do luật quy định phải nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân tính trên doanh thu, kê khai với cơ quan thuế quản lý nơi có nhà. Điều khác là khách nước ngoài, nhất là khi công ty đứng tên, thường cần chứng từ và hoá đơn, và có thể đề nghị khai thay.
Khung pháp lý gồm Luật Quản lý thuế 2019, Luật Thuế thu nhập cá nhân và Luật Thuế giá trị gia tăng 2024; quy định chi tiết về ngưỡng doanh thu, tỷ lệ và kỳ khai do các văn bản hướng dẫn quy định và đã thay đổi nhiều lần, riêng giai đoạn 2025–2026 có nhiều điều chỉnh với cá nhân và hộ kinh doanh. Vì vậy bài này chỉ nói nguyên lý và trình tự; con số cụ thể chủ nhà cần tra trên cổng thông tin của cơ quan thuế hoặc hỏi cơ quan thuế nơi có nhà vào thời điểm kê khai.
Thuế tính trên doanh thu, không trên lợi nhuận
Điều đầu tiên nhiều chủ nhà bất ngờ: với cá nhân cho thuê tài sản, thuế tính theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu, tức tổng tiền thuê nhận được, không trừ chi phí sửa nhà, mua nội thất, trả lãi vay. Cách tính này đơn giản cho cả chủ nhà lẫn cơ quan thuế, nhưng có nghĩa là chủ nhà không thể "khai lỗ" vì năm đó phải sửa nhà nhiều.
Doanh thu tính thuế gồm tiền thuê và các khoản thu thêm gắn với việc cho thuê mà chủ nhà được hưởng, như tiền dịch vụ dọn dẹp do chủ nhà cung cấp. Tiền điện nước chủ nhà thu hộ đúng theo hoá đơn của nhà cung cấp thường không phải doanh thu của chủ nhà, nhưng cần chứng từ để chứng minh là thu hộ. Tiền cọc chưa phải doanh thu khi nhận, vì còn phải hoàn; nếu sau này chủ nhà giữ một phần cọc vì khách vi phạm, phần giữ lại có thể phải tính như một khoản thu.
Cho thuê nhiều căn thì cộng doanh thu tất cả các căn để xét ngưỡng. Nhiều người nhầm rằng mỗi căn dưới ngưỡng thì không phải nộp; thực tế ngưỡng xét trên tổng doanh thu của cá nhân trong năm. Hai vợ chồng cùng đứng tên một căn thì có thể cử một người đại diện kê khai, theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
Ai kê khai trong từng kiểu hợp đồng
Luật Quản lý thuế cho phép tổ chức thuê tài sản của cá nhân khai thuế thay, nộp thuế thay cho cá nhân nếu hợp đồng có thoả thuận. Với khách nước ngoài, điều này dẫn tới vài kiểu sắp xếp hay gặp.
| Kiểu hợp đồng | Ai thường kê khai | Chủ nhà cần làm gì |
|---|---|---|
| Cá nhân người nước ngoài tự thuê | Chủ nhà tự kê khai | Đăng ký, khai và nộp theo kỳ đã chọn với cơ quan thuế nơi có nhà |
| Công ty Việt Nam hoặc doanh nghiệp có vốn nước ngoài đứng tên thuê | Công ty có thể khai thay nếu hợp đồng thoả thuận | Ghi rõ điều khoản khai thay, nhận chứng từ công ty đã nộp |
| Văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài thuê cho nhân viên | Tuỳ thoả thuận; nhiều nơi để chủ nhà tự khai | Hỏi rõ trước khi ký, ghi vào hợp đồng |
| Thuê qua một bên quản lý cho thuê | Bên quản lý có thể làm hộ theo uỷ quyền | Người chịu nghĩa vụ vẫn là chủ nhà; xin bằng chứng đã khai, đã nộp |
Khi công ty khai thay, giá thuê trong hợp đồng phải ghi rõ đã gồm thuế hay chưa. Ghi "giá thuê đã bao gồm thuế, bên thuê khai và nộp thay" thì tiền chủ nhà thực nhận là giá thuê trừ phần thuế. Ghi "giá thuê chưa bao gồm thuế" thì công ty phải trả thêm phần thuế. Hai cách đều hợp lệ; chỉ cần hai bên hiểu giống nhau.
Khi công ty nước ngoài cần hoá đơn
Công ty thuê nhà cho chuyên gia thường cần hoá đơn để tính chi phí hợp lệ. Cá nhân cho thuê nhà không tự phát hành hoá đơn như doanh nghiệp, nhưng có thể đề nghị cơ quan thuế cấp hoá đơn theo từng lần phát sinh sau khi đã khai và nộp thuế cho khoản thu đó. Quy trình cụ thể, mẫu đơn và kênh nộp do cơ quan thuế hướng dẫn và đã được điện tử hoá nhiều phần.
Thời điểm là chỗ hay vướng. Công ty muốn hoá đơn ngay khi trả tiền, còn chủ nhà phải khai, nộp rồi mới xin được. Hợp đồng nên ghi thời hạn chủ nhà cung cấp hoá đơn sau khi nhận tiền, đủ để chủ nhà làm thủ tục, thay vì hứa "có hoá đơn ngay". Một số công ty chọn cách khai thay để tự chủ động; khi đó chủ nhà ký uỷ quyền hoặc hợp đồng có điều khoản khai thay, công ty làm thủ tục với cơ quan thuế.
Một tình huống khác: khách cá nhân nhưng công ty hoàn tiền nhà cho họ, và công ty yêu cầu hoá đơn đứng tên công ty. Đây là chuyện giữa khách và công ty của khách. Chủ nhà chỉ xuất được chứng từ đúng với hợp đồng đã ký; nếu cần đứng tên công ty thì hợp đồng phải do công ty ký từ đầu.
Trình tự một năm thuế của chủ nhà cho thuê
Không có mốc chung cho mọi người vì kỳ khai phụ thuộc cách chủ nhà chọn và quy định hiện hành. Trình tự dưới đây là khung để chủ nhà sắp việc.
- Đầu năm hoặc khi ký hợp đồng mới: kiểm lại quy định hiện hành về ngưỡng doanh thu, tỷ lệ, kỳ khai trên cổng thông tin của cơ quan thuế.
- Khi ký hợp đồng: xác định ai kê khai, giá đã gồm thuế hay chưa, có cần hoá đơn hay không, ghi vào hợp đồng.
- Mỗi kỳ thanh toán hoặc mỗi năm, tuỳ cách đã đăng ký: lập tờ khai dựa trên doanh thu thực nhận, đính kèm hợp đồng khi được yêu cầu.
- Nộp thuế qua kênh của cơ quan thuế hoặc ngân hàng, giữ chứng từ nộp.
- Khi hợp đồng thay đổi giá, gia hạn hoặc chấm dứt sớm: khai bổ sung hoặc điều chỉnh theo hướng dẫn.
- Lưu hợp đồng, phụ lục, chứng từ nhận tiền, chứng từ nộp thuế trong thời gian luật yêu cầu.
Nếu thấy việc này nặng, chủ nhà có thể nhờ người làm dịch vụ kế toán hoặc đại lý thuế làm hộ; nhưng như mọi uỷ quyền khác, người chịu nghĩa vụ trước cơ quan thuế vẫn là chủ nhà.
Những chỗ chủ nhà hay sai
Khai thấp giá thuê. Ghi hai hợp đồng, một giá thật, một giá thấp để khai thuế, là cách làm có rủi ro cao: khi có tranh chấp, hợp đồng giá thấp có thể được dùng làm căn cứ, còn tiền đi qua ngân hàng thì lộ ra giá thật. Ngoài rủi ro thuế, chủ nhà còn mất chỗ dựa pháp lý.
Không khai vì khách trả tiền mặt. Nghĩa vụ thuế phát sinh từ việc cho thuê. Dữ liệu khai báo tạm trú, hợp đồng, chứng từ của công ty khách đều có thể là căn cứ đối chiếu.
Nhầm thuế của khách với thuế của chủ nhà. Thuế thu nhập cá nhân của chuyên gia nước ngoài từ tiền lương là việc giữa họ và công ty. Thuế của chủ nhà là thuế trên tiền cho thuê. Công ty trả tiền nhà như một khoản phúc lợi cho nhân viên không làm chủ nhà phải nộp thay thuế của nhân viên.
Quên khai khi gia hạn hay đổi giá. Gia hạn hợp đồng với giá mới là một thay đổi doanh thu; nên cập nhật tờ khai theo hướng dẫn thay vì để nguyên số cũ.
Tin lời môi giới "nhà cho người nước ngoài thuê thì miễn thuế". Không có quy định miễn thuế chỉ vì bên thuê là người nước ngoài. Quốc tịch của khách không làm thay đổi nghĩa vụ thuế của chủ nhà.
Chủ nhà sống ở nước ngoài hoặc cho thuê qua người nhà
Một số chủ nhà đang sống ở nước ngoài và giao người thân ở Việt Nam quản lý căn nhà cho thuê. Nghĩa vụ thuế vẫn gắn với người có quyền cho thuê và hưởng tiền, tức chủ sở hữu, dù người đó đang ở đâu. Người thân được uỷ quyền có thể làm thủ tục hộ, nhưng cần văn bản uỷ quyền rõ ràng, và tiền thuê nên đi vào tài khoản đúng người hưởng để khớp với tờ khai.
Nếu chủ nhà là cá nhân không cư trú tại Việt Nam theo luật thuế, cách tính và kê khai có thể khác với người cư trú. Đây là tình huống nên hỏi cơ quan thuế hoặc người có chuyên môn, vì nó liên quan cả luật thuế Việt Nam lẫn luật của nước chủ nhà đang sống.
Đi kèm nghĩa vụ thuế là nghĩa vụ khai báo tạm trú cho khách nước ngoài: người thân ở Việt Nam quản lý căn nhà thì cũng là người khai. Hai việc này nên do cùng một người nắm, để thông tin về người ở, thời gian ở và tiền thuê khớp nhau. Khi giao việc, chủ nhà nên lập một bảng theo dõi chung: căn nào, khách nào, hợp đồng từ ngày nào đến ngày nào, tiền thuê bao nhiêu, đã khai tạm trú chưa, đã khai thuế kỳ nào. Một bảng như thế đủ để người ở xa nắm được tình hình mà không phải hỏi từng việc.
Khi nào cho thuê không còn là cho thuê tài sản đơn thuần
Một căn nhà cho một gia đình nước ngoài thuê dài hạn là cho thuê tài sản. Nhưng khi chủ nhà mua thêm vài căn, chia phòng cho thuê theo tháng, kèm dọn phòng hằng tuần, thay ga giường, lễ tân nhận khách, hoạt động bắt đầu giống kinh doanh dịch vụ lưu trú hơn là cho thuê nhà. Ranh giới này quan trọng vì kinh doanh lưu trú có thể phải đăng ký hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp, đáp ứng điều kiện về an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy, và cách tính thuế khác với cho thuê tài sản.
Không có một con số căn hay số phòng làm mốc chung cho mọi trường hợp; cơ quan thuế và cơ quan cấp phép xem bản chất hoạt động: thời hạn thuê, dịch vụ đi kèm, cách quảng bá, cách thu tiền. Chủ nhà cho người nước ngoài thuê theo tháng trong các căn hộ dịch vụ tự vận hành nên hỏi cơ quan thuế và UBND cấp xã nơi có nhà xem mình thuộc nhóm nào, trước khi mở rộng.
Về khai báo tạm trú, cả hai trường hợp đều phải khai cho khách nước ngoài. Khác biệt là cơ sở kinh doanh lưu trú thường có khách ra vào nhiều, nên cần một người chuyên trách khai báo hằng ngày và một quy trình chặt hơn so với một căn nhà cho thuê dài hạn.
Câu hỏi thường gặp
Cho người nước ngoài thuê dưới ngưỡng doanh thu thì có phải làm gì với cơ quan thuế không?
Dưới ngưỡng thì không phải nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân cho khoản cho thuê đó, nhưng tuỳ quy định hiện hành, chủ nhà có thể vẫn phải kê khai hoặc thông báo doanh thu. Ngưỡng đã được điều chỉnh trong các luật thuế mới, nên kiểm lại vào thời điểm ký hợp đồng.
Công ty khai thay thì chủ nhà có cần giữ giấy tờ gì không?
Có. Chủ nhà nên giữ hợp đồng có điều khoản khai thay, chứng từ công ty đã nộp thuế thay, và đối chiếu số tiền thực nhận với số trên chứng từ. Nếu công ty chậm nộp hoặc nộp thiếu, cơ quan thuế vẫn có thể làm việc với chủ nhà, nên chứng từ là thứ bảo vệ chủ nhà.
Tiền thuê công ty trả thẳng cho chủ nhà thay nhân viên thì có phải khai khác không?
Về phía chủ nhà, đó vẫn là doanh thu cho thuê, khai như bình thường. Điều cần rõ là bên thuê trong hợp đồng là ai. Nếu nhân viên ký mà công ty trả, nên có văn bản ba bên hoặc ghi chú trong hợp đồng để chứng từ khớp với người ký.
Cho thuê nhà kèm dịch vụ dọn phòng, giặt ủi thì thuế có khác không?
Khi chủ nhà cung cấp thêm dịch vụ, khoản thu đó có thể bị xếp vào nhóm hoạt động khác với tỷ lệ thuế khác, và nếu làm thường xuyên với quy mô lớn, hoạt động có thể gần với kinh doanh dịch vụ lưu trú. Nên hỏi cơ quan thuế cách khai trước khi đưa dịch vụ vào giá.
Chủ nhà làm thủ tục thuế ở đâu sau khi sắp xếp lại bộ máy năm 2025?
Cá nhân cho thuê tài sản kê khai với cơ quan thuế quản lý địa bàn nơi có bất động sản cho thuê. Sau khi sắp xếp bộ máy và đơn vị hành chính, tên và phạm vi các cơ quan thuế cơ sở đã thay đổi; tra trên cổng thông tin của ngành thuế hoặc hỏi tại UBND cấp xã nơi có nhà để biết đúng nơi.