Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam mà không có giấy phép lao động (và không thuộc diện miễn có xác nhận) có thể bị buộc xuất cảnh hoặc trục xuất theo pháp luật về xuất nhập cảnh; doanh nghiệp sử dụng người đó bị xử lý theo quy định, mất khả năng đăng ký bảo hiểm, ký hợp đồng hợp lệ, và gánh rủi ro tự chịu khi có tai nạn lao động hay tranh chấp.
Ít doanh nghiệp chủ ý thuê người không phép. Phần lớn trường hợp đến từ sự chủ quan: chuyên gia sang "hỗ trợ vài tuần" kéo dài thành vài tháng, giáo viên dạy trong lúc chờ giấy, người được nhận qua bên trung gian mà không ai kiểm, người đổi chức danh mà giấy phép không đổi. Bài này kể các kịch bản thường gặp, hậu quả theo nguyên lý luật, và cách một doanh nghiệp tự rà để biết mình có đang ở trong tình huống đó không.
Làm việc không phép gồm những trường hợp nào
"Không có giấy phép" không chỉ là chưa từng xin. Theo cách hiểu của Bộ luật Lao động 2019 và thực tế kiểm tra, các trường hợp sau đều có thể bị coi là làm việc không có giấy phép hợp lệ: chưa có giấy phép mà đã làm; giấy phép đã hết hạn mà vẫn làm; giấy phép đã hết hiệu lực vì hợp đồng chấm dứt, vì làm không đúng nội dung giấy phép; làm cho một doanh nghiệp không phải doanh nghiệp được ghi trên giấy phép.
Người thuộc diện miễn nhưng chưa làm thủ tục xác nhận hoặc thông báo theo quy định cũng rơi vào vùng rủi ro, vì khi kiểm tra không có giấy tờ chứng minh diện miễn. Cũng như vậy với người làm việc ngắn ngày vượt quá khoảng thời gian được miễn.
Song song là câu chuyện thị thực. Người nhập cảnh bằng thị thực du lịch, miễn thị thực du lịch hay thị thực thăm thân mà đi làm là sai mục đích nhập cảnh theo luật về nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài (2014, sửa 2019, 2023). Vi phạm này độc lập với giấy phép lao động: có giấy phép mà dùng sai thị thực vẫn là vi phạm.
Doanh nghiệp đôi khi nghĩ rằng chỉ người lao động mới chịu trách nhiệm vì họ là người làm việc. Thực tế luật đặt nghĩa vụ lên người sử dụng lao động: chính doanh nghiệp xin giấy phép, bảo lãnh thị thực, và chịu trách nhiệm về việc sử dụng người không phép.
Hậu quả cho từng bên, theo nguyên lý
Bảng dưới không nêu mức xử phạt cụ thể (thay đổi theo văn bản hiện hành), chỉ nêu loại hậu quả mỗi bên có thể gặp.
| Bên | Hậu quả có thể gặp | Hệ quả kéo theo |
|---|---|---|
| Người lao động nước ngoài | Bị buộc xuất cảnh hoặc trục xuất; bị xử lý vi phạm về cư trú nếu sai mục đích thị thực | Khó được cấp thị thực, giấy phép ở Việt Nam về sau; gián đoạn công việc và gia đình |
| Doanh nghiệp sử dụng | Bị xử lý vi phạm hành chính về lao động và về bảo lãnh, có thể kèm biện pháp bổ sung theo quy định | Bị kiểm tra rộng hơn; ảnh hưởng hồ sơ xin giấy phép cho người khác; rủi ro uy tín với đối tác |
| Người trực tiếp quyết định tuyển | Trách nhiệm nội bộ, có thể liên đới tuỳ vụ việc | Mất lòng tin của ban lãnh đạo, đối tác nước ngoài |
| Bên trung gian đưa người đến | Tuỳ vai trò, có thể bị xử lý nếu có hành vi vi phạm | Thường không gánh thay doanh nghiệp |
Ngoài xử lý hành chính, có những hệ quả dân sự ít được nghĩ tới: không đăng ký được bảo hiểm xã hội nên khi có tai nạn lao động, doanh nghiệp tự gánh toàn bộ chi phí; hợp đồng ký với người không phép dễ phát sinh tranh chấp về hiệu lực; khoản chi trả cho người lao động có thể gặp khó khi giải trình với cơ quan thuế.
Năm kịch bản thường gặp
"Sang hỗ trợ vài tuần". Kỹ sư của đối tác nước ngoài sang hỗ trợ chạy máy, ban đầu dự kiến ngắn, rồi ở lại vì máy chưa ổn. Không ai theo dõi số ngày, không ai làm thủ tục cho diện làm việc dài hơn.
"Làm trong lúc chờ giấy". Hồ sơ đã nộp, người lao động đã sang, doanh nghiệp cho làm luôn vì ngại chi phí chờ. Hồ sơ đang xử lý không phải giấy phép.
"Người quen giới thiệu". Một người nước ngoài đang ở Việt Nam bằng thị thực du lịch được bạn bè giới thiệu, làm cộng tác viên theo giờ, nhận tiền mặt. Doanh nghiệp coi là "hợp tác" nên không làm thủ tục gì.
"Bên cung ứng lo hết". Doanh nghiệp ký hợp đồng dịch vụ với một bên trung gian, bên này đưa người nước ngoài đến làm việc tại doanh nghiệp. Người đó có giấy phép ở một nơi khác hoặc không có, doanh nghiệp không biết vì không hỏi.
"Đổi việc nhưng không đổi giấy". Người đã có giấy phép hợp lệ được điều sang vị trí khác, nơi làm việc khác. Giấy phép vẫn còn hạn trên giấy nhưng không còn đúng thực tế.
Tự rà soát: doanh nghiệp làm trong một buổi
Doanh nghiệp có người nước ngoài làm việc, dù trực tiếp hay qua bên khác, có thể tự rà theo các bước sau. Mục đích là biết mình đang ở đâu, không phải tìm cách che:
- Lập danh sách mọi người nước ngoài đang có mặt làm việc tại doanh nghiệp, kể cả người của đối tác, nhà thầu, bên cung ứng, cộng tác viên, người làm bán thời gian.
- Với mỗi người, ghi loại giấy tờ làm việc: giấy phép lao động, văn bản xác nhận miễn, hay không có gì; ghi doanh nghiệp đứng tên trên giấy.
- Đối chiếu vị trí, chức danh, nơi làm việc trên giấy với thực tế công việc.
- Kiểm thời hạn của giấy phép, thị thực hoặc thẻ tạm trú, hộ chiếu; ký hiệu thị thực có đúng mục đích lao động không.
- Với người của bên khác, yêu cầu bên đó cung cấp bản sao giấy phép và thông tin người sử dụng lao động; nếu không cung cấp được, tạm dừng việc bố trí người đó làm việc tại doanh nghiệp.
- Đánh dấu các trường hợp lệch và giao người chịu trách nhiệm xử lý từng trường hợp, có hạn cụ thể.
Kết quả rà soát nên được báo cáo lên người đứng đầu doanh nghiệp. Lệch thường nằm ở những chỗ không ai trực tiếp quản lý: người của đối tác, người làm theo dự án, người được điều chuyển giữa các công ty trong cùng tập đoàn.
Khi phát hiện có người đang làm việc không phép
Bước đầu tiên là dừng việc bố trí người đó làm việc cho đến khi có giấy phép hoặc giấy tờ phù hợp. Điều này khó với doanh nghiệp đang cần người, nhưng tiếp tục để làm thì mỗi ngày là thêm một ngày vi phạm.
Bước tiếp theo là xác định đường hợp pháp cho người đó: thuộc diện miễn thì làm thủ tục xác nhận; thuộc diện phải xin thì chuẩn bị hồ sơ giấy phép; thị thực sai mục đích thì người đó thường phải làm thủ tục theo hướng dẫn của cơ quan xuất nhập cảnh, có khi phải xuất cảnh và nhập cảnh lại với thị thực đúng. Không có cách hợp pháp nào để "hợp thức hoá" quá khứ bằng hợp đồng lùi ngày hay giấy tờ ghi sai ngày bắt đầu làm việc.
Doanh nghiệp nên tham khảo luật sư lao động hoặc hỏi trực tiếp cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh về cách xử lý trường hợp cụ thể. Chủ động khắc phục và hợp tác khi được hỏi thường được nhìn nhận khác hẳn với việc bị phát hiện qua kiểm tra hay phản ánh.
Về phía người lao động, doanh nghiệp nên nói rõ tình hình với họ, không đẩy toàn bộ rủi ro sang họ. Người nước ngoài thường tin rằng doanh nghiệp đã lo đủ giấy tờ; khi biết ra, họ cần thời gian sắp xếp chỗ ở, gia đình, con cái đang đi học.
Ghi chép để phòng ngừa: doanh nghiệp nên có sẵn
Rà soát một lần chỉ cho biết hiện tại. Để không rơi lại vào tình huống cũ, doanh nghiệp nên có một số quy định nội bộ đơn giản:
- Không ai được bố trí người nước ngoài làm việc tại doanh nghiệp, kể cả người của đối tác, nếu bộ phận nhân sự chưa xác nhận giấy tờ làm việc.
- Mọi hợp đồng với nhà thầu, bên cung ứng có đưa người nước ngoài đến làm việc đều có điều khoản cung cấp giấy phép, cập nhật khi thay người, và trách nhiệm khi vi phạm.
- Bộ phận bảo vệ, lễ tân có danh sách người nước ngoài đã được xác nhận; người lạ đến làm việc nhiều ngày được báo cho nhân sự.
- Mỗi chuyến công tác của chuyên gia nước ngoài sang Việt Nam được lên kế hoạch trước, ghi thời gian, mục đích, loại thị thực, có cần thủ tục với cơ quan lao động hay không.
- Bảng theo dõi hạn giấy phép, thị thực, hộ chiếu được rà hằng tháng và có người chịu trách nhiệm.
Những quy định này không tốn nhiều công sức nhưng chặn được phần lớn kịch bản đã kể ở trên, vì chúng buộc câu hỏi "người này có giấy tờ chưa" được đặt ra trước ngày người đó bắt đầu làm việc, không phải sau.
Cảnh giác với lời chào "lo giấy phép nhanh, không cần giấy tờ"
Bên cạnh các đơn vị tư vấn làm đúng quy trình, có những lời chào mời hứa cấp giấy phép trong thời gian rất ngắn mà không cần giấy tờ gốc, không cần lý lịch tư pháp, hoặc "có giấy phép sẵn" cho người nước ngoài. Kịch bản hay gặp là người lao động hoặc doanh nghiệp nhận một tờ giấy trông giống giấy phép, rồi đến khi làm thị thực, gia hạn hay bị kiểm tra mới biết giấy không do cơ quan nhà nước cấp, hoặc được cấp dựa trên giấy tờ không đúng sự thật.
Cách kiểm: doanh nghiệp là bên đề nghị cấp giấy phép, nên hồ sơ phải nằm trong tài khoản dịch vụ công của chính doanh nghiệp và có thể tra tình trạng giải quyết. Một giấy phép mà doanh nghiệp không hề ký hồ sơ đề nghị, không thấy trong hệ thống của mình, là tín hiệu cần đối chiếu ngay với cơ quan cấp phép trước khi dùng.
Giấy tờ cá nhân trong hồ sơ cũng vậy: văn bằng, giấy xác nhận kinh nghiệm phải là giấy thật của người lao động. Một bộ hồ sơ "dựng" có thể qua được lần đầu nhưng đổ ở lần gia hạn, và khi đó cả giấy phép lẫn tư cách cư trú của người lao động đều bị ảnh hưởng.
Ví dụ giả định: một xưởng ở Đồng Nai nhận lời chào làm giấy phép cho ba thợ kỹ thuật trong vài ngày. Kế toán tra tài khoản dịch vụ công của xưởng và không thấy hồ sơ nào được nộp; xưởng từ chối, tự làm hồ sơ theo đúng quy trình. Mất thêm thời gian, nhưng giấy phép nhận về là giấy phép thật.
Câu hỏi thường gặp
Người nước ngoài làm việc không lương, chỉ được bao ăn ở, có cần giấy phép lao động không?
Việc có trả lương hay không không phải là tiêu chí duy nhất. Nếu người đó thực hiện công việc cho doanh nghiệp tại Việt Nam, theo sự phân công của doanh nghiệp, thì vẫn có thể bị xem là làm việc và cần giấy phép hoặc diện miễn. Bao ăn ở cũng là một hình thức trả công.
Doanh nghiệp thuê người nước ngoài qua bên cung ứng thì ai chịu trách nhiệm về giấy phép?
Người sử dụng lao động ghi trên giấy phép chịu trách nhiệm chính. Nhưng doanh nghiệp nơi người đó thực tế làm việc cũng có thể bị hỏi nếu không kiểm, đặc biệt khi quan hệ thực tế cho thấy doanh nghiệp mới là bên giao việc, trả công. Nên yêu cầu bên cung ứng cung cấp giấy tờ và ghi trách nhiệm trong hợp đồng.
Người nước ngoài bị buộc xuất cảnh có quay lại Việt Nam làm việc được không?
Tuỳ quyết định xử lý và quy định về thời gian không cho nhập cảnh nếu có. Người bị trục xuất thường bị hạn chế nhập cảnh trong một thời gian. Ngay cả khi được quay lại, hồ sơ xin giấy phép và thị thực về sau thường bị xem xét kỹ hơn.
Phát hiện nhân viên nước ngoài dùng giấy phép giả thì doanh nghiệp làm gì?
Dừng bố trí người đó làm việc, giữ lại bản sao giấy tờ đã nhận, đối chiếu với cơ quan cấp phép, và báo cơ quan chức năng theo hướng dẫn. Không tự xử lý bằng cách giữ hộ chiếu hay đe doạ người lao động. Nếu có dấu hiệu lừa đảo từ bên trung gian, có thể trình báo công an.
Chuyên gia của nhà cung cấp máy sang lắp đặt vài ngày có bị coi là làm việc không phép không?
Tuỳ thời gian, tính chất công việc và thủ tục đã làm. Một số trường hợp làm việc ngắn ngày được miễn có điều kiện, có trường hợp phải thông báo trước, có trường hợp cần giấy phép theo hình thức thực hiện hợp đồng. Doanh nghiệp nên hỏi cơ quan quản lý lao động trước chuyến đi, và nhắc chuyên gia xin thị thực đúng mục đích.
Doanh nghiệp tự rà soát và phát hiện sai phạm cũ đã khắc phục, có phải tự báo không?
Không có hướng dẫn chung cho mọi trường hợp. Doanh nghiệp nên ghi lại việc rà soát, các biện pháp đã khắc phục và hỏi luật sư lao động về việc có cần thông báo hay kê khai bổ sung (bảo hiểm, thuế) không. Điều quan trọng là tình trạng hiện tại đúng luật và có hồ sơ chứng minh.