Hợp đồng thuê nhà giữa chủ nhà và khách nước ngoài đang sống ở Việt Nam nên ghi giá thuê, tiền cọc và mọi khoản thanh toán bằng đồng Việt Nam, nhận tiền qua tài khoản ngân hàng có nội dung rõ kỳ thuê, và chốt sẵn trong hợp đồng cách hoàn cọc khi khách đã về nước.
Lý do đầu tiên là pháp lý: Pháp lệnh Ngoại hối năm 2005, sửa đổi năm 2013, đặt nguyên tắc trên lãnh thổ Việt Nam việc định giá, ghi giá trong hợp đồng và thanh toán không được thực hiện bằng ngoại hối, trừ những trường hợp được pháp luật cho phép. Lý do thứ hai là thực tế: hợp đồng ghi đô la hay đồng tiền nước khách sẽ sinh tranh cãi mỗi lần tỷ giá đổi. Lý do thứ ba là chứng từ: tiền đi qua ngân hàng là căn cứ cho cả kê khai thuế lẫn khi phải chứng minh ai đã trả gì.
Vì sao không nên ghi giá thuê bằng đô la
Ở những khu đông người nước ngoài, thói quen báo giá thuê bằng đô la Mỹ tồn tại khá lâu, vì khách quen nghĩ tiền nhà theo đơn vị của nước họ và một số công ty nước ngoài lập ngân sách nhà ở bằng ngoại tệ. Thói quen này tạo ra hai vấn đề.
Vấn đề pháp lý: nguyên tắc chung của quy định quản lý ngoại hối là giao dịch giữa người cư trú với nhau, hay giữa người cư trú với người không cư trú trên lãnh thổ Việt Nam, phải định giá và thanh toán bằng đồng Việt Nam, trừ các trường hợp được phép cụ thể. Một hợp đồng thuê nhà ở thông thường giữa chủ nhà là cá nhân và khách là cá nhân không thuộc những trường hợp ngoại lệ đó. Ghi giá bằng ngoại tệ khiến điều khoản giá có thể bị xem là trái quy định, và chính chủ nhà là người gặp rắc rối khi có tranh chấp hoặc khi cơ quan chức năng kiểm tra.
Vấn đề thực tế: tỷ giá đổi theo tháng. Ghi đô la rồi thu bằng đồng Việt Nam theo "tỷ giá ngày thanh toán" nghe hợp lý nhưng mỗi tháng là một con số khác, khách nghi chủ nhà chọn tỷ giá có lợi, chủ nhà nghi khách trả thiếu. Một giá cố định bằng đồng Việt Nam, kèm điều khoản điều chỉnh theo năm do hai bên thoả thuận, xoá được cả hai nghi ngờ. Khách cần quy đổi để báo cáo với công ty thì tự quy đổi, đó không phải việc của hợp đồng.
Các kênh nhận tiền và mức độ an toàn
Chủ nhà nhận tiền từ khách nước ngoài theo vài cách. Tiêu chí chọn là có chứng từ, đúng đồng tiền, và khi có tranh chấp chứng minh được.
| Kênh | Ưu điểm | Điều cần lưu ý |
|---|---|---|
| Chuyển khoản từ tài khoản đồng Việt Nam của khách ở ngân hàng trong nước | Có chứng từ, đúng đồng tiền, nhanh | Nội dung chuyển khoản ghi kỳ thuê, địa chỉ căn nhà |
| Công ty của khách chuyển khoản trả thay | Đều đặn, công ty có hồ sơ | Hợp đồng ghi rõ bên trả; công ty có thể cần hoá đơn |
| Tiền mặt đồng Việt Nam | Không phụ thuộc ngân hàng | Phải có phiếu thu ký hai bên, khó chứng minh khi mất phiếu |
| Tiền mặt ngoại tệ | Khách mới sang chưa có tài khoản hay đề nghị | Không nên nhận; khách đổi tiền tại nơi được phép rồi trả bằng đồng Việt Nam |
| Chuyển tiền từ tài khoản ở nước ngoài | Dùng khi khách đã về nước còn nợ | Ngân hàng xử lý theo quy định ngoại hối; hỏi ngân hàng của chủ nhà trước khi đề nghị khách chuyển |
Người nước ngoài cư trú hợp pháp có thể mở tài khoản thanh toán bằng đồng Việt Nam tại ngân hàng ở Việt Nam theo quy định của từng ngân hàng. Khách mới sang trong tháng đầu chưa có tài khoản là chuyện bình thường; chủ nhà có thể nhận tiền mặt đồng Việt Nam có phiếu thu, rồi chuyển sang chuyển khoản từ tháng sau.
Tiền cọc: bản chất pháp lý và mức thường gặp
Bộ luật Dân sự 2015 gọi đây là đặt cọc: một bên giao cho bên kia một khoản tiền để bảo đảm việc giao kết hoặc thực hiện hợp đồng. Nguyên tắc mặc định là nếu bên đặt cọc từ chối giao kết hay thực hiện hợp đồng thì mất cọc; nếu bên nhận cọc từ chối thì phải trả lại cọc và một khoản tương đương, trừ khi hai bên có thoả thuận khác. Trong hợp đồng thuê nhà, tiền cọc còn được dùng như khoản bảo đảm cho hư hỏng, tiền điện nước kỳ cuối, chìa khoá thất lạc. Hai chức năng này nên tách rõ trong hợp đồng để không lẫn.
Mức cọc do hai bên thoả thuận, phổ biến từ một đến ba tháng tiền thuê. Với khách nước ngoài, chủ nhà thường muốn cọc cao hơn vì lo khách đi đột ngột. Cọc quá cao lại khiến khách tốt chọn nhà khác, hoặc khiến công ty của khách không duyệt. Cân bằng hợp lý là cọc vừa phải, kết hợp kỳ trả tiền thuê ngắn hơn, ví dụ trả hằng tháng hoặc hằng quý thay vì sáu tháng, và điều khoản báo trước rõ ràng.
Một thói quen nên tránh là dùng cọc làm tiền thuê tháng cuối khi khách sắp đi. Khách đề nghị "không trả tháng cuối, trừ vào cọc" thì chủ nhà mất phần bảo đảm cho hư hỏng phát hiện khi trả nhà. Hợp đồng nên ghi cọc không dùng để trừ tiền thuê trừ khi hai bên đồng ý bằng văn bản sau khi kiểm nhà.
Hoàn cọc khi khách sắp về nước
Phần lớn tranh cãi về tiền với khách nước ngoài xảy ra trong tuần cuối, khi khách đã đặt vé và chủ nhà chưa kịp kiểm nhà. Trình tự dưới đây giúp tách việc hoàn cọc khỏi áp lực của ngày bay.
- Khi nhận thông báo trả nhà, hẹn ngày kiểm nhà trước ngày bay ít nhất vài ngày, không để sát giờ ra sân bay.
- Kiểm nhà cùng khách, đối chiếu với biên bản bàn giao và ảnh lúc dọn vào; ghi những hư hỏng ngoài hao mòn tự nhiên, có ảnh.
- Chốt chỉ số đồng hồ điện nước, tính tạm tiền kỳ cuối; nếu chưa có hoá đơn, tạm giữ một phần nhỏ của cọc, ghi rõ số tạm giữ.
- Lập biên bản thanh lý song ngữ, ghi số cọc hoàn ngay, số tạm giữ, thời hạn quyết toán phần tạm giữ, tài khoản nhận tiền.
- Chuyển phần cọc hoàn ngay trước khi khách bay; gửi bảng quyết toán và chuyển phần còn lại khi có hoá đơn cuối.
Tài khoản nhận cọc nên là tài khoản trong nước khách còn dùng được sau khi rời Việt Nam, hoặc tài khoản của người được khách uỷ quyền bằng văn bản. Đừng hứa hẹn chuyển tiền ra nước ngoài nếu chưa hỏi ngân hàng của mình; chuyển tiền đi nước ngoài của cá nhân phải theo quy định ngoại hối và giấy tờ chứng minh mục đích.
Điều chỉnh giá thuê và các khoản phí đi kèm
Điều chỉnh theo năm. Hợp đồng dài hạn nên ghi rõ giá có được điều chỉnh khi gia hạn hay không, điều chỉnh tối đa bao nhiêu phần trăm hoặc theo cơ chế nào. Một điều khoản mơ hồ kiểu "theo giá thị trường" là nguồn tranh cãi.
Phí quản lý chung cư. Ghi rõ ai trả. Nếu chủ nhà trả và đã tính vào giá thuê, ghi "đã bao gồm"; nếu khách trả, ghi khách trả trực tiếp cho ban quản lý hay qua chủ nhà.
Điện, nước, internet. Khách nước ngoài ít quen cách tính điện bậc thang ở Việt Nam, nên giải thích từ đầu rằng tiền điện tăng nhanh khi dùng nhiều máy lạnh. Nếu hoá đơn đứng tên chủ nhà, thống nhất cách đối soát hằng tháng.
Thuế đã tính hay chưa. Nếu công ty của khách cần hoá đơn và chủ nhà phải xin hoá đơn, ghi rõ giá thuê đã bao gồm hay chưa bao gồm các khoản thuế chủ nhà phải nộp, để không thành chuyện ai chịu phần thuế về sau.
Phí trả chậm. Có thể thoả thuận lãi chậm trả theo Bộ luật Dân sự, ghi rõ mức và thời điểm bắt đầu tính. Ghi rõ giúp nhắc nhở mà không phải căng thẳng mỗi tháng.
Hiểu lầm hay gặp về tiền khi cho người nước ngoài thuê
"Khách trả trước một năm thì yên tâm, không cần cọc." Trả trước giải quyết chuyện tiền thuê nhưng không che hư hỏng và tiền điện nước kỳ cuối. Trả trước dài cũng làm khó việc hoàn tiền nếu khách phải rời đi giữa chừng. Cọc và kỳ thanh toán là hai việc khác nhau.
"Ghi giá đô la nhưng thu đồng Việt Nam thì không sao." Vấn đề nằm ở việc định giá trong hợp đồng, không chỉ ở việc thu bằng đồng nào. Ghi một con số bằng đồng Việt Nam ngay từ đầu là cách sạch nhất.
"Khách đi rồi thì giữ luôn cọc, khỏi hoàn." Cọc chỉ được giữ trong phạm vi hợp đồng cho phép và tương ứng với thiệt hại có căn cứ. Giữ quá mức là chủ nhà vi phạm hợp đồng, và khách có thể khởi kiện, nhờ công ty hay cơ quan đại diện nước mình hỗ trợ tìm luật sư.
"Nhận tiền mặt thì đỡ phải kê khai thuế." Nghĩa vụ thuế phát sinh từ việc cho thuê, không phụ thuộc kênh nhận tiền. Tiền mặt chỉ làm chủ nhà mất chứng từ để chứng minh khi cần.
Một ví dụ giả định: dòng tiền của hợp đồng một năm
Ví dụ giả định: chị Hạnh cho một kỹ sư nước ngoài thuê căn hộ hai phòng ngủ trong mười hai tháng. Hợp đồng ghi giá thuê một con số cố định bằng đồng Việt Nam, đã gồm phí quản lý, chưa gồm điện nước internet. Cọc hai tháng, tiền thuê trả theo quý vào năm ngày đầu mỗi quý, qua chuyển khoản từ tài khoản của khách ở ngân hàng trong nước. Tháng đầu khách chưa mở tài khoản kịp, trả quý đầu bằng tiền mặt đồng Việt Nam, chị Hạnh lập phiếu thu song ngữ có chữ ký hai bên.
Đến tháng thứ tám, công ty điều chuyển kỹ sư sang nước khác. Hợp đồng có điều khoản chấm dứt sớm khi bị điều chuyển, báo trước một tháng, có thư của công ty. Khách gửi thông báo qua thư điện tử đã ghi trong hợp đồng. Vì quý thứ ba đã trả đủ, hai bên tính lại: khách trả thêm phần tiền thuê đến hết tháng báo trước, chị Hạnh hoàn phần đã trả thừa nếu có, theo đúng cách tính đã ghi sẵn.
Ngày kiểm nhà đặt trước ngày bay năm hôm. Một vết cháy nhỏ trên mặt bàn bếp được ghi vào biên bản kèm ảnh, chi phí sửa có báo giá của thợ. Tiền điện tháng cuối chưa có hoá đơn, chị tạm giữ một khoản ước tính. Phần cọc còn lại được chuyển ngay vào tài khoản trong nước khách chỉ định bằng văn bản; hai tuần sau có hoá đơn điện, chị gửi bảng quyết toán và chuyển phần dư. Không ai phải gọi điện qua lại giữa hai múi giờ, vì mọi bước đã nằm trong hợp đồng từ ngày ký.
Câu hỏi thường gặp
Khách là nhân viên một tổ chức quốc tế, công ty của khách muốn trả bằng đô la thì có được không?
Một số tổ chức, cơ quan có quy chế riêng về ngoại hối, nhưng với hợp đồng thuê giữa chủ nhà là cá nhân và bên thuê ở Việt Nam, nguyên tắc chung vẫn là định giá và thanh toán bằng đồng Việt Nam. Hỏi ngân hàng của chủ nhà hoặc luật sư trước khi chấp nhận một điều khoản khác.
Tiền cọc có phải gửi ngân hàng hay giữ riêng không?
Luật không bắt chủ nhà gửi cọc vào tài khoản riêng. Tuy vậy, để tiền cọc trong một tài khoản riêng hoặc ghi rõ trong sổ sách giúp chủ nhà sẵn tiền hoàn khi khách trả nhà, tránh tình huống đã tiêu tiền cọc rồi phải xoay xở lúc khách sắp bay.
Khách đề nghị trả tiền thuê qua ví điện tử của nước họ thì có nên nhận không?
Không nên. Thanh toán qua dịch vụ nước ngoài không có chứng từ trong hệ thống ngân hàng Việt Nam, khó dùng khi kê khai thuế và khi có tranh chấp, lại có thể không phù hợp quy định ngoại hối. Kênh an toàn là chuyển khoản bằng đồng Việt Nam giữa hai tài khoản trong nước.
Khách để lại cọc nhưng chưa thanh toán hoá đơn internet tháng cuối thì trừ thế nào?
Trừ đúng số tiền theo hoá đơn, kèm bản chụp hoá đơn gửi cho khách. Nếu hoá đơn chưa có ở ngày trả nhà, tạm giữ một khoản ước tính đã ghi trong biên bản thanh lý, rồi quyết toán khi có hoá đơn và chuyển phần dư cho khách.
Chủ nhà có được tăng giá giữa hợp đồng khi tỷ giá thay đổi không?
Không, nếu hợp đồng không có điều khoản cho phép. Giá ghi bằng đồng Việt Nam là giá cố định trong thời hạn hợp đồng, trừ khi hai bên đã thoả thuận cơ chế điều chỉnh. Điều chỉnh thường làm vào lúc gia hạn, bằng phụ lục có chữ ký hai bên.